Para firmar un documento con el servicio de firmas DocuWare (por ejemplo, un contrato), primero se debe almacenar el documento en un archivador. El servicio se inicia entonces dentro de una tarea de flujo de trabajo.
Tras esta activación, se llevan a cabo varios pasos entre la persona 1 que solicita una firma en un flujo de trabajo de DocuWare y la persona 2 que firma el documento. Ambos pueden ser también la misma persona.
En principio, el proceso de firma con el servicio de firmas DocuWare es siempre el mismo:
El flujo de trabajo envía información sobre el documento y la firma al servicio de firmas.
El servicio de firmas DocuWare carga el documento desde DocuWare y lo transfiere al proveedor de servicios de firmas.
El proveedor de servicios de firmas informa a la persona firmante por correo electrónico.
La persona que debe firmar abre el enlace enviado con el documento e inicia el proceso de firma.
El proveedor de servicios de firmas autentifica a la persona que firma el documento.
La firma está vinculada al documento.
El proveedor de servicios de firmas informa al servicio de firmas de que el documento está firmado.
El servicio de firmas DocuWare carga el documento desde el proveedor de servicios de firmas y lo almacena en DocuWare.
Un documento puede ser firmado por una sola persona o por varias. El proceso de firma es siempre el mismo para cada firmante, porque una firma electrónica está siempre vinculada a la persona que la ejecuta.
El tipo de firma que se elija, firma electrónica avanzada (AES) o cualificada (QES), depende siempre del tipo de documento, de los requisitos legales, de si deben firmar una o varias personas y del nivel de seguridad de la firma. Lea más sobre este tema en el capítulo Cumplimiento normativo mediante firmas electrónicas en todo el mundo.
Las diferentes opciones de firma
Los procedimientos de firma difieren principalmente en el método de autenticación. Las opciones de autenticación que se describen a continuación suponen que: La persona 1 (P1) trabaja en una empresa que utiliza DocuWare. La persona 2 (P2) puede ser un compañero interno o un socio comercial externo, pero no tiene por qué ser un usuario de DocuWare. Siempre es la persona 1 la que solicita la firma dentro de un flujo de trabajo y la persona 2 la que firma.
Validated ID: Remota (AES)
La persona 2 no necesita registrarse a Validated ID.
Pasos:
P2 indica a P1 su nombre, su dirección de correo electrónico y su número de teléfono con SMS.
P1 introduce los datos de P2 en el formulario del flujo de trabajo y así solicita la firma de la Validated ID.
P2 recibe un correo electrónico con el enlace al documento y un SMS con un TAN, que utiliza para activar la firma.
Validated ID: Método biométrico (AES)
La persona 2 no necesita registrarse a Validated ID.
Pasos:
P1 trabaja en la recepción de una empresa y comprueba visualmente la identidad del visitante P2. P1 confirma la identidad de P2 e introduce su nombre en el formulario en una tarea de flujo de trabajo. La información se envía a una tableta de firmas.
P2 firma en la tableta, almacenándose así datos biométricos como la presión de la escritura para una posible verificación posterior.
Validated ID: Método centralizado (AES)
La persona 1 y la persona 2 trabajan en la misma empresa que tiene un contrato con Validated ID. P2 está registrado con Validated ID.
Pasos:
P2 indica a P1 su nombre, su dirección de correo electrónico y la ID de usuario que P2 ha recibido de Validated ID al autenticarse (que puede ser, por ejemplo, un número de pasaporte).
P1 introduce los datos de P2 en el formulario del flujo de trabajo y así solicita la firma.
P2 firma el documento.
Validated ID: Método centralizado (QES)
La persona 1 y la persona 2 trabajan en la misma empresa que tiene un contrato con Validated ID. P2 está registrado en Validated ID y se ha sometido a una identificación independiente con Validated ID para obtener un certificado cualificado.
Pasos:
P2 indica a P1 su nombre, su dirección de correo electrónico y la ID de usuario que P2 ha recibido de Validated ID al autenticarse (que puede ser, por ejemplo, un número de pasaporte).
P1 introduce los datos de P2 en el formulario del flujo de trabajo y así solicita la firma.
P2 firma el documento con el certificado cualificado.
DocuSign: Sin autenticación (AES)
La persona 2 no necesita registrarse a DocuSign.
Pasos:
P2 indica a P1 su nombre y su dirección de correo electrónico.
P1 introduce los datos de P2 en el formulario del flujo de trabajo y así solicita la firma de DocuSign.
P2 recibe un correo electrónico con un enlace al documento en DocuSign, donde lo firma.
DocuSign: Autenticación vía SMS (AES)
La persona 2 no necesita registrarse a DocuSign.
Pasos:
P2 indica a P1 su nombre, su dirección de correo electrónico y su número de teléfono con SMS.
P1 introduce los datos de P2 en el formulario del flujo de trabajo y así solicita la firma de DocuSign.
P2 recibe un correo electrónico con un enlace al documento en DocuSign. P2 recibe un TAN de DocuSign vía SMS, que utiliza para activar la firma.
DocuSign: Autenticación vía llamada telefónica (AES)
La persona 2 no necesita registrarse a DocuSign.
Pasos:
P2 indica a P1 su nombre, su dirección de correo electrónico y su número de teléfono.
P1 introduce los datos de P2 en el formulario del flujo de trabajo y así solicita la firma de DocuSign.
P2 recibe un correo electrónico de DocuSign con un enlace al documento, así como la información recibida por teléfono, por ejemplo, un código, con el que P2 activa la firma.
DocuSign: Autenticación vía código de acceso (AES)
La persona 2 no necesita registrarse a DocuSign.
Pasos:
P2 indica a P1 su nombre y su dirección de correo electrónico.
P1 introduce los datos de P2 y un código (p. ej. una contraseña) en el formulario del flujo de trabajo y así solicita la firma de DocuSign.
P2 recibe un correo electrónico con un enlace al documento en DocuSign.
P2 transfiere activamente el código a P1. Esto se puede hacer verbalmente (conversación cara a cara, llamada telefónica) o a través de un acuerdo previo (por ejemplo, la fecha de nacimiento o un número de socio siempre se pueden utilizar como código).
P2 utiliza el código para activar la firma.
DocuSign: Autenticación basada en el conocimiento (solo en EE. UU., AES)
La persona 2 no necesita registrarse a DocuSign.
Pasos:
P2 indica a P1 su nombre y su dirección de correo electrónico.
P1 solicita la firma y transmite el nombre y la dirección de correo electrónico de P2 a DocuSign.
El P2 recibe un correo electrónico con un enlace al documento y debe responder a una pregunta personalizada de opción múltiple basada en sus conocimientos formulada por DocuSign.