Configurer le stockage manuel

Pour archiver manuellement un message électronique, sélectionnez le message souhaité et choisissez une configuration de stockage dans Outlook via le menu contextuel Advanced DocuWare ou la barre de menus Advanced DocuWare.

Une telle configuration spécifie, entre autres, dans quelle armoire et avec quelles entrées d'index le message électronique est archivé.

Options d'importation

Dans les options d'importation, vous choisissez, entre autres choses, quels éléments d'un message électronique vous souhaitez archiver et comment les pièces jointes et images doivent être traitées.

Vous trouverez ici plus d’informations sur le format de stockage et la reconnaissance de factures automatique.

Format de stockage pour le corps du message électronique

Les messages électroniques peuvent être stockés dans DocuWare comme PDF ou au format MSG d'origine. Les deux formats seront ouverts comme PDF dans la visionneuse Web Client.

Les deux formats se comportent différemment lorsque vous transférez les messages archivés, les modifiez ou y répondez.

Un fichier MSG s'ouvrira comme un message électronique d'origine dans Outlook dans tous les cas.
Cependant, si vous transférez un message archivé comme PDF ou y répondez, le PDF sera joint à un nouveau message électronique dans Outlook. La fonction Modifier ouvrira le PDF dans le programme par défaut, comme spécifié dans Windows (Acrobat Reader par exemple).

Traitement automatique des documents

Sélectionnez une configuration de traitement des documents pour utiliser les termes des pièces jointes pour l'indexation automatique des e-mails. Les fichiers PDF et XML peuvent être lus. Toutes les configurations mises en place pour les factures électroniques sous forme de fichiers XML sont affichées ici, ainsi que les configurations de dossiers pour les fichiers PDF.

Les configurations de traitement des documents doivent être créées et modifiées dans la zone Capturer de la Configuration DocuWare. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous à l'aide sur Configurations de l'importation et notamment à la partie relative au mappage des données XML..

Fichiers XML : Les formats de facture électronique tels que ZUGFeRD, FacturX ou XRechnung contiennent des données XML que DocuWare peut utiliser pour indexer automatiquement la facture. Sélectionnez une configuration d'importation configurée pour les factures électroniques. Toutes les configurations d'importation auxquelles vous pouvez avoir accès seront affichées ici. Si vous ne savez pas quelle configuration d'importation définir, demandez à votre administrateur DocuWare. Veuillez noter que les boîtes de dialogue de stockage de la configuration de l'importation sont identiques à la boîte de dialogue de stockage de Connect to Outlook. Si les champs d'index sont différents, les informations peuvent être perdues.

Fichiers PDF : Toutes les configurations d'importation de traitement de document du type dossier auxquelles vous pouvez avoir accès seront affichées ici. Pour éviter les conflits de stockage, utilisez la même boîte de dialogue de stockage dans les configurations de traitement des documents et Connect to Outlook. Si les deux configurations indexent le même champ, le traitement des documents prévaut sur l'indexation de Connect to Outlook. Seule l'indexation est utilisée par le traitement des documents, d'autres fonctionnalités telles que le fractionnement ne sont pas disponibles ici.

Cible de stockage

Choisissez dans la liste une armoire électronique ou un bac appartenant à votre organisation. Vous pouvez continuer à modifier les documents dans le bac avant de les archiver.

Toutes les armoires qui vous sont affectées et tous les bacs auxquels vous avez accès en tant qu'utilisateur s'affichent ici.

Indexation

Dans la section Indexation, choisissez, entre autres, la boîte de dialogue de stockage et spécifiez comment les champs d'index de la boîte de dialogue de stockage seront renseignés.

Vous trouverez ici plus d'informations sur la boîte de dialogue de stockage et les modes de remplissage pour l'indexation.

Boîte de dialogue

Les boîtes de dialogue de stockage appartenant à l'armoire sélectionnée à l'étape précédente et pour lesquelles vous disposez de droits d'accès s'affichent ici. Les champs de la boîte de dialogue de stockage sont disponibles ci-dessous pour l'indexation.

Si vous avez sélectionné un bac à l'étape précédente, toutes les boîtes de dialogue de stockage appartenant à votre organisation et pour lesquelles vous disposez de droits d'accès seront affichées.

