Composant : module DocuWare pour Microsoft Outlook
Le module Outlook DocuWare, disponible depuis janvier 2024, offre une connexion transparente de DocuWare Cloud avec Microsoft Outlook, tant pour la version Web que pour la version de bureau. Les utilisateurs peuvent stocker leurs e-mails dans un bac DocuWare ou directement dans une armoire en choisissant les pièces jointes à transférer vers DocuWare.
Voici les nouvelles fonctionnalités et options :
Envoyer et stocker
La fonctionnalité « Envoyer et stocker », issue du module DocuWare Connect to Outlook, est maintenant aussi disponible dans le module DocuWare pour Microsoft Outlook. Cela vous permet de stocker directement vos e-mails, y compris les pièces jointes, dans des bacs DocuWare lors de l'envoi. L'option peut être utilisée à la demande ou par défaut pour stocker automatiquement tous les e-mails sortants.
Voici comment faire
En tant qu'utilisateur, activez la nouvelle fonctionnalité de stockage dans la zone Paramètres.
Une fois cela fait, la fonction d'envoi et stockage peut être utilisée à la demande.
Pour utiliser la fonction par défaut pour stocker tous les e-mails sortants, les utilisateurs doivent activer l'option associée et définir la portée du stockage, le corps de l'e-mail et/ou les pièces jointes, et le bac utilisé comme emplacement de stockage par défaut.
Pour une utilisation à la demande, l'utilisateur doit sélectionner individuellement un bac.
Stocker les e-mails et les pièces jointes à partir de boîtes de réception partagées
Les utilisateurs ayant accès à des boîtes de réception partagées peuvent désormais également stocker des e-mails à partir de celles-ci dans DocuWare. Cela garantit qu'ils ne sont pas limités à l'archivage des e-mails uniquement à partir de leurs adresses professionnelles.
Dès qu'un utilisateur a stocké un e-mail d'une telle boîte de réception dans DocuWare, la catégorie « DocuWare » est activée pour cette adresse e-mail dans la boîte de réception Outlook. Avec cet indicateur, tous les autres utilisateurs ayant accès à cette boîte de réception peuvent voir que l'e-mail a déjà été stocké dans DocuWare.
Stocker les e-mails et les pièces jointes directement depuis les appareils mobiles
Vous pouvez maintenant bénéficier du module DocuWare pour Microsoft Outlook sur votre appareil mobile (iOS et Android). Il est accessible dans l'application Outlook et permet de stocker des e-mails dans des bacs DocuWare.
Voici comment faire
Avant la première utilisation, l'utilisateur doit se connecter au système DocuWare.
L'écran de connexion devrait être prérempli si l'utilisateur a déjà utilisé le module DocuWare de la version navigateur de Microsoft Outlook.
Pour stocker un e-mail dans DocuWare, l'utilisateur a besoin de définir la portée (corps de l'e-mail et / ou pièces jointes) et un bac comme emplacement de stockage.
Synchroniser les emplacements de stockage
Avec cette option activée, les bacs et les boîtes de dialogue des armoires sont affichés dans le module Outlook dans le même ordre et la même visibilité que dans le client Web DocuWare.
Si l'option est désactivée, les utilisateurs peuvent personnaliser l'ordre et les paramètres de visibilité de leurs emplacements de stockage spécifiquement pour le module Outlook.
Cela permet d'utiliser des dialogues de stockage spéciaux uniquement pour le module, par exemple avec des champs d'index préremplis pour un archivage encore plus rapide.
Vider le cache
Vider le cache réinitialisera tous les paramètres par défaut. Cela supprime également la connexion au système DocuWare.