Les données et les documents sont déjà structurés dans les applications métier. Toutefois, lorsque plusieurs programmes différents sont utilisés, par exemple pour la gestion de bureau, la comptabilité ou la gestion du personnel, cela peut entraîner des stocks de données disparates au sein de l'entreprise ou la formation de silos d'information. Les systèmes cloud, en particulier, sont souvent isolés et ne sont pas conçus à l'origine pour communiquer entre eux.
En connectant les applications existantes à un système central de gestion documentaire tel que DocuWare, les données et les documents deviennent accessibles à l'échelle de l'entreprise dans différents contextes et peuvent être combinés au sein de processus de travail.
Les données et les documents peuvent être mis à disposition de manière centralisée dans une . Les documents et les données constituent également la base des processus à l'échelle de l'entreprise, qui peuvent être mis en œuvre automatiquement avec les processus de travail DocuWare.
De plus, les fonctions d'armoire de DocuWare, telles que les requêtes documentaires, le stockage, la consultation et la modification de documents, peuvent être mises à disposition dans des programmes tiers.
Importer des documents
Des documents stratégiques pour l'entreprise sont générés dans les domaines les plus variés. DocuWare propose les options d'importation suivantes pour archiver les documents de manière centralisée :
Depuis l'Explorateur Windows : les documents archivés s'affichent dans l'Explorateur Windows sous forme d'arborescence de dossiers. Pour archiver et indexer un ou plusieurs nouveaux documents, voire plusieurs dossiers depuis l'Explorateur Windows, il vous suffit de les faire glisser vers un dossier DocuWare.
Depuis des dossiers réseau ou des dossiers locaux : les documents qui arrivent dans les dossiers sont automatiquement chargés dans des bacs ou des armoires DocuWare et traités selon une configuration définie au préalable. Par exemple, les documents peuvent être indexés automatiquement ou utilisés pour déclencher des processus de travail.
Depuis des appareils multifonctions : les documents numérisés stockés dans un dossier réseau par les copieurs et les scanners peuvent être importés par DocuWare dans un ou directement dans une armoire.
Depuis des scanners de bureau : les DocuWare Desktop Apps accèdent au pilote TWAIN ou WIA via la fonction DocuWare Scan et pilotent la numérisation avec des paramètres concernant notamment le contraste, la résolution et l'alignement. Dans un deuxième temps, DocuWare importe les documents numérisés dans un bac ou une armoire.
Depuis n'importe quel logiciel : avec l'imprimante virtuelle DocuWare Printer, les documents sont enregistrés sous forme de PDF dans DocuWare via la commande d'impression. Une configuration enregistrée détermine dans quel bac ou armoire les documents sont classés et avec quelle indexation.
Depuis des systèmes de messagerie : DocuWare importe les e-mails – automatiquement si vous le souhaitez – dans un bac ou dans l'armoire. La connexion à un serveur IMAP ou Exchange est configurée une seule fois de manière centralisée. Tous les utilisateurs d'une organisation peuvent accéder à ces connexions pour archiver dans DocuWare les e-mails de leurs boîtes aux lettres. L'importation, l'indexation des e-mails et les autorisations se configurent à l'aide du module Connect to Mail. Un connecteur natif est spécifiquement disponible pour les e-mails Outlook, permettant le stockage, l'indexation et la recherche directement depuis Outlook.
Depuis un smartphone : dans l'application mobile DocuWare, vous pouvez notamment stocker des documents ou des photos provenant d'autres applications dans un bac ou une armoire DocuWare.
Échange et synchronisation des données
Au sein de DocuWare, les métadonnées, telles que les informations d'index des documents, servent notamment de base aux requêtes de recherche et au pilotage des processus de travail. Les informations d'index peuvent revêtir tout autant d'importance dans d'autres applications de l'entreprise. Afin d'harmoniser le stock de données à l'échelle de l'entreprise, DocuWare écrit les informations d'index dans les enregistrements de données provenant de sources externes.