Si vous créez une configuration non seulement pour vous-même mais également pour d'autres utilisateurs DocuWare, vérifiez que la boîte de dialogue de stockage que vous avez sélectionnée est également accessible aux autres utilisateurs. Sinon, ils ne pourront pas utiliser la configuration.

Afficher les boîtes de dialogue au cours du stockage

Si vous activez cette option, la boîte de dialogue de stockage s'ouvre à chaque fois qu'un message électronique est stocké. Les entrées d'index spécifiées dans les paramètres d'indexation, situés dans la partie inférieure de la boîte de dialogue, sont ensuite copiées automatiquement dans la boîte de dialogue. Vous pouvez en ajouter ou les modifier. Cependant, la modification s'applique uniquement à ce message électronique. Les termes d'index spécifiés dans la configuration seront réutilisés pour le prochain message.

Pour stocker et indexer un courriel avec une facture jointe au format XML, sélectionnez la configuration d'importation de la facture XML. Vous pouvez ensuite utiliser les éléments de la pièce jointe XML pour l'indexation. Les configurations d'importation sont créées dans la section Traitement des documents de la Configuration DocuWare.

Si vous n'activez pas cette option, la boîte de dialogue de stockage s'ouvre uniquement si un champ n'a pas été correctement renseigné selon DocuWare. Les scénarios possibles incluent : un champ obligatoire est vide ; un champ devant contenir une entrée unique ne contient pas d'entrée unique ; la valeur d'un champ pour lequel les valeurs peuvent être choisies uniquement dans une liste sélectionnée n'apparaît pas dans la liste sélectionnée.

Dans le tableau, saisissez comment les messages électroniques doivent être indexés au cours du stockage.

Champ de gauche : champ d'index DocuWare

Sélectionnez ici un champ d'index DocuWare qui doit être renseigné par Connect to Outlook. Tous les champs de la boîte de dialogue de stockage sélectionnée sont disponibles. Chaque champ peut être sélectionné une seule fois. Seuls les champs de mots clés peuvent être utilisés jusqu'à 64 fois.
Remarque : Les champs qui ne sont pas visibles au niveau de la boîte de dialogue (paramètre dans Administration d'armoire) ne peuvent pas être sélectionnés ici.

Champ central : méthode de remplissage

Sélectionnez ici la méthode selon laquelle les champs d'index doivent être remplis.

Entrée fixe	Tous les messages électroniques stockés avec cette configuration reçoivent la même entrée d'index fixe, que vous pouvez saisir dans le champ de droite. Exemple : Message électronique pour un champ d'index avec le type de document
Propriété de l'adresse électronique	Grâce à cette méthode, le mot index est extrait des propriétés du message électronique du message correspondant. Exemple : La date de réception du message électronique est écrite dans le champ d'index avec la date du document.
Propriétés des coordonnées électroniques	Avec cette méthode, les informations sont extraites du contact Outlook de l'expéditeur (pour les messages entrants) ou du destinataire (pour les messages sortants) et copiées dans le champ d'index. Exemple : À l'aide de l'adresse électronique de l'expéditeur (pour les messages entrants) ou du destinataire (pour les messages sortants), les contacts Outlook associés sont recherchés et les noms saisis sont copiés dans le champ d'index.
Armoire DocuWare	Une entrée d'index existante provenant d'un autre champ d'index DocuWare est copiée dans ce champ. Le champ d'index peut appartenir à la même armoire ou à une armoire différente. Exemple : En utilisant l'expéditeur, le nom de société associé est recherché dans une armoire DocuWare et ensuite copié dans le champ d'index.
Requête SQL	En utilisant une requête SQL, vous pouvez accéder à des données existantes d'une autre source de données et les copier dans le champ d'index. Exemple : En utilisant une requête SQL, le nom de la personne correspondante est recherché dans la base de données d'un client par l'expéditeur et ensuite copié dans le champ d'index. Dans la mesure du possible, la requête SQL utilisée ne doit renvoyer qu'une seule valeur. Dans le cas de plusieurs valeurs (une liste ou un tableau, par exemple), seule la première valeur de la première colonne est utilisée pour l'indexation.

