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Pour enregistrer un e-mail et ses pièces jointes dans DocuWare, ouvrez l'e-mail en question et cliquez sur le bouton Options (icône à trois points), ou sur l'icône DocuWare si vous avez créé un raccourci. Sélectionnez l'option Envoyer à DocuWare.
Sélectionnez une armoire ou un bac à documents et indiquez si vous souhaitez importer le corps du message et/ou les pièces jointes. Vous pouvez également sélectionner des pièces jointes spécifiques à archiver.
Bac : avec l'importation, l'e-mail est stocké dans DocuWare. Passez au DocuWare Client pour accéder au bac de documents et pour afficher, trier ou stocker les e-mails téléchargés comme d'habitude dans DocuWare Client.
Armoire : sélectionnez une boîte de dialogue de stockage pour indexer l'e-mail et les pièces jointes sélectionnées.
La boîte de dialogue de l'index s'affiche. Saisissez un mot dans un champ index ou marquez un mot dans le document pour qu'il soit automatiquement copié dans le champ.
Après que le stockage soit terminé, vous pouvez passer au document stocké dans le DocuWare de votre organisation en cliquant sur le lien Accéder à DocuWare.
L'e-mail importé reste dans la boîte de réception de Microsoft Outlook et est marqué avec le drapeau DocuWare. 
Remarques :
Si un utilisateur stocke plusieurs documents dans une armoire, la boîte de dialogue de stockage ne s'affichera qu'une seule fois. Tous les fichiers (corps de l'e-mail + pièces jointes) seront stockés sous la forme d'un seul document attaché par trombone.
Lors du premier lancement de DocuWare pour Outlook, le bac par défaut s'affiche comme première option. Ensuite, le bac ou l'armoire qui a été utilisé lors de la dernière importation sera défini comme première option pour l'importation suivante. L'utilisateur ne peut pas modifier l'ordre de tri des bacs et des armoires dans l'application.
Si les utilisateurs ont activé l'option Envoyer et stocker dans les paramètres, leurs bacs à documents sont visibles en tant qu'emplacements de stockage lors de la rédaction du courrier, tout comme les options Stocker le corps et/ou les pièces jointes. Si l'option Stocker tous les e-mails automatiquement est également activée dans les paramètres, aucun autre paramètre n'est nécessaire pour le stockage. Toutefois, les utilisateurs peuvent modifier directement les options de stockage.
Pour une boîte aux lettres partagée : Si un message électronique a été enregistré au moins une fois, il est marqué du drapeau DocuWare. Ce drapeau est visible par tous les utilisateurs qui ont accès à la boîte aux lettres partagée.