Inversement, DocuWare peut récupérer des informations à partir de sources de données externes pour enrichir les enregistrements présents dans DocuWare. Même de gros volumes de documents peuvent être indexés rapidement. L'accès à une grande variété de sources de données est possible, par exemple une base de données ou une vue limitée d'une base de données, une armoire DocuWare ou un simple fichier CSV.
Cela est possible, par exemple, avec le module Autoindex de DocuWare ou avec les DocuWare iPaaS Connectors.
Mise à disposition des fonctions d'armoire
Une fois importés, les documents archivés dans DocuWare sont accessibles à tous les collaborateurs autorisés. Le DocuWare Client est disponible pour accéder aux documents avec de nombreuses fonctions d'armoire, dont la recherche, le stockage et la consultation des documents.
Le DocuWare Client est basé sur un navigateur et peut être intégré à des applications tierces via son adresse web. Dans ce cas, les collaborateurs utilisent les documents d'une armoire DocuWare sans quitter leur environnement de travail habituel. Des éléments individuels du Web Client peuvent également être intégrés à une application tierce via une URL. Avec une intégration de la visionneuse, par exemple, le document correspondant de l'armoire s'affiche, ou un lien mène à une DocuWare pouvant être ouverte directement depuis l'application tierce. Ce procédé est décrit au chapitre Intégration par URL.
Les intégrations qui incorporent une recherche dans une armoire au sein de l'interface externe sont encore plus étroitement imbriquées, de sorte que les éléments DocuWare ne se distinguent pas du programme habituel. Avec ce type d'intégration, un bouton s'affiche par exemple dans le CRM ou l'ERP et ouvre une nouvelle fenêtre contenant tous les documents contextuels : factures, commandes (commandes sortantes), contrats, CV, candidatures, etc. Cela est possible avec Smart Connect ou via une interface programmée.
Traitement des documents archivés dans le programme d'origine
Les documents d'une armoire peuvent être ouverts directement depuis l'armoire dans leur programme d'origine. Après modification, le document est de nouveau téléversé dans DocuWare lors de son enregistrement. Pendant la modification, il est verrouillé pour les autres utilisateurs.
Les documents Microsoft Office peuvent également être modifiés simultanément par plusieurs collègues dans DocuWare Cloud. À cet effet, la fonction Éditer dans Office pour le Web est disponible dans le DocuWare Client. Modifiez en ligne dans Office pour le Web vos documents Microsoft Office hébergés dans DocuWare Cloud — Word, Excel et PowerPoint. Le document archivé n'est accessible que via DocuWare et ne peut pas être partagé via les fonctions habituelles d'Office Online ; les droits d'accès attribués dans DocuWare sont ainsi respectés.
Mise en réseau des processus
De nombreux domaines de l'entreprise, tels que les ventes, les ressources humaines ou les finances, nécessitent un échange d'informations fiable entre collègues. DocuWare trie, distribue et relie les informations pour piloter les processus de décision à l'aide de processus de travail.
Les processus de travail DocuWare s'appuient sur des documents dont les données d'index déclenchent certaines actions. En échangeant des données d'index et des enregistrements avec d'autres applications, DocuWare peut déclencher des processus non seulement au sein de DocuWare, mais aussi à l'échelle de l'entreprise.
Exemples :
DocuWare informe régulièrement le système de comptabilité financière dès qu'une facture a été contrôlée et que le statut du document passe à « Approuvée ». Le système de comptabilité financière synchronise le statut du document et transmet la facture pour paiement.
Pour un projet, une nouvelle présentation est stockée dans l'armoire et une notification est envoyée au canal Microsoft Teams partagé afin que tous les collaborateurs concernés soient informés sans délai.
Pour signer des documents électroniquement, le DocuWare Signature Service intègre des prestataires de services de confiance externes à un processus de travail DocuWare. Lors d'une étape librement sélectionnable du processus de travail, le document est envoyé au prestataire de services de confiance. La personne dont la signature est requise (interne ou externe) reçoit un message. Dès que le document est signé, il est transmis dans le processus de travail.