Champ de droite : Entrée

En fonction de la méthode de remplissage (champ central), vous avez différentes options pour déterminer le mot index.

Entrée fixe	Tapez le mot index choisi directement dans la zone de texte.
Propriété de l'adresse électronique	Dans la liste déroulante, sélectionnez la propriété de message à copier dans le champ d'index DocuWare. Des informations supplémentaires s'appliquent aux champs suivants : À : adresses électroniques des destinataires (uniquement les destinataires directs du message électronique, pas ceux en « Cc ») Message électronique d'un contact : adresse électronique de l'expéditeur pour les messages entrants ou tous les destinataires pour les messages sortants. Destinataires : adresses électroniques de tous les destinataires, y compris ceux du champ « Cc » Nom du dossier : nom du dossier Outlook contenant le message. Si le message électronique est dans un sous-dossier, le nom du dossier parent ne sera pas utilisé comme valeur d'index. Destinataires de la réponse : adresses électroniques spéciales auxquelles les réponses doivent être envoyées (option de transfert spéciale dans Outlook) Noms de fichier des pièces jointes : noms de fichier de toutes les pièces jointes, séparés par un point-virgule ID de l'entrée : ID unique du message Cependant, l'ID n'est unique que pour la boîte de réception, et non pas pour l'ensemble du système. Si le message électronique d'une société, par exemple, est envoyé à plusieurs destinataires, chaque message reçoit un nouvel ID pour chaque destinataire. Cet ID ne peut donc pas être utilisé pour une instance simple. ID du message : ID unique du message dans le système de messagerie électronique. Si aucun ID n'est trouvé par le système de messagerie, Connect to Outlook utilise l'expéditeur et l'horodatage comme ID de message. Si vous affectez l'ID du message à un champ DocuWare défini comme « unique », ce message ne peut être enregistré qu'une seule fois dans DocuWare. Cela évite les doublons dans l'armoire. Date et heure de création : date à laquelle le message électronique a été créé (utile pour l'archivage de messages entrants et sortants) Entreprises : nom de l'entreprise de l'expéditeur (pour les messages entrants) ou du destinataire (pour les messages sortants). Outlook doit être configuré de manière appropriée. Envoyé de la part de <Nom> : nom de la personne de la part de laquelle le message électronique a été envoyé Taille : taille du message électronique en octets Catégories : noms des catégories utilisées pour les messages électroniques Orientation : les entrées sont effectuées dans le champ Mail in pour les messages entrants, et dans le champ Mail out pour les messages sortants Corps : texte du message
Propriétés des coordonnées électroniques	Dans la liste déroulante, sélectionnez les informations de contact à copier dans le champ d'index DocuWare. Pour les messages entrants, les coordonnées utilisées sont celles de l'expéditeur ; pour les messages sortants, les coordonnées sont celles du destinataire. Pour chaque contact Outlook, vous pouvez enregistrer jusqu'à trois adresses électroniques différentes. Les trois adresses seront toujours recherchées dans Contacts.
Armoire DocuWare	Cliquez sur définir pour ouvrir une boîte de dialogue, dans laquelle vous pouvez sélectionner le champ d'index voulu.
Requête SQL	Cliquez sur définir pour ouvrir une boîte de dialogue, dans laquelle vous pouvez saisir mais également tester la requête SQL voulue.

Lors de l'indexation, n'oubliez pas que les champs peuvent également être renseignés pour de nouveaux documents via Paramètres dans DocuWare Administration.
Si la boîte de dialogue de stockage sélectionnée contient un champ avec des entrées fixes ou prédéfinies au niveau du champ, ces entrées ne sont pas écrasées par Connect to Outlook.
Toutefois, si la boîte de dialogue de stockage sélectionnée contient un champ avec des entrées fixes ou prédéfinies au niveau de la boîte de dialogue, ces entrées sont écrasées par Connect to Outlook.
En cas de doute, veuillez contacter l'opérateur de l'armoire.

