Envoi de formulaires

Les DocuWare Forms sont des formulaires Web qui capturent des données et les stockent directement dans une armoire DocuWare.

Dans les paramètres d'envoi, vous définissez ce qui se passe après que l'utilisateur ait cliqué sur Envoyer dans un formulaire. Sélectionnez l'emplacement de stockage, le type de document, la confirmation affichée à l'utilisateur, et si le lien de formulaire peut être réutilisé ou prérempli.

Pour définir les options d'envoi, ouvrez les configurations DocuWare et accédez à Capture > Forms > Envoi.

Type de document

Dans cette section, vous choisissez le type de document que DocuWare stockera après que l'utilisateur ait cliqué sur Envoyer.

Deux options sont disponibles :

• Formulaire Web : le formulaire rempli est stocké en format PDF. Le document reflète la mise en page créée dans le concepteur de formulaires.  

• Formulaire de fusion : sélectionnez cette option lorsque vous avez déjà un formulaire, comme un contrat, une candidature, ou un PDF du gouvernement, et qu'il suffit d'insérer les données de l'utilisateur.

  • Vous choisissez un ou plusieurs modèles (PDF, Word, TIFF, JPG, etc.) , puis associez chaque champ du formulaire Web à la case correspondante du modèle.

  • Lorsque l'utilisateur clique sur Envoyer, DocuWare « fusionne » les données dans le modèle et enregistre le nouveau document terminé. Le formulaire Web original lui-même n'est pas archivé ; seuls les documents du formulaire fusionnés sont stockés.

  • Si un seul formulaire Web est connecté à plusieurs modèles, DocuWare génère un PDF séparé pour chaque modèle lors de son envoi.

Options post-envoi

Spécifiez ce que les utilisateurs verront ou ce qui devrait se passer juste après avoir envoyé le formulaire. Vous pouvez :

• Afficher le bouton Démarrer un nouveau formulaire

• Afficher le lien vers le formulaire envoyé dans DocuWare

• Déclencher une action automatisée telle que la redirection vers une URL spécifique

Préremplir le formulaire

Avec DocuWare version 7.12 et supérieure, DocuWare Forms offre une fonction de préremplissage pour accommoder différents cas d'utilisation. Les utilisateurs peuvent remplir partiellement un formulaire, enregistrer leur progression et revenir à la finalisation et l'envoyer ultérieurement. De plus, les propriétaires de processus peuvent préremplir les formulaires et les envoyer aux utilisateurs désignés pour les remplir.

La fonction de préremplissage s'applique aux formulaires privés et publics.  

Comment activer la fonction de préremplissage

Pour activer la fonction de préremplissage, allez dans Configurations DocuWare > Capture > Formulaires > Configuration des formulaires xxx > Envoi.

Activez l'option Autoriser le préremplissage du formulaire.

Enregistrer un formulaire incomplet

Cette fonction permet aux employés de sauvegarder leur progression sur un formulaire et de transmettre le formulaire partiellement complété à un autre utilisateur.

1. Activez l'option Autoriser le préremplissage du formulaire.

2. Activez l'option « Copier le lien du formulaire ».

Lorsque les deux options sont activées, le formulaire affiche un bouton Copier le lien de formulaire à côté du bouton Envoyer.

Les utilisateurs peuvent remplir le formulaire. En cliquant sur le bouton Copier le lien du formulaire, les entrées faites par l'utilisateur sont automatiquement écrites dans l'URL.

Enregistrer le lien de formulaire manuellement

Les utilisateurs doivent mettre en favoris ce lien de formulaire eux-mêmes, pour le remplir plus tard, car DocuWare Forms ne le stocke pas automatiquement.

Remarque : les données fournies dans les champs du tableau, les fichiers joints et les champs de signature ne peuvent pas être enregistrées avec cette fonctionnalité.

Modifier l'URL pour préremplir un formulaire

Lorsque seule l’option Autoriser le formulaire à être prérempli l’option est activée, les administrateurs peuvent préremplir le formulaire manuellement en modifiant le lien et en passant les identifiants de champ et les valeurs en tant que paramètres d'URL. Cela permet de gagner du temps pour les utilisateurs expérimentés.

Pour préremplir automatiquement le formulaire avec les données collectées pendant le processus de travail, activez cette option et suivez les directives ci-dessous.

Comment écrire une URL

Ajoutez tous les champs dont vous voulez définir la valeur ou conserver la valeur lorsque le formulaire s'ouvre. Si un champ contient déjà une valeur prédéfinie qui doit rester, même s'il est masqué), vous devez aussi lister ce champ dans l'URL.

