DocuWare E‑Invoicing Service connecte votre entité juridique, par exemple une société, aux réseaux de facturation électronique et aux administrations fiscales propres à chaque pays afin d'émettre et de recevoir des factures électroniques conformes.
Lors de l'émission ou de la réception de factures électroniques avec DocuWare E-Invoicing Service, chaque facture passe par un ensemble défini de statuts. Ces statuts vous indiquent précisément où en est une facture, depuis sa création jusqu'à son issue finale.
Cet article explique la signification de chaque statut de facture électronique et le fonctionnement du reporting fiscal en arrière-plan avec ces statuts. Il couvre deux domaines :
E-Invoicing – émission et réception de factures électroniques
E-Reporting / Tax Reporting – reporting automatique des factures électroniques nationales, des factures B2C et des transactions transfrontalières à l'administration fiscale
Pays pris en exemple : la France La France sert d'exemple pratique tout au long de cet article. La réforme française de la facturation électronique impose aux entreprises d'émettre et de recevoir des factures par voie électronique via une plateforme certifiée et de déclarer certaines transactions à l'administration fiscale française, la DGFiP (Direction générale des Finances publiques). DocuWare gère automatiquement l'ensemble de ce processus en arrière-plan. La même logique de statuts s'applique à la facturation électronique dans les autres pays où elle est imposée par le gouvernement.
Fonctionnement des statuts de facture électronique
DocuWare met automatiquement à jour le statut de vos factures à mesure qu'elles avancent dans le processus de facturation électronique. Vous n'avez pas besoin de déclencher manuellement toutes les mises à jour. Elles se produisent en arrière-plan, à mesure que les factures sont traitées par le réseau de facturation électronique. Certains statuts sont définis par le processus de travail DocuWare lorsque l'utilisateur ou le processus décide que le statut doit changer, par exemple Reçue → Acceptée.
Les factures sont échangées via le réseau Peppol, une infrastructure internationale de facturation électronique qui relie les émetteurs et les destinataires. Les changements de statut d'un côté sont automatiquement reflétés de l'autre :
Lorsque votre client accepte une facture, DocuWare met automatiquement le statut à jour en Acceptée.
Lorsque votre client marque une facture comme payée, DocuWare met le statut à jour en Prétendument payée.
Cet échange automatique de statuts permet d'automatiser vos processus de travail clients et fournisseurs. Consultez l'article Configurer des processus de travail pour DocuWare E-Invoicing Service pour apprendre à adapter votre processus de travail DocuWare.
Statuts des factures électroniques émises (côté émetteur)
Les statuts suivants s'appliquent aux factures que vous émettez à vos clients. Une facture peut être créée à partir de données stockées dans DocuWare ou à partir d'un fichier de facture électronique, par exemple au format UBL ou Factur-X, fourni par votre ERP. Remarque : la création de factures électroniques n'est actuellement disponible que pour les entités juridiques françaises.
Statut | Que signifie-t-il ? | Que devez-vous faire ? / Description |
|---|---|---|
Envoi en cours | Votre facture a été créée et est en file d'attente pour transmission. Avant l'envoi, la facture est automatiquement validée. Deux issues sont possibles : Envoyée ou Erreur. | Aucune action requise. Attendez le prochain statut. Il s'agit d'un statut défini automatiquement indiquant que la transaction est encore en cours. |
Envoyée | Votre facture a été remise avec succès au réseau de facturation électronique. Le document de facture est désormais disponible pour téléchargement et archivage côté destinataire. | Aucune action requise. La facture est en cours de traitement. Il s'agit d'un statut défini automatiquement indiquant que la transaction est terminée. |
Enregistrée | Votre facture a été officiellement acceptée et enregistrée auprès de l'administration fiscale locale. Elle est juridiquement valide et le destinataire peut désormais la traiter. | Aucune action requise. Votre obligation de facturation électronique est remplie auprès de l'administration fiscale. Remarque : ce statut concerne les pays soumis à l'obligation d'e-reporting. Il s'agit d'un statut défini automatiquement. |
Acceptée | La facture électronique a été reçue et votre client a confirmé qu'elle a été émise correctement. | Aucune action requise. Utile pour le suivi des comptes clients. |
Prétendument payée | Votre client a déclaré la facture comme payée. | Remarque : il s'agit d'une déclaration du client, et non d'un virement bancaire confirmé. Vérifiez par rapport à vos propres relevés de paiement pour confirmer la réception du paiement. Il s'agit d'un statut défini automatiquement. |
Refusée | Votre client a rejeté la facture (par ex. montant erroné, référence de commande manquante, service contesté). | Escaladez et discutez du motif avec le client. Émettez un avoir et envoyez une facture corrigée. Il s'agit actuellement d'un processus manuel. L'échange du motif de refus pour les factures électroniques refusées est prévu pour une version future. |
Erreur | La facture n'a pas pu être remise ou a été rejetée par la plateforme de facturation électronique lors de la validation ou de la transmission. | Consultez les détails de l'erreur dans DocuWare. La facture doit être supprimée, corrigée et soumise à nouveau en tant que nouvelle facture. |
Important : une facture au statut Erreur ne peut pas simplement être renvoyée. Elle doit être supprimée et une nouvelle facture doit être créée.