Mode de remplissage « Armoire électronique DocuWare » : définir une vue de recherche dans l'armoire

Si vous avez sélectionné Armoire électronique DocuWare comme méthode d'indexation pour une configuration de stockage à l'étape Cible de stockage, vous déterminez ici l'armoire et le champ d'index d'où sera extrait le contenu pour l'indexation.
Vous spécifiez également le document d'où l'entrée d'index sera extraite. Pour ce faire, dans la section inférieure de la boîte de dialogue, définissez les critères qui s'appliqueront au document d'où sera extraite l'entrée d'index. Ces critères devront établir une connexion au message électronique à archiver aussi précis que possible. Si plusieurs documents répondent aux critères, l'entrée d'index doit utiliser le document le plus récent.

Exemple :

Vous savez que, en général, des messages électroniques de personnes dont vous souhaitez conserver les messages ont déjà été archivés en utilisant Connect to Outlook. À partir de ces messages électroniques déjà archivés, vous voulez copier l'entrée d'index depuis le champ Société. L'adresse électronique de ces messages est également une entrée d'index et vous pouvez la trouver dans le champ Adresse électronique. Le contenu de ce champ doit établir la connexion (le matchcode) entre les messages électroniques à stocker et le document dont l'entrée d'index est à utiliser.
Pour une telle configuration, commencez par sélectionner l'armoire électronique dans laquelle les messages électroniques existants sont stockés et le champ Société, car l'entrée d'index doit en être extraite. Dans Requête de recherche, vous devez maintenant définir la connexion (le match code). Dans le champ Rechercher dans, saisissez le champ d'index DocuWare qui doit contenir une certaine entrée, dans cet exemple le champ Adresse électronique. Dans le champ Rechercher par, saisissez ce que doit contenir le champ. Dans notre exemple, il s'agit de l'adresse électronique de l'expéditeur. Sélectionnez les entrées Propriété de l'adresse électronique et Adresse de l'expéditeur dans les listes déroulantes.

Armoire électronique

Vous sélectionnez ici l'armoire électronique dans laquelle sont archivés les documents dont sont extraits les termes d'index pour les messages électroniques à stocker. Vous pouvez choisir toutes les armoires DocuWare pour lesquelles vous disposez de droits d'accès.

Pour ce type d'indexation, tous les utilisateurs ayant besoin d'utiliser la configuration de stockage doivent disposer de droits de lecture pour l'armoire sélectionnée.

Champ

Sélectionnez ici le champ d'index d'où est extrait le contenu comme entrées d'index pour les messages électroniques à stocker. Tous les champs de l'armoire sélectionnée pour laquelle vous disposez de droits d'accès sont disponibles.

Pour ce type d'indexation, tous les utilisateurs ayant besoin d'utiliser la configuration de stockage doivent disposer de droits de lecture pour le champ sélectionné.

Requête de recherche

Vous pouvez définir ici les critères qui s'appliqueront au document d'où sera extrait le terme d'index. Si plusieurs documents répondent aux critères, l'entrée d'index doit utiliser le document le plus récent.

La liaison de plusieurs critères par ET signifie qu'ils sont tous requis.

Rechercher dans

Saisissez ici le champ d'index DocuWare dans lequel un certain contenu doit être retrouvé. Tous les champs de l'armoire sélectionnée ci-dessus pour laquelle vous disposez de droits d'accès sont disponibles.

Rechercher

Saisissez ici quel type d'entrée doit être trouvé dans le champ d'index.

Propriété de l'adresse électronique	L'entrée d'index doit correspondre à l'une des propriétés du message électronique à stocker. Par exemple : Adresse électronique de l'expéditeur
Propriétés des coordonnées électroniques	L'entrée d'index doit correspondre à un élément des coordonnées des contacts Outlook, à savoir les coordonnées de l'expéditeur pour les messages électroniques entrants et celles du destinataire pour les messages sortants. Exemple : Nom de l'expéditeur/destinataire
Entrée fixe	Le document doit contenir une entrée fixe spécifique dans le champ sélectionné. Ce type est recommandé uniquement en tant que critère supplémentaire car, normalement, aucune connexion spécifique avec les messages électroniques à stocker ne peut être établie avec une telle valeur. Par exemple : Dans un champ de type de document, cela correspondrait à l'entrée fixe Message électronique si les seuls documents concernés sont des messages électroniques.
Entrée prédéfinie	L'entrée d'index doit correspondre à une entrée prédéfinie. Par exemple : Dans le champ enregistré par, utilisez CURRENTUSERSHORTNAME, s'il s'agit uniquement de documents que l'utilisateur a lui-même créés.

