DocuWare Aura répond aux questions portant sur les documents dans le nouveau Client DocuWare. Les utilisateurs ouvrent le chat avec l'icône Aura.
En tant qu'administrateur de l'organisation, vous configurez DocuWare Aura sous DocuWare Configurations > Aura. Vous définissez les armoires, et les documents qu'elles contiennent, que DocuWare Aura indexe. Cela compte lorsqu'un utilisateur pose une question sans sélectionner de documents : DocuWare Aura recherche alors lui-même des documents correspondants et ne trouve que ceux qui sont indexés ici.
La configuration de DocuWare Aura n'élargit à aucun moment l'accès aux documents. Les autorisations existantes sur les documents et les champs d'index continuent de s'appliquer à chaque utilisateur, et les documents ne quittent pas les serveurs DocuWare. Le livre blanc sur le traitement de données basé sur l'IA avec DocuWare (en anglais) décrit ce traitement en détail.
Pour l'instant, DocuWare Aura nécessite DocuWare Cloud et le nouveau Client web.
Activer DocuWare Aura
Le paramètre Activer Aura pour mon organisation est la condition préalable à l'indexation des armoires. Les questions portant sur des documents sélectionnés n'en ont pas besoin : dans la visionneuse et dans une liste des résultats, DocuWare Aura fonctionne pour chaque utilisateur du nouveau Client DocuWare.
Vous acceptez les conditions générales sous le paramètre. Aucune acceptation n'est demandée aux utilisateurs lorsqu'ils ouvrent DocuWare Aura. L'activation seule n'indexe aucun document. Les documents indexés dépendent de la sélection d'armoires décrite ci-dessous.
Lorsque vous désactivez à nouveau ce paramètre, DocuWare Aura ne peut plus effectuer de recherche dans les armoires. Les questions dans la visionneuse et dans une liste des résultats restent disponibles.
Sélectionner les documents pour Aura
DocuWare Aura ne trouve un document de lui-même qu'après l'avoir indexé. Deux paramètres définissent de quels documents il s'agit, et combien :
Armoire : les armoires que DocuWare Aura indexe. Lorsque DocuWare Aura recherche lui-même des documents, il utilise uniquement des documents de ces armoires.
Période de stockage : jusqu'où DocuWare Aura remonte dans l'indexation d'une armoire. La période est glissante et se compte à partir de la date du jour, de sorte qu'un document sort de l'ensemble indexé dès qu'il tombe en dehors de la période. Sélectionnez l'une des périodes fixes, des 3 derniers mois aux 5 dernières années, ou Tout pour l'armoire complète.
La liste affiche chaque armoire sélectionnée avec sa période de stockage et le nombre de documents qu'elle apporte, ainsi que le total par rapport au volume inclus. Le forfait Freemium comprend 5 000 documents par organisation. L'enregistrement est refusé lorsque la sélection dépasse ce nombre.
L'ensemble indexé reste de lui-même dans les limites du volume inclus. Lorsqu'une armoire dépasse ce volume par un stockage normal, DocuWare Aura conserve les documents les plus récents et retire les plus anciens de son périmètre. Avant d'enregistrer, vérifiez que les documents sur lesquels les utilisateurs poseront des questions se situent dans les périodes que vous avez définies.
Les documents sans reconnaissance de texte et les documents dont le textshot est corrompu ne peuvent pas être indexés. DocuWare Aura ne les utilise pas pour une réponse.
Après l'enregistrement, une barre de progression indique l'avancement de l'indexation. Pour quelques milliers de documents, cela prend quelques secondes. DocuWare Aura trouve les documents d'une armoire dès qu'il a fini d'indexer cette armoire.
L'indexation se poursuit ensuite d'elle-même. Un document nouvellement stocké est indexé en quelques secondes. Un document supprimé, ou qui sort de la sélection avec son armoire, est retiré immédiatement de l'index.
Chaque armoire sélectionnée affiche sa période de stockage et le nombre de documents qu'elle apporte.
Une sélection réfléchie a deux effets. Elle maintient l'organisation dans les limites du volume inclus, et elle garde les réponses pertinentes, car DocuWare Aura recherche dans un ensemble défini de documents plutôt que dans l'archive complète.
Volume et utilisation
Dans le forfait Freemium, chaque organisation DocuWare Cloud dispose d'un volume inclus pour DocuWare Aura. Les questions dans la visionneuse et dans les listes des résultats fonctionnent donc dès que les utilisateurs disposent du nouveau Client DocuWare. Pour les documents que DocuWare Aura indexe, 5 000 par organisation sont inclus.
Les questions sont comptabilisées en Aura Credits, que l'organisation partage. Le volume quotidien est réinitialisé à minuit, heure du site du serveur, et l'utilisation actuelle est affichée dans cette configuration. Les utilisateurs voient une remarque dans DocuWare Aura lorsque le volume quotidien est presque épuisé, et les questions suivantes sont bloquées une fois qu'il est épuisé.
Une capacité supplémentaire peut être ajoutée à tout moment. Votre interlocuteur DocuWare vous informe des options disponibles.
Ce que voient les utilisateurs
Dans la visionneuse et dans une liste des résultats, DocuWare Aura est disponible pour chaque utilisateur du nouveau Client DocuWare, indépendamment de cette configuration. La visionneuse contient toujours un seul document. Dans une liste des résultats, les utilisateurs sélectionnent jusqu'à 15 documents à la fois.
Dans la barre latérale gauche, les utilisateurs posent leur question sans sélectionner de documents au préalable. DocuWare Aura répond à partir des armoires qu'il a indexées ; les documents indexés constituent donc ici la limite. Les utilisateurs peuvent restreindre une question à certaines armoires, et chaque réponse nomme les documents sur lesquels elle s'appuie, de sorte que les utilisateurs peuvent les ouvrir et vérifier le résultat.
Pour en savoir plus sur l'utilisation de DocuWare Aura, veuillez consulter DocuWare Aura dans le nouveau Client web.