France : statuts des factures émises
En France, toutes les factures B2B nationales sont transmises via le PPF (Portail Public de Facturation), le portail officiel de facturation électronique de l'État. DocuWare gère cela automatiquement.
Le statut Enregistrée est particulièrement critique dans le contexte français : il confirme que la facture a été validée et acceptée par la DGFiP. Ce n'est qu'à ce moment-là que votre obligation de facturation électronique au titre de la réforme française est considérée comme remplie.
Statut français | Code CDAR | Correspond à | Remarques |
|---|---|---|---|
Enregistrée | — | Enregistrée | Acceptée et enregistrée par la DGFiP — jalon légal |
Approuvée | 205 | Acceptée | L'acheteur a confirmé son approbation pour paiement |
Encaissée | 212 | Prétendument payée | L'acheteur a déclaré le paiement ; déclenche également le reporting fiscal des paiements (Flux 10) |
Refusée | 210 | Refusée | Rejet commercial par l'acheteur |
Rejetée | 213 | Erreur | Rejet technique par la plateforme PPF elle-même — distinct d'un refus de l'acheteur |
Statuts des factures électroniques reçues (côté destinataire)
Lorsque vous recevez une facture électronique d'un fournisseur via le réseau de facturation électronique, DocuWare vous permet de mettre à jour son statut pour refléter votre traitement interne. Votre mise à jour de statut est automatiquement signalée au fournisseur.
Statut | Signification |
|---|---|
Reçue | La facture est arrivée sur votre plateforme et est prête à être traitée. |
Acceptée | Vous avez approuvé la facture pour paiement. Le fournisseur est automatiquement notifié. |
Refusée | Vous avez rejeté la facture (par ex. litige sur les prix, référence de commande manquante). Le fournisseur est notifié et doit émettre un avoir et une facture corrigée. Le motif du refus n'est pas encore échangé via le réseau. Cela est prévu pour une version future. |
Payée | La facture a été déclarée comme payée. |
La mise à jour du statut d'une facture reçue peut être effectuée via un processus de travail DocuWare.
France : statuts des factures reçues
En France, les destinataires sont légalement tenus de signaler le cycle de vie de la facture au PPF. Lorsque vous mettez à jour le statut d'une facture reçue dans DocuWare, le message CDAR correspondant (Compte-Rendu d'Application Récepteur) est automatiquement envoyé au PPF en arrière-plan.
Le tableau ci-dessous liste tous les codes CDAR :
Code CDAR | Statut français | Statut DocuWare | Signification |
|---|---|---|---|
200 | Déposée | (automatique) | Facture déposée et enregistrée dans le PPF. Généré automatiquement par le PPF — aucune action requise de votre part. |
202 | Reçue | (automatique) | Facture remise à votre plateforme. Confirme l'arrivée de la facture dans votre environnement — généré automatiquement. |
205 | Approuvée ✅ | Acceptée | Vous avez approuvé la facture pour paiement. Indique que la facture est prête à être payée après validation interne par la comptabilité fournisseurs. |
210 | Refusée ❌ | Refusée | Vous avez rejeté la facture. Le fournisseur doit émettre un avoir et réémettre une facture corrigée. |
212 | Encaissée | Payée | Facture déclarée comme payée. Remarque : cette mise à jour de statut n'est pas encore disponible dans DocuWare. Sa mise en œuvre est prévue pour une version future. |
213 | Rejetée ❌ | Erreur | Le PPF a rejeté techniquement la facture (par ex. erreurs de format, entrées non valides). Il s'agit d'un rejet au niveau de la plateforme, distinct d'un refus de l'acheteur (code 210). Le fournisseur doit corriger et renvoyer la facture. |
Reporting fiscal
Fonctionnement du reporting fiscal
Dans les pays où le reporting fiscal/e-reporting est obligatoire, DocuWare génère automatiquement un rapport fiscal en plus de chaque facture électronique et le soumet à l'administration fiscale concernée.
