Pour signer des documents dans un processus de travail aux niveaux de sécurité avancé et qualifié, DocuWare collabore avec des prestataires de services de signature externes tels que DocuSign.
DocuSign est un prestataire de services de confiance. Il vérifie l'identité du signataire et renvoie le document signé à DocuWare, accompagné du certificat de signature.
Cet article décrit comment intégrer et configurer les signatures électroniques avec DocuSign dans les processus de travail DocuWare. Vous apprendrez
quelles étapes comporte le processus de signature,
comment enregistrer votre organisation auprès du DocuWare Signature Service,
comment connecter votre organisation au DocuWare Signature Service, et
comment intégrer les service methods de DocuSign pour les signatures dans un processus de travail.
Ces instructions s'adressent aux administrateurs et aux utilisateurs qui souhaitent signer des documents de manière numérique et conforme à la législation dans DocuWare.
Le processus de signature en bref
Pour appliquer une signature électronique avancée dans DocuWare, le document à signer doit être archivé et faire partie d'un processus de travail DocuWare.
Le processus de signature comprend les étapes suivantes :
Déclenchement de la signature : dans un processus de travail DocuWare, la condition sous laquelle le document peut être signé est remplie.
Transmission à DocuSign : le document est transmis à DocuSign par le DocuWare Signature Service. Le DocuWare Signature Service est un service web fourni par DocuWare qui sert d'interface entre DocuWare et DocuSign.
Authentification et signature : DocuSign envoie au signataire un lien vers le document. Le signataire choisit l'une des méthodes d'authentification à distance suivantes pour signer, selon la manière dont la demande a été soumise dans le processus de travail et selon la méthode de signature associée. Toutes les méthodes de signature ont le niveau de sécurité AES.
Aucune authentification particulière : le signataire reçoit un lien vers le document dans DocuSign, où il le signe.
Authentification par code d'accès : le signataire saisit un code d'accès envoyé par message vocal ou par SMS.
Authentification basée sur les connaissances (États-Unis uniquement) : le signataire répond à des questions le concernant, dont les réponses figurent dans des registres publics (par exemple son adresse actuelle et son adresse précédente).
Application de la signature : DocuSign ajoute la signature au document et y place un élément visuel pour la signature.
Transmission du document signé : DocuSign signale au DocuWare Signature Service que le document a été signé ou refusé. DocuWare reçoit le document signé en retour et le stocke dans l'armoire. La version signée du document peut être agrafée au document d'origine ou le remplacer. Par ailleurs, certains champs index sont mis à jour.
Un contrat de service avec DocuSign est requis
Pour utiliser le DocuWare Signature Service avec DocuSign, un contrat de service avec DocuSign est requis. Vous trouverez plus d'informations sur les licences dans le White Paper Electronic Signatures.
Enregistrer votre organisation auprès du Signature Service
Le Signature Service est un service web fourni par DocuWare qui sert d'interface entre DocuWare et le prestataire de services de signature.
Vous devez d'abord enregistrer votre organisation DocuWare auprès du Signature Service. Ce n'est qu'ensuite que le Signature Service peut charger et mettre à jour des documents de votre organisation ou mettre à jour les données d'indexation d'un document.
Pour enregistrer votre organisation auprès du Signature Service :
Ouvrez cette page web :
https://signature.docuware.cloud/registration/docusignConnectez-vous à cette page web avec le compte DocuSign que vous souhaitez relier à DocuWare.
Saisissez les identifiants de l'organisation DocuWare. Le nom d'utilisateur et le mot de passe sont utilisés pour toutes les actions DocuWare et doivent donc disposer des autorisations nécessaires pour l'armoire utilisée dans le processus de travail.
Une adresse e-mail est également demandée pour l'envoi d'un token.
Après l'enregistrement, le DocuWare Signature Service accède au compte DocuSign du client et peut envoyer des documents pour signature au nom de l'utilisateur indiqué lors de la connexion.
Les partenaires DocuWare autorisés (ADP) peuvent utiliser un accès dédié pour les démonstrations et les présentations. Cet accès n'est disponible que pour les utilisateurs disposant d'autorisations spéciales. Pour toute question, contactez votre interlocuteur DocuWare.
Remarques sur le DocuWare Signature Service
Signatures uniquement pour les PDF : le DocuWare Signature Service prend en charge uniquement les PDF ; le document est converti si nécessaire. Les Annotations du document DocuWare ne sont pas transférées dans le PDF à signer.
Comportement après la signature : la version signée du document peut être ajoutée au document d'origine ou le remplacer. Un champ index est en outre mis à jour avec une valeur précise. Cette valeur peut, par exemple, servir de condition de déclenchement pour un autre processus de travail.
