Avec Smart Search, vous recherchez des documents dans DocuWare sans avoir à quitter votre application principale, par exemple votre programme de comptabilité.
Smart Search lit le contenu de l’interface de votre application et les transfère en tant que termes de recherche vers DocuWare. Cela vous évite de saisir ou de copier manuellement du contenu dans une boîte de dialogue de recherche DocuWare.
Smart Connect comme Desktop App
Pour utiliser Smart Connect, la DocuWare Desktop App Smart Connect doit être installée sur le serveur. De plus, vous devez connecter les Desktop Apps installées localement à votre DocuWare : DocuWare Client > Menu principal > Desktop Apps > Connexion aux Desktop Apps
Comment configurer une Smart Search
Chaque Smart Search est basée sur une configuration spécifique. Dans cette configuration, vous spécifiez notamment dans quelle application Smart Search est intégrée et quels contenus de l’application sont transférés dans les champs de la boîte de dialogue de recherche.
Pour différentes applications et scénarios, vous créez différentes configurations.
Accédez à Configurations DocuWare > Intégrations > Smart Connect.
Cliquez sur Nouvelle configuration > Smart Search.
Sélectionner la source :
La source est l’application dans laquelle vous souhaitez intégrer Smart Connect, par exemple votre programme de comptabilité ou Microsoft Outlook.
Commencez par réaliser une capture d’écran de la fenêtre de cette application. Indiquez le titre de la fenêtre à l’étape suivante, Identifier, afin que Smart Connect puisse reconnaître votre application.
Identifier : Smart Connect identifie la fenêtre à partir de laquelle le contenu doit être transféré en utilisant le titre de la fenêtre.
Vous pouvez préciser l’identification en sélectionnant un opérateur et en saisissant la chaîne correspondante dans le champ du titre. Par exemple, si la fenêtre de votre application s’intitule « Application CRM », sélectionnez l’opérateur « contient » et saisissez « CRM ».Technologie de reconnaissance : Lors de la création de la capture d’écran, Smart Connect vérifie en arrière-plan si le texte peut être lu directement depuis l’application tierce via les technologies Windows. Si c’est le cas, cette méthode est sélectionnée automatiquement. Si ce n’est pas possible, une boîte de dialogue s’ouvre pour vous permettre de sélectionner la technologie appropriée.
Définir la recherche dans DocuWare :
Assignez les éléments texte ou de liste de la fenêtre capturée aux différents champs d’index du dialogue de recherche DocuWare sélectionné.
Sélectionner une armoire et une boîte de dialogue de recherche : La liste affiche les armoires DocuWare par ordre alphabétique pour lesquelles au moins une boîte de dialogue de recherche vous est attribuée.
Définir la recherche : Sélectionnez un outil.
Texte : Si vous souhaitez intégrer Smart Connect dans votre programme de comptabilité, la capture d’écran peut montrer la fenêtre avec une facture ouverte. Vous souhaitez utiliser le numéro de facture pour votre Smart Search.
Cliquez sur l’outil texte et tracez une zone de lecture à l’endroit où le numéro de facture apparaît habituellement. Reliez la zone de lecture au champ d’index « Numéro de facture », qui figure parmi les champs d’index de votre armoire à droite.Listes : Pour une liste, le texte lu est rempli sous forme de lignes individuelles dans des champs de mots-clés distincts.
Ancre : Si la zone texte ou liste à lire ne se trouve pas toujours à la même position, placez d’abord une ancre à laquelle vous attribuerez ensuite la zone de lecture.
Pour modifier la saisie du champ, cliquez sur Modifier.
Champ texte
Définir le texte : Vous pouvez définir ici une partie du texte lu à utiliser pour la recherche. Indiquez si seul le texte après, avant ou entre une certaine chaîne doit être utilisé. Vous pouvez aussi préciser la position exacte ou (par exemple pour un code-barres) définir un séparateur et sélectionner une entrée particulière.
Remplacer le texte : Vous pouvez remplacer automatiquement tout le texte lu d’une zone par un autre. Par exemple, le terme « Facture » lu sur un document peut être remplacé par « Facture - Sortante » pour l’indexation. Pour cela, vous pouvez créer une liste de toutes les entrées à remplacer. Choisissez si seuls les éléments listés ou tous les éléments doivent être remplacés.
Si tous les éléments doivent être remplacés : Si une valeur à lire manque, vous pouvez choisir d’utiliser la valeur par défaut ou de générer une erreur et d’annuler l’opération.
Options supplémentaires pour champ date et champ numérique
Pour le champ date, vous pouvez aussi préciser dans quels formats seule la date ou la date avec l’heure sont indiquées dans la zone de lecture correspondante. Par défaut, les formats correspondant aux paramètres régionaux de votre ordinateur sont utilisés. La définition des formats est importante pour que la date lue soit correctement interprétée.
Pour le champ numérique, vous pouvez aussi préciser dans quel format le nombre de la zone de lecture correspondante est défini. Par défaut, le format de nombre correspondant aux paramètres régionaux de votre ordinateur est utilisé. La définition du format est importante pour que le nombre lu soit correctement interprété.
Exécuter la recherche :
Définissez quel type d’élément l’utilisateur doit utiliser pour démarrer une Smart Search. Un bouton et un raccourci clavier sont disponibles, et ils peuvent aussi être combinés.
Bouton : Le bouton est affiché directement dans l’application sélectionnée, par exemple votre programme de comptabilité. Cliquez sur « Bouton » et tracez un cadre à l’endroit souhaité sur votre capture d’écran. Pour ajuster le libellé ou l’icône, cliquez sur Modifier dans le cadre.
Raccourci clavier : Définissez le raccourci clavier dans la barre latérale droite.
Liste de résultats au lieu du Visionneuse : Si une seule document est trouvé par la Smart Search, vous pouvez afficher la liste de résultats au lieu du Visionneuse DocuWare. Pour cela, activez l’option Toujours ouvrir la liste de résultats.