Avec Smart Index, vous indexez des documents dans DocuWare sans avoir à quitter votre application principale, par exemple votre programme de comptabilité.
Vous numérisez les factures afin qu'elles soient disponibles dans un panier DocuWare. Vous saisissez la facture dans le programme de comptabilité et l’archivez en parallèle. Pour cela, sélectionnez les factures dans le panier et choisissez l’armoire pour leur stockage. La première facture s’affiche maintenant dans la Visionneuse DocuWare et la boîte de dialogue de stockage DocuWare s’ouvre.
En parallèle, vous avez ouvert votre système de comptabilité. Vous y saisissez les données de la facture : par exemple la société, la date, le numéro de facture et le montant. De plus, votre système de comptabilité attribue un numéro unique à cet enregistrement de données.
Si vous cliquez maintenant sur le bouton Smart Index dans la boîte de dialogue de stockage DocuWare, toutes ces données de l’interface utilisateur du système de comptabilité sont transférées dans les champs correspondants de la boîte de dialogue de stockage DocuWare. Les termes d’indexation dans DocuWare sont ainsi attribués en un clic, ce qui élimine les erreurs de saisie lors de la double saisie des données – et donc aussi les incohérences entre les données du système de comptabilité et les termes d’indexation dans DocuWare.
Smart Connect comme Desktop App
Pour utiliser Smart Connect, la Desktop App Smart Connect doit être installée sur le serveur. De plus, vous devez connecter les Desktop Apps installées localement à votre DocuWare : DocuWare Client > Menu Démarrer > Desktop Apps > Connexion aux Desktop Apps
Comment configurer Smart Index
Chaque Smart Index nécessite une configuration spécifique. Dans une configuration, vous indiquez notamment l’application dans laquelle Smart Index doit être utilisée ainsi que les contenus à transférer dans les champs d’une boîte de dialogue de stockage ou d’information DocuWare. Pour différents scénarios, vous créez différentes configurations.
Vous créez des configurations pour Smart Index dans Configurations DocuWare > Intégrations > Smart Connect.
Sélectionner la source :
La source est l’application dans laquelle vous souhaitez intégrer Smart Connect, par exemple votre programme de comptabilité ou Microsoft Outlook.
Commencez par prendre une capture d’écran de la fenêtre de cette application. Saisissez le titre de la fenêtre à l’étape suivante, Identifier, afin que Smart Connect puisse reconnaître votre application.
Identifier : Smart Connect identifie la fenêtre à partir de laquelle les contenus doivent être transférés à l’aide du titre de la fenêtre. Vous pouvez préciser l’identification en sélectionnant un opérateur et en saisissant la chaîne correspondante dans le champ du titre. Si la fenêtre de votre application s’appelle par exemple « Application CRM », sélectionnez l’opérateur « contient » et saisissez « CRM ».
Technologie de reconnaissance : lors de la création de la capture d’écran, Smart Connect vérifie en arrière-plan si le texte peut être lu directement depuis l’application tierce via les technologies Windows. Si c’est le cas, cette méthode est sélectionnée automatiquement. Si cela n’est pas possible, une boîte de dialogue s’ouvre pour vous permettre de sélectionner la technologie appropriée.
Indexation
Pour indiquer quels termes d’indexation doivent être transférés à DocuWare, assignez des éléments de texte ou de liste de la fenêtre capturée aux champs d’index individuels de la boîte de dialogue DocuWare sélectionnée.
Sélectionner l’armoire et la boîte de dialogue : la liste affiche les armoires DocuWare par ordre alphabétique pour lesquelles au moins une boîte de dialogue de stockage ou d’information vous est attribuée.
Définir l’indexation : pour l’indexation, le texte est lu à partir de votre application tierce et transféré dans les champs d’index DocuWare. À cet effet, vous créez des zones de lecture, que vous pouvez positionner avec une ancre si nécessaire.
Sélectionner un outil :
Aperçu des outils Texte, Liste et Ancre
Texte : Par exemple, votre capture d’écran montre votre programme de comptabilité avec une facture ouverte et vous souhaitez utiliser le numéro de facture pour l’indexation. Cliquez sur l’outil texte et tracez une zone de lecture sur la zone du numéro. Cette zone est reliée au champ d’index « Numéro de facture », qui est listé à droite parmi les champs d’index de votre armoire. Le numéro lu apparaît dans le champ d’index.
Liste : Pour une liste, le texte lu est inséré comme lignes individuelles dans des champs de mots-clés individuels.
Ancre : Si la zone de texte ou de liste à lire ne se trouve pas toujours à une position fixe, positionnez d’abord une ancre à laquelle vous attribuez ensuite la zone de lecture.
Pour modifier la saisie du champ, cliquez sur Modifier.
Définir un champ texte :
Définir le texte : Vous pouvez définir ici une partie du texte lu à utiliser pour l’indexation. Déterminez si seul le texte après, avant ou entre une chaîne spécifique doit être utilisé. Vous pouvez également préciser la position exacte ou (par exemple pour un code-barres) définir un séparateur et sélectionner une entrée spécifique.
Remplacer le texte : Vous pouvez remplacer automatiquement tout le texte lu d'une zone par un autre. Par exemple, le terme « Facture » lu sur un document peut être remplacé pour l’indexation par « Facture – Sortante ». Pour cela, vous pouvez créer une liste de toutes les entrées à remplacer. Choisissez si seuls les éléments listés ou tous les éléments doivent être remplacés.
Si tous les éléments doivent être remplacés : Si une valeur à lire manque, vous pouvez choisir d’utiliser la valeur par défaut ou de générer une erreur et d’annuler le processus.
Options supplémentaires pour champ date et champ numérique
Pour le champ date vous pouvez également indiquer dans quels formats seule la date ou la date avec l'heure sont indiquées dans la zone de lecture associée. Par défaut, les formats correspondant aux paramètres régionaux de votre ordinateur sont utilisés. La définition des formats est importante pour que la date lue soit correctement interprétée.
Pour le champ numérique, vous pouvez également indiquer dans quel format le nombre dans la zone de lecture associée est défini. Par défaut, le format de nombre correspondant aux paramètres régionaux de votre ordinateur est utilisé. La définition du format est importante pour que le nombre lu soit correctement interprété.