La source de vérité du rapport fiscal est toujours la facture électronique. DocuWare ne crée pas de rapport fiscal indépendant : tout rapport fiscal est dérivé de la facture électronique fournie. Les rapports fiscaux sont toujours générés à partir des données contenues dans votre facture électronique. Des données erronées sur la facture électronique peuvent entraîner un reporting fiscal erroné.
Aucune action manuelle n'est requise pour générer un rapport fiscal. Dans certains scénarios, la facture électronique doit être créée à partir de données afin de pouvoir produire un rapport fiscal. DocuWare E-Invoicing Service prend cela en charge pour les pays où cela est légalement requis. Les scénarios de facture suivants peuvent déclencher un rapport fiscal :
Factures que vous recevez :
via le réseau Peppol → toujours au format électronique
en dehors du réseau Peppol → dans un format de facture électronique, PDF ou autre format accepté
Factures que vous émettez :
via le réseau Peppol → reportées automatiquement lors de l'envoi de la facture
en dehors du réseau Peppol :
dans un format de facture électronique courant → reportées comme facture transfrontalière
en tant que facture B2C simplifiée → reportées à partir des données stockées dans DocuWare (remarque : les fichiers PDF ne sont pas pris en charge pour ce scénario)
Statuts des rapports fiscaux
Les rapports fiscaux disposent de leur propre ensemble de statuts, indépendants du statut commercial de la facture :
Statut | Signification |
|---|---|
Nouveau | Le rapport fiscal a été créé et attend d'être envoyé. |
Envoyé | Le rapport fiscal a été remis à l'administration fiscale. |
Accusé de réception | L'administration fiscale a reçu le rapport et le traite. |
Enregistré | L'administration fiscale a accepté et enregistré le rapport. Votre obligation de reporting fiscal est remplie. |
Refusé | L'administration fiscale a rejeté le rapport. Contactez le Support DocuWare pour assistance. |
Erreur | Une erreur technique s'est produite lors de la transmission. Contactez le Support DocuWare pour assistance. |
Important : le statut Enregistré d'un rapport fiscal confirme que votre obligation de reporting a été remplie, indépendamment du statut commercial de la facture elle-même, par exemple que votre client ait payé ou non.
France : reporting fiscal (Flux 1 et Flux 10)
La France impose deux types distincts de reporting fiscal, tous deux gérés automatiquement par DocuWare :
Type de rapport | Couvre | Transmission |
|---|---|---|
Flux 1 | Factures B2B nationales | Immédiate, un rapport fiscal par facture |
Flux 10 | Ventes B2C et B2B transfrontalier | Une fois par jour, en lot quotidien à 02h00 CET |
Flux 1 : factures B2B nationales
Chaque facture électronique B2B envoyée à une entreprise française inscrite à l'Annuaire du PPF génère son propre rapport fiscal individuel, soumis à la DGFiP immédiatement après la création de la facture. Chaque changement de statut est déclenché par une notification de validation reçue du PPF.
Statut | Signification |
|---|---|
Nouveau | Rapport fiscal créé, en file d'attente pour transmission immédiate. |
Envoyé | Remis au PPF. En attente de la confirmation de validation du PPF. |
Accusé de réception | Le PPF a reçu et accepté le format du fichier. La validation métier de la DGFiP est encore en attente. |
Enregistré | La DGFiP a accepté et enregistré la facture. L'obligation fiscale est remplie. La facture est désormais immuable et ne peut plus être modifiée. |
Refusé | La DGFiP a rejeté le rapport (par ex. numéro de société non valide, violations de format). La facture doit être supprimée et recréée. |
Erreur | Échec technique lors de la transmission ou du traitement. Consultez les détails de l'erreur dans DocuWare avant d'agir. |
Annulé | La facture a été annulée après enregistrement — généralement après l'émission d'un avoir annulant la facture initiale. |
Flux 10 : factures B2C et transfrontalières
Les factures émises à destination de consommateurs privés (B2C) ou d'entreprises situées hors de France (transfrontalières, intra-UE et extra-UE, en émission comme en réception) sont regroupées dans un registre journalier et soumises une fois par jour à 02h00. Toutes les factures du même lot quotidien partagent un identifiant de lot commun et progressent ensemble dans les statuts.
Statut | Signification |
|---|---|
Nouveau | Rapport fiscal créé, en attente du cycle de lot quotidien. Non envoyé immédiatement. |
Envoyé | Registre journalier remis au PPF. Tous les rapports du même lot quotidien passent ensemble à cet état. |
Accusé de réception | Le PPF a reçu le registre. La validation par la DGFiP est encore en attente. |
Enregistré | La DGFiP a accepté le registre. Toutes les transactions du lot sont officiellement déclarées. Obligation de déclaration de TVA transfrontalière et B2C remplie. |
Refusé | L'intégralité du lot quotidien a été rejetée par la DGFiP. Toutes les transactions sous-jacentes du lot sont concernées. Contactez le Support DocuWare. |
Erreur | Échec technique lors de la transmission du registre. Tous les rapports du lot sont bloqués. Contactez le Support DocuWare. |
France : types de registres Flux 10
Au cours d'une même journée, plusieurs registres peuvent être produits en fonction du type et du sens de la transaction. Chaque registre est soumis indépendamment et suit son propre processus de validation.