Un lien de formulaire suit toujours le même modèle de base :

Domaine de l'organisation/docuware/formsweb/Nom du formulaire?orgID=ID de l'organisation

Un lien pré-rempli pourrait ressembler à ceci :

/DocuWare/FormsWeb/Nom-formulaire?pf=on&SingleLineText=Bonjour

1. Retirez l'orgID de l'URL et ajoutez pf=on&

2. Après ce paramètre, ajoutez les identifiants de champ et leurs valeurs respectives.

3. Pour trouver l'IDd'un champ, allez dans concepteur de formulaires et ouvrez les Paramètres de champ du champ respectif.

4. Dans les paramètres de champ, survolez l'icône ID - voir la capture d'écran ci-dessous.

   • L'ID du champ sera automatiquement mis à jour si l'étiquette est modifiée.

   • Vous pouvez également modifier manuellement l'ID pour le garder court, car la limite d'URL est de 1 800 caractères.

   • La modification de l'ID du champ d'un formulaire de fusion pourrait affecter son processus de travail.
     

   • Utilisez le format FieldID=valeur et séparez chaque champ avec un & pour écrire votre paramètre.
     

5. Pour des raisons de sécurité, si l'URL de votre formulaire privé contient les mots « code », « state », « session_state » ou « error », ils peuvent être supprimés automatiquement, ce qui pourrait faire que vos paramètres ne fonctionnent pas comme prévu.
   

Types de champs de formulaire pris en charge pour le préremplissage

Seuls les types de champs suivants peuvent être intégrés en tant que paramètres dans une URL :

• Texte à une ligne & texte à plusieurs lignes : les valeurs encodées par URL, le texte normal ne peut pas être directement utilisé dans les URL s'il contient des caractères spéciaux.

• Nombre : utilisez le format invariant ; pas de séparateur de milliers et un point comme séparateur de décimales, par exemple : 123456.789.

• Date : utilisez le format ISO UTC, exemple : 2025-06-29T21:00:00.000Z.

• Liste déroulante + radio : passer le texte de l'option sélectionnée, mais l'encoder pour les URL (remplacer les espaces et les caractères spéciaux par leur code %)

• Case à cocher : si plusieurs options sont sélectionnées, chaque option doit être spécifiée individuellement, en les connectant avec « &.»
  Voici un exemple : checkbox=option1&checkbox=option2

Le paramètre de comportement comme paramètre d'URL

Le paramètre Comportement dans les formulaires vous permet de masquer un champ ou de le rendre en lecture seule avec une règle. Les deux comportements affectent la façon dont le champ doit être traité dans une URL de préremplissage, comme expliqué ci-dessous.

• Champ caché avec une valeur prédéfinie

  • Lorsqu'il y a une valeur prédéfinie dans un champ caché, vous pouvez voir cette valeur prédéfinie dans l'URL.

  • Si le champ est réglé sur réinitialiser, vous ne pouvez pas modifier la valeur dans l'URL.

  • Si le champ est réglé sur conserver, vous pouvez modifier la valeur dans l'URL.

• Champ caché avec une valeur d'entrée, mais sans valeurs prédéfinies : cela signifie : un utilisateur ajoute une valeur et cache ensuite le champ.

  • Si le champ est réglé sur réinitialiser, vous ne verrez pas le champ ou ne pourrez pas ajouter de valeur dans l'URL.

  • Si le champ est réglé sur conserver, vous pouvez voir et modifier cette valeur dans l'URL.

• Entrée prédéfinie : ajouter un champ avec une entrée prédéfinie à l'URL. Même si l'entrée prédéfinie est configurée dans les paramètres du champ et ne doit pas être modifiée par l'utilisateur, elle doit être incluse dans l'URL. Sinon, la valeur prédéfinie sera supprimée lorsque le formulaire sera chargé.

• Champ en lecture seule :

  • En raison de restrictions techniques, l'état en lecture seule configuré via le comportement désactive seulement l'interaction de l'interface de champ. Les utilisateurs peuvent toujours modifier sa valeur en modifiant l'URL. Pour un champ entièrement en lecture seule, utilisez un champ en lecture seule avec des valeurs prédéfinies, ce qui est expliqué ci-dessous.

• Champ en lecture seule avec valeurs prédéfinies :

  • Pour conserver un champ avec une valeur prédéfinie en lecture seule et non modifiable, même dans l'URL, activez la case à cocher Lecture seule dans les paramètres du champ, même si la lecture seule a déjà été définie par comportement.

  • Cette case à cocher est la seule façon de garantir qu'un champ en lecture seule est vraiment non modifiable. Une fois que la lecture seule est activée pour un champ, elle ne doit pas être incluse dans l'URL.