DocuWare trabaja con proveedores de servicios de firmas como Validated ID o DocuSign para firmar documentos en un flujo de trabajo de DocuWare. Ambos son proveedores de servicios de confianza (TSP, por sus siglas en inglés). Los procedimientos de firma de Validated ID y DocuSign ofrecen diferentes procedimientos de autenticación que puede especificar en función del método de firma que elija.
Los métodos de firma son la firma electrónica avanzada (AES, por sus siglas en inglés) y la firma electrónica cualificada (QES, por sus siglas en inglés), que se explican con más detalle en el capítulo Cumplimiento normativo mediante firmas electrónicas en todo el mundo.
Validated ID
Validated ID generalmente envía un correo electrónico al firmante con un enlace al documento. El firmante puede elegir entre los siguientes métodos de autenticación para firmar, dependiendo de cómo se haya enviado la solicitud y del método de firma AES asociado:
Remoto: autenticación por SMS (AES)
Cuando se envía un documento a Validated ID para ser firmado, el destinatario recibe un mensaje SMS que le permite firmar el documento.Biométrico: autenticación in situ (AES)
Un cliente firma en una tableta. Los datos biométricos, como la presión y la velocidad de escritura, se registran e integran en el documento con la firma. Los dispositivos utilizados deben estar registrados de antemano y, por lo tanto, son conocidos por el proveedor de servicios de firmas (dispositivos compatibles). Únicamente en el caso del método biométrico se enviará un documento directamente a un dispositivo registrado para su firma.Centralizado - autenticación única con el proveedor de servicios de firmas (AES/QES)
Con esta firma, Validated ID almacena un certificado que confirma la identidad del usuario tras identificarlo. Esto permite que los usuarios se autentiquen y firmen documentos con una identificación validada desde cualquier lugar y en cualquier momento.
DocuSign
DocuSign envía un correo electrónico al firmante con un enlace al documento. La persona que inicia un proceso de firma puede elegir entre los siguientes métodos de autenticación para firmar, dependiendo de cómo se haya enviado la solicitud y del método de firma AES o QES asociado:
Sin autenticación especial (AES)
Autenticación por llamada telefónica (AES)
Autenticación por código de acceso, por ejemplo, contraseña (AES)
Autenticación por SMS (AES)
Autenticación basada en el conocimiento (AES). En este método, disponible solo en los Estados Unidos, los firmantes responden a preguntas específicas sobre sí mismos, cuyas respuestas están disponibles en los registros públicos (por ejemplo, las direcciones actuales y anteriores).