Permet l'échange de données avec des applications tierces en exportant des données d'index depuis DocuWare dans le format préféré de l'application tierce. Cela s'avère particulièrement utile pour intégrer DocuWare aux systèmes ERP et de comptabilité. Par exemple, exportez l'Index des factures pour les importer dans votre système de comptabilité. Tout système comptable et ERP capable d'intégrer un fichier CSV peut utiliser l'exportation de données.
DocuWare couvre la totalité des conventions possibles que les principaux systèmes comptables proposent pour structurer les données à importer. Dans la plupart des cas, vous ne devez définir qu'une partie de tous les paramètres possibles.
Les exportations sont lancées à l'aide de l'application DocuWare Export, installée via DocuWare Desktop Apps. Cette application s'ouvre via la sélection de programmes de Windows, car elle est indépendante de l'interface DocuWare Desktop Apps.
Une exportation est toujours basée sur une configuration. Vous la créez vous-même si on vous a attribué le profil fonctionnel Configurer l'exportation ou l'administrateur de votre organisation peut la créer dans la zone Intégrations > Exportation de données de Configuration DocuWare. Vous pouvez exécuter une exportation si au moins une configuration correspondante vous a été assignée.
Exécution d'une exportation de données
Exportation immédiate
Ouvrez l'application DocuWare Export et sélectionnez une configuration d'exportation, ainsi que le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la sortie. Cliquez sur le bouton pour une exportation immédiate.
Exportation planifiée
Ouvrez l'application DocuWare Export en mode administrateur. Cliquez sur le lien pour ouvrir Windows Task Manager et planifier l'exportation.
Configuration et test d'exportation
Format
Choisissez entre une exportation sous la forme d'une liste de résultats fixe et une exportation avec un contenu défini par l'utilisateur. Définissez également le séparateur pour l'exportation CSV.
Règles
Utilisez les valeurs d'index pour indiquer les documents dont vous souhaitez exporter les données d'index. Voici un exemple de paire de filtres de condition :
ET | Type de document | Égal à | Facture |
État | Égal à | Prêt pour l'exportation |
Nom de fichier
Pour le nom du fichier, vous pouvez combiner des valeurs fixes, des entrées prédéfinies et des champs index.
Paramètres de codage
L'encodage des caractères est effectué selon l'encodage d'exportation dans les paramètres de l'organisation. Vous ne devez y effectuer les réglages appropriés que si vous avez besoin d'un encodage pour un autre emplacement.
Contenu personnalisé
Modifiez toutes les spécifications pour inclure les en-têtes de fichier et de document, les champs de tableau et les pieds de page dans le fichier d'exportation. Le résultat est affiché dans l'aperçu de la mise en page de la fiche technique à droite.
Inclure, fractionner et transformer les données
Activez l'inclusion du contenu souhaité et ajoutez une ou plusieurs lignes à chaque élément de contenu. Pour diviser ou transformer le contenu, passez la souris sur une ligne de saisie pour afficher les fonctions :
Fractionner le contenu : Vous pouvez fractionner les données du champ index en colonnes. Par exemple, si vous utilisez des listes de sélection qui contiennent un numéro de centre de coûts et un nom associé, tel que « 40000 - Commercial », mais que vous ne souhaitez exporter que le numéro car il est utilisé dans votre solution de comptabilité financière. Ou encore si un champ contient des numéros et des noms de projets et vous voulez exporter les deux séparément, tels que « 2022-01 - Montagnes russes ».
Dans la boîte de dialogue Séparer le contenu, les entrées qui ont déjà été traitées sont disponibles dans une liste de sélection. Après avoir saisi le séparateur, les colonnes résultant de l'échantillon et du séparateur sont automatiquement ajoutées à la boîte de dialogue. Les paramètres des Colonnes résultantes s'affichent dès que vous avez défini au moins un caractère de séparation et que vous cliquez dans une autre zone de la boîte de dialogue.Transformer le contenu : Vous pouvez convertir des données, par exemple si vous souhaitez remplacer des abréviations par les termes complets. Ou si un champ contient le nom d'un mois mais que vous souhaitez exporter le numéro correspondant, par exemple « 01 » au lieu de « janvier ».
Contenu
En-tête du document : Un en-tête du fichier CSV existe pour chaque fichier CSV exporté.
Enregistrement du document (en-tête) : Un en-tête de document CSV existe pour chaque document CSV exporté.
Champ du tableau : Vous pouvez par exemple exporter des données des champs de tableau utilisés pour les lignes de postes des factures.
Pied de page du document : Certains formats CSV nécessitent un pied de page d'enregistrement ou de document qui contient généralement des informations récapitulatives sur le document.
Assignation des données
Pour éviter une deuxième exportation des mêmes données, il est possible de modifier automatiquement l'index après l'exportation, par exemple, la valeur présente dans le champ d'état.
Aperçu de l'export
Le bouton Aperçu de l'export vous permet d'exécuter une exportation sans exécuter l'étape d'Assignation des données (celle au cours de laquelle il est possible de modifier le statut pour éviter une deuxième exportation). Vous pouvez ainsi tester l'exportation aussi souvent que nécessaire.