Accorder l'accès au Workflow Engine : pour que le Signature Service puisse être utilisé pour les signatures dans les processus de travail, le DocuWare Workflow Engine doit accéder au Signature Service, et le Signature Service doit accéder à la plateforme DocuWare. Avec DocuWare Cloud, c'est toujours le cas ; pour un système sur site, il peut être nécessaire de configurer le serveur et le pare-feu en conséquence.
Un accès Internet est requis : le Signature Service est hébergé dans le DocuWare Cloud. Chaque organisation qui utilise le Signature Service doit donc être accessible via Internet.
Connecter votre organisation au Signature Service
Une fois votre organisation enregistrée, configurez le Signature Service comme service web dans votre organisation :
Accédez à DocuWare Configurations > Intégrations > Web Services.
Créez une nouvelle connexion de service web de type SOAP.
Pour transmettre des documents à DocuSign à l'aide du DocuWare Signature Service, saisissez l'URL suivante :
https://signature.docuware.cloud/DocuSignSignatureService.svcDocuWare Cloud et DocuSign exigent tous deux le protocole SSL, afin que les documents soient sécurisés pendant la signature et après le processus de signature. Tout système DocuWare installé localement doit également être configuré pour SSL afin de pouvoir utiliser le Signature Service. Les documents sont ainsi également chiffrés de manière sécurisée lors de leur transmission entre DocuWare et le prestataire de signature.
Enregistrez la connexion de service web afin que le DocuWare Signature Service soit disponible dans une activité de processus de travail de type Web Service.
Intégrer le processus de signature dans un processus de travail
Un processus de signature peut constituer un processus de travail autonome ou être intégré à un processus de travail. La configuration détaillée du processus de travail dépend du cas d'utilisation.
Les instructions suivantes décrivent uniquement les étapes de configuration du processus de signature dans un processus de travail :
Insérer une activité Web Service : ouvrez le Workflow Designer de la DocuWare Desktop App et ajoutez une activité de type Web Service dans le processus de travail souhaité.
Sélectionner le Signature Service : sous Web Service > Général, sélectionnez le service web que vous avez précédemment créé pour le DocuWare Signature Service – dans ce cas, DocuSign.
Sélectionner une service method : une fois le Signature Service intégré, les service methods fournies par DocuSign, telles que AddNewDocumentRemote et d'autres, sont disponibles dans le processus de travail.
Sous Web Service > Demande, sélectionnez la méthode souhaitée.Saisir les paramètres : chaque service method possède son propre jeu de paramètres. Dans la fenêtre Paramètre, attribuez les valeurs souhaitées à ces paramètres.
Exemples :Pour transmettre le document à signer, vous pouvez mapper le paramètre correspondant au champ index DocuWare qui contient le DocID.
Vous pouvez aussi créer des variables globales utilisées dans le processus de travail et susceptibles d'être renseignées dynamiquement avec des valeurs issues du processus de travail.
Pour mapper facilement les variables dans la demande, il est recommandé de leur donner d'emblée des noms explicites – par exemple le nom du paramètre..png)
Saisir les paramètres de résultat : vous pouvez également utiliser les paramètres de résultat « Success » ou « Failure » dans l'onglet Affectation de données. Définis comme variables globales, ils permettent de décider de l'étape suivante du processus de travail.
Par exemple, si le résultat Success du service web (c'est-à-dire « found » dans le booléen Success) est « false », vous pouvez vouloir emprunter un chemin différent de celui suivi lorsque le résultat est « true ».
En cas d'erreur, le processus de travail produit également un message indiquant la cause de l'erreur, afin que celle-ci puisse être suivie et résolue..png "image(76).png")
Paramètre | Type de variable | Description | Valeurs |
|---|---|---|---|
| Texte | Contient des informations sur le message d'erreur | — |
| Texte | Si la valeur |
|
| Texte | ID unique que DocuSign a attribué au document. | — |
Optionnel : attendre un événement
Une activité Attendre un événement supplémentaire permet de mettre le processus de travail en pause jusqu'à ce que le document soit signé. Lorsqu'un service web est appelé dans le processus de travail, il renvoie une réponse au processus de travail une fois l'appel terminé. Pour éviter que cela ne mette fin au processus de travail avant la signature du document, ajoutez l'activité Attendre au processus de travail.Le processus de travail attend ainsi que le document soit signé par le ou les signataires. La condition d'attente la plus courante est la modification de la valeur du champ index sélectionné pour le paramètre « StatusFieldName ».
Si le champ est renseigné avec la valeur du paramètre « SuccessStatusValue », le processus de travail peut se poursuivre avec le document nouvellement signé.
Si, en revanche, le champ est renseigné avec la valeur du paramètre « FailureStatusValue », le processus de travail peut également se poursuivre – cette fois avec la condition que le signataire a refusé de signer le document.
Pour plus d'informations sur la configuration d'un processus de travail DocuWare, consultez l'aide du Workflow Designer.