DocuWare prend maintenant en charge l'archivage des e-mails provenant de boîtes de réception Microsoft 365 partagées en utilisant les configurations générales d'E-Mail (Connect Mail). Cela permet d'importer et de traiter automatiquement les messages envoyés aux boîtes de réception de l'équipe, en plus des boîtes personnelles. Des licences utilisateur additionnelles de Microsoft 365 ne sont pas requises pour l'archivage de boîtes de réception partagées.
Application
Utilisez une boîte de réception partagée à laquelle accèdent plusieurs employés (par exemple, factures@entreprise.com, commandes@…, aide@…). Tous les e-mails entrants peuvent être importés dans DocuWare et traités dans des processus de travail existants.
Avantages
Continuité : le traitement n’est pas lié à la boîte de réception d’un seul employé.
Cohérence : interface identique pour les boîtes de réception personnelles et partagées.
Coûts : aucune licence utilisateur Microsoft 365 supplémentaire n'est requise.
Conformité : utilise une authentification sécurisée et moderne.
Centralisation : les équipes peuvent archiver avec une seule adresse.
Voici comment faire
Dans Configurations DocuWare > E-mail Général, créez une nouvelle configuration d'e-mail, entrez l'adresse de la boîte de réception partagée dans le champ E-mail.
Dans la connexion Microsoft 365, authentifiez-vous avec votre compte personnel Microsoft.
Assurez-vous que votre compte personnel dispose des droits requis, par exemple le plein accès ou Envoyer en tant que, à la boîte de réception partagée, accordée par votre administrateur Microsoft 365. L'accès utilise les jetons Microsoft Graph et OAuth2, de sorte que les autorisations et l'accès à la boîte de réception sont entièrement contrôlées et révocables dans Microsoft 365/Azure AD.
Pour plus d'informations sur l'importation d'e-mails à partir de boîtes de réception partagées, reportez-vous à l'article Configuration de l'importation d'e-mails.