Saisissez l'entrée ici. Différentes fonctions sont disponibles en fonction du type d'entrée :

Propriété de l'adresse électronique	Sélectionnez la propriété du message électronique souhaitée dans la liste déroulante.
Propriétés des coordonnées électroniques	Sélectionnez les coordonnées souhaitées dans la liste déroulante.
Entrée fixe	Saisissez l'entrée souhaitée dans le champ.
Entrée prédéfinie	Sélectionnez l'une des entrées prédéfinies suivantes dans la liste déroulante : CURRENTDATE : pour la date actuelle CURRENTDATETIME : pour la date et l'heure actuelles CURRENTUSEREMAIL : l'adresse électronique de l'utilisateur DocuWare actuel telle que saisie dans DocuWare Administration CURRENTUSERLONGNAME : le nom d'utilisateur complet de l'utilisateur actuel, tel que saisi dans DocuWare Administration CURRENTUSERSHORTNAME : le nom d'utilisateur abrégé de l'utilisateur actuel, tel que saisi dans DocuWare Administration

Mode de remplissage « Requête SQL » : Éditeur

Si vous avez choisi Requête SQL comme mode de remplissage lors de l'indexation, saisissez ici la connexion vers la base de données choisie et la requête SQL. De ce fait, déterminez l'élément d'un enregistrement que vous voulez utiliser pour indexer les messages électroniques à stocker.

Paramètres de connexion

Définir la connexion à la base de données. MSSQL, MySQL et Oracle peuvent être sélectionnés comme types de base de données.

Si vous avez choisi le type de base de données MSSQL, vous pouvez sélectionner le type de connexion :

Authentification de la base de données : Avec un ID utilisateur spécial que vous saisissez en tant que nom d'utilisateur et mot de passe, Connect to Outlook se connecte à la base de données.
Même si différents utilisateurs utilisent la configuration Connect to Outlook, celle-ci utilise toujours un ID pour interroger la base de données.
Les utilisateurs de la configuration ne peuvent pas voir les données de connexion, à moins qu'ils ne disposent des droits d'administration pour la configuration.
Connexion Windows de confiance : Connect to Outlook utilise l'ID utilisateur Windows actuel.
Si différents utilisateurs utilisent la configuration Connect to Outlook, les différents identifiants correspondants sont utilisés pour interroger la base de données.
Si vous choisissez cette option, les champs nom de l'utilisateur et mot de passe ne seront pas disponibles.

Nom de l'utilisateur et mot de passe : spécifie comment Connect to Outlook se connectera à la base de données. Les utilisateurs de la configuration ne peuvent pas voir les données de connexion, à moins qu'ils ne disposent des droits d'administration pour la configuration.

Requête SQL

La requête doit toujours renvoyer une valeur unique. Si elle renvoie une liste ou un tableau, la première entrée de la première colonne est utilisée.

En ce qui concerne l'amélioration d'index avec la requête SQL, des variables sont fournies pour représenter certaines propriétés de message et peuvent être incorporées dans la requête.

Les variables (les noms ne peuvent pas être modifiés et doivent être écrits en LETTRES CAPITALES et entre parenthèses) sont les suivantes :

(BCC)
(BODY)
(CATEGORIES)
(DIRECTION)
(CC)
(CONTACT)
(EMAILSIZE)
(RECEIVEDDATETIME)
(RECEIVEDDATE)
(RECEIVER)
(SENDER)
(SENTDATETIME)
(SENTDATE)
(SUBJECT)

Exemple de requête

SELECT customername FROM Contacts where emailaddress = '(CONTACT)'

Pendant l'exécution, (CONTACT) est remplacé par l'adresse de contact appropriée dans la requête puis envoyé vers la base de données. Pour les messages entrants, le contact est l'expéditeur ; pour les messages sortants, le contact est le destinataire.