Type de registre | Sens | Contenu |
|---|---|---|
Registre des transactions | Sortant (Ventes) | Factures émises B2B transfrontalières et B2C. Regroupe toutes les transactions sortantes de la journée vers des contacts non français ou des consommateurs B2C français. |
Registre des transactions | Entrant (Achats) | Factures reçues de fournisseurs étrangers (intra-UE et extra-UE). Généré uniquement lorsque le pays du fournisseur n'est pas la France. |
Registre des paiements | Sortant (Ventes) | Mises à jour du statut de paiement. Déclenché lorsqu'une facture passe à Prétendument payée. Sépare la transmission de la facture de son cycle de paiement. |
France : codes processus de la DGFiP
Chaque rapport fiscal soumis à la DGFiP comporte un code processus qui identifie la nature fiscale de la transaction. Ce code est attribué automatiquement par DocuWare en fonction du type de facture et de votre configuration de facturation électronique. Vous n'avez pas besoin de le définir manuellement.
Code | Type | Description |
|---|---|---|
S1 | Services | Facture standard pour des services (par ex. conseil, informatique, formation). |
B1 | Biens | Facture standard pour des biens. |
M1 | Mixte | Facture combinant biens et services. |
S2 / B2 / M2 | Services / Biens / Mixte | Facture déjà payée au moment de l'émission (par ex. ventes au comptant, règlement immédiat). Déclenche un reporting supplémentaire des paiements via le Flux 10. |
S4 / B4 / M4 | Services / Biens / Mixte | Facture avec acomptes ou avances. |
S7 / B7 | Services / Biens | Correction d'une facture précédemment enregistrée. Remarque : il n'existe pas de code de correction pour les factures mixtes enregistrées (pas de code M7) — il s'agit d'une lacune documentée dans la spécification de la DGFiP, et non d'une limitation de DocuWare. |
Dépannage
Situation | Action recommandée |
|---|---|
La facture émise a le statut Erreur | Consultez les détails de l'erreur dans DocuWare. Supprimez la facture, corrigez le problème et créez une nouvelle facture. |
La facture émise a le statut Refusée | Votre client a rejeté la facture pour des raisons commerciales. Émettez un avoir et envoyez une facture corrigée. |
Le rapport fiscal a le statut Refusé ou Erreur | Consultez les détails de l'erreur dans DocuWare. Supprimez la facture, corrigez le problème et créez une nouvelle facture. |
Une facture reçue doit être rejetée | Mettez le statut de la facture à jour en Refusée via votre processus de travail DocuWare. Le fournisseur sera automatiquement notifié. |
Remarques importantes
Une facture au statut Erreur ne peut pas être renvoyée. Elle doit être supprimée et une nouvelle facture doit être soumise.
Le statut Enregistrée sur la facture et sur le rapport fiscal constitue vos deux jalons clés de conformité. Suivez-les indépendamment.
Les mises à jour de statut des factures reçues sont automatiquement renvoyées au fournisseur et à l'administration fiscale lorsque cela est requis.
France : remarques importantes
Les champs de paiement sont obligatoires pour les factures B2B mais pas pour les factures B2C. Veillez à inclure les informations de remise, le mode de paiement et les conditions de paiement sur toutes les factures B2B.
La vérification de l'immatriculation des sociétés est asynchrone : le statut d'inscription d'un contact français dans l'Annuaire du PPF peut ne pas être confirmé immédiatement après sa création. Un rapport fiscal Flux 1 ne sera généré qu'une fois le contact confirmé comme inscrit à l'Annuaire.
Les fichiers de rapport fiscal Flux 10 ne peuvent pas être téléchargés individuellement. Ils ne sont disponibles que dans le cadre du registre journalier auquel ils appartiennent.
Marquer une facture reçue comme payée (CDAR 212, Encaissée) n'est pas encore disponible dans DocuWare. Il s'agit de la seule fonctionnalité actuellement manquante pour le cycle de vie des factures reçues. Sa mise en œuvre est prévue pour une version future.
Il n'existe pas de code processus M7 pour corriger une facture mixte enregistrée. Il s'agit d'une lacune documentée dans la spécification de la DGFiP française (XP Z12-012), et non d'une limitation de DocuWare.