Les formulaires DocuWare peuvent maintenant être préremplis pour prendre en charge différents cas d'utilisation.
Applications
Vous pouvez remplir partiellement un formulaire et l'enregistrer pour le compléter et l'envoyer plus tard.
Vous pouvez remplir partiellement un formulaire et le partager avec un collègue pour le compléter.
Les administrateurs peuvent préremplir le formulaire en modifiant le lien en passant les identifiants de champ et les valeurs comme paramètres d'URL.
Dans les processus de travail, des données déjà capturées à partir de champs d'index spécifiques peuvent être utilisées pour pré-remplir les formulaires.
Avantages
Option de collaboration lors du remplissage de formulaires
Préremplissez les formulaires avec les données déjà existantes des workflows
Assurez la précision des données
Voici comment faire
Pour activer l'option de préremplissage, allez dans la section Configuration des formulaires > onglet Envoi > section Préremplir le formulaire.
Nouvelle section dans la configuration des formulaires pour autoriser leur préremplissage.
Vérifiez l'option Autoriser le formulaire à être prérempli pour activer la fonctionnalité en général pour ce formulaire. Les administrateurs peuvent préremplir le formulaire en modifiant le lien en passant les identifiants de champ et les valeurs comme paramètres d'URL. Ou ils peuvent utiliser l'activité de processus de travail Assigner des données pour définir des variables globales comme paramètres d'URL.
Pour permettre aux utilisateurs finaux de préremplir des formulaires, sélectionnez en plus la deuxième option Afficher le bouton « Copier le lien du formulaire ». Les utilisateurs finaux qui ne sont pas en mesure de remplir le formulaire en une seule session peuvent le remplir comme d'habitude et enregistrer leur progression en copiant et en enregistrant le lien du formulaire. Cela inclura les données entrées comme paramètres d'URL.
Le nouveau bouton Copier le lien du formulaire positionné à côté du bouton Envoyer, ainsi qu'une boîte d'information expliquant la fonctionnalité.
Restrictions
L'option de préremplissage n'est pas prise en charge pour les types de champs Tableau, Joindre un fichier et Signature.
Pour s'assurer que les valeurs prédéfinies sont également invisibles et non modifiables dans l'URL, assurez-vous de définir les champs correspondants en lecture seule.
L'option de pré-remplissage n'est disponible que dans les formulaires ouverts dans la nouvelle version, pas dans la version classique. (Vous pouvez voir la différence dans l'URL : la nouvelle version inclut « formsweb », alors que la version précédente inclut « forms »).
Dans le Knowledge Center, nous fournissons plus d'informations sur l'utilisation de cette fonctionnalité et ajoutons des identifiants et des valeurs de champ à l'URL:
En savoir plus sur le préremplissage des formulaires.
En savoir plus sur la configuration d'un formulaire prérempli en tant que tâche de workflow.