DocuWare Intelligent Indexing classifie les documents en plusieurs types et recherche automatiquement les mots d'index pertinents dans ou pour les documents.
Il vous suffit de confirmer les termes suggérés ou de les améliorer. Avec ces retours, Intelligent Indexing apprend constamment pour que les mots d'index recommandés pour les types de documents connus puissent être assignés automatiquement et de manière fiable en un court laps de temps.
Voyons comment Intelligent Indexing fonctionne :
Scannez les documents papier entrants avec DocuWare Scan dans un bac pour lequel Intelligent Indexing est activé. Les mots de l'index sont assignés automatiquement :
Les documents qu'Intelligent Indexing a indexés de manière fiable sont marqués en vert et peuvent être stockés automatiquement.
Pour les autres documents, vous pouvez vérifier l'indexation dans le dialogue de stockage. Dans ce cas, le document s'ouvrira dans la visionneuse DocuWare.
Si vous modifiez les suggestions d'Intelligent Indexing, DocuWare enverra ces modifications à Intelligent Indexing. Les documents similaires seront indexés correctement à l'avenir.
Plus d'informations sur Intelligent Indexing :
Lecture du fond : Livre blanc sur Intelligent Indexing
Si vous rencontrez des problèmes avec l'Intelligent Indexing, lisez la FAQ d'assistance.
Types d'implémentations
Selon la façon dont vous utilisez Intelligent Indexing, vous devez compléter différentes étapes pour configurer le système.
Retrouvez en un coup d'œil les différentes implémentations :
1. Intelligent Indexing en tant que service Web
En tant que service Web avec DocuWare Cloud :
En tant que service Web d'une installation sur site :
Étape 1 : Activez Intelligent Indexing pour votre système
Étape 2 : Configurez un dialogue de stockage pour Intelligent Indexing
2. Intelligent Indexing en tant que module complémentaire d'un module sur site
Étape 1 : Installez Intelligent Indexing dans votre système DocuWare
(aucun lien ici car le manuel est inclus dans le paquet logiciel)Étape 2 : Configurez un dialogue de stockage pour Intelligent Indexing
Comment configurer Intelligent Indexing
Pour chaque type d'implémentation, allez dans Configuration > Indexation > Intelligent Indexing.
La page d'accueil du module de configuration fournit trois domaines : Activer, Configurer et Personnaliser.
Activer
Activer Intelligent Indexing pour votre système DocuWare. Cela est uniquement nécessaire si vous utilisez le service Intelligent Indexing pour une installation sur site.
Configurer
Définissez au moins un dialogue de stockage et un bac utilisés pour Intelligent Indexing
Configuration d'Intelligent Indexing pour le dialogue de stockage
Pour chaque armoire pour laquelle vous souhaitez utiliser Intelligent Indexing, un dialogue de stockage spécifié est requis.
Pour assurer une indexation cohérente, DocuWare recommande de configurer un seul dialogue de stockage pour Intelligent Indexing dans une armoire.
Si vous avez besoin de plusieurs dialogues de stockage avec Intelligent Indexing pour une armoire, assurez-vous d'affecter les mêmes champs d'Intelligent Indexing aux champs DocuWare utilisés.
Allez dans Configuration de DocuWare > Dialogues > stockage > Armoires.
Choisissez une armoire.
C'est à vous de décider si vous souhaitez activer une boîte de dialogue existante pour Intelligent Indexing ou créer une nouvelle boîte de dialogue.
Pour le dialogue de stockage souhaité, activez l'option Utiliser Intelligent Indexing pour remplir automatiquement les champs d'index.
Configurer les champs de dialogue :
Liez les champs d'Intelligent Indexing, par exemple le type de document, la personne de contact ou le numéro de client, avec les champs de dialogue de stockage.
Pour le champ Type de document d'Intelligent Indexing, vous spécifiez également la langue dans laquelle l'entrée d'index appropriée doit être utilisée.
Activez Intelligent Indexing pour un bac
Intelligent Indexing est toujours exécuté dans les bacs. Assignez le dialogue de stockage que vous avez spécifié pour Intelligent Indexing dans le bac.
Allez dans Configuration de DocuWare > Bac.
Sélectionnez un bac.
Cliquez sur Dialogue de stockage configuré pour Intelligent Indexing.
Affecter UN SEUL dialogue de stockage pour un bac
Un seul dialogue de stockage peut être utilisé pour Intelligent Indexing dans un bac. Si vous décidez d'utiliser Intelligent Indexing dans plusieurs dialogues de stockage pour une armoire, vous avez besoin d'au moins le même nombre de bacs.
Personnaliser
Pour qu'Intelligent Indexing puisse être utilisé pour incorporer des documents indexés dans d'autres processus de l'entreprise automatisée, modifiez les termes d'indexation qu'Intelligent Indexing fournit.