Tema central: Proceso de la compra al pago mejorado

Esta última versión ofrece mejoras significativas para el proceso de compra con DocuWare. La optimización del cotejo de datos de tablas procedentes de distintas fuentes, así como la comprobación cruzada ampliada de las partidas de facturas y las nuevas funciones para formularios y facturas XML aportan muchas ventajas a los clientes.

Tablas en formularios de DocuWare

Componente: DocuWare Forms

Ahora puede insertar tablas en los formularios web de DocuWare. Esto simplifica la introducción estructurada de datos y sienta las bases para el procesamiento automatizado.

Browser Table in Webform
Formulario web de solicitud de pedido de compra con una tabla para introducir los artículos deseados

Aplicaciones

  • Formulario de pedido de compra: Tabla para introducir los artículos solicitados (primer paso en el proceso de la compra al pago)

  • Formulario de gastos de viaje: Tabla para registrar los gastos durante un viaje de negocios, como comidas en restaurantes y viajes en taxi.

  • Formulario de pedido: Tabla para los artículos que el cliente quiere pedir

Ventajas

  • Los usuarios de formularios pueden introducir datos fácilmente en un formato estructurado

  • Los datos estructurados pueden procesarse fácilmente en flujos de trabajo automatizados

Cómo hacerlo

Table in Forms designer EN
Tabla en Diseñador de formularios

Las tablas se insertan como cualquier otro campo, arrastrándolas y soltándolas desde la barra de herramientas del Diseñador de formularios. Puede tener varias tablas en un formulario, cada una con un máximo de 12 columnas. Como formatos de columna se admiten texto de una línea, numérico, fecha y desplegable. El número de filas que el usuario puede rellenar puede limitarse a un máximo o establecerse en un valor fijo. El máximo absoluto es de 200 filas por tabla.
Los campos de tabla no se admiten actualmente en los formularios de fusión. En Knowledge Center encontrará información detallada sobre las tablas en los formularios.

Importar datos de facturas XML en tablas de índice

Componente: Importación

Al importar una factura XML, los elementos enumerados pueden capturarse ahora en tablas de índice. Esto ayuda a procesar las facturas electrónicas dentro de su flujo de trabajo de la compra al pago.

Aplicación

  • Importa regularmente facturas a DocuWare y desea que se procesen en el flujo de trabajo con los datos del artículo escritos en las tablas de índice.

Ventajas

  • Todos los datos de los artículos de las facturas electrónicas se capturan automáticamente

  • Procesamiento automático en el flujo de trabajo

  • Sin trabajo manual: elimina los errores de introducción de datos

Cómo hacerlo

XML invoice_DE

Su factura XML de muestra tiene al menos dos elementos. Basta con conectar uno de ellos a una fila de la tabla de índice y todas las demás partidas de la factura se introducirán automáticamente en la tabla. Sus facturas XML pueden seguir cualquier formato compatible con DocuWare (por ejemplo, ZUGFeRD, XRechnung, FatturaPA o FacturX).

Flujo de trabajo: Cotejo avanzado de datos de tablas

Componente: Workflow Designer

Ahora puede cotejar tablas de diferentes fuentes de tablas basándose en expresiones aritméticas. Con esta potente herramienta de adaptación de datos, puede hacer que su cotejo de elementos de línea sea aún más flexible y sólido: Le permite eliminar las fuentes de error más comunes o el esfuerzo adicional al digitalizar facturas u otros documentos.

Aplicaciones

  • Coteje por similitud y evite errores debidos a defectos de escaneado
    Tiene una orden de compra con un número de artículo que termina con "M5". Sin embargo, debido a un error de OCR el PDF de la factura escaneada muestra "MS" en su lugar. Sin embargo, DocuWare procesa correctamente la factura porque ha configurado el cotejo de elementos de línea basándose en la similitud mediante la función de comparación de cadenas difusas.

    Comparar dos cadenas y devolver su similitud, por ejemplo:
    - Peter Peterson _~ Peter Pitersen = 93 % de similitud
    - S523-A336MS ~ S523-A336M5 = 95 % de similitud

  • Coteje con expresiones regulares y adapte los ID de artículo y las cadenas a sus necesidades
    El ID de artículo de la orden de compra tiene números y caracteres. En cambio, el ID de artículo en la factura solo tiene números. Para cotejar solo los números, elimine los caracteres del ID mediante expresiones regulares.

    Cambiar una cadena según un patrón, por ejemplo:
    - Quitar todos los dígitos de una cadena de entrada basándose en el patrón \d: Something123Anything => SomethingAnything
    - Dividir una cadena de entrada basándose en el patrón \d+: Something123Anything => Something, Anything
    - Comprobar si una cadena coincide con el patrón [A-Z0-9]\d{3}-\d{3}: A123-456 => true

Además, mediante los métodos LINQ, ahora también puede comprobar más fácilmente si hay discrepancias en la cantidad o el precio en la columna de estado, por ejemplo.

Ventajas

  • Acelera el proceso

  • Permite desviaciones y más tolerancia

  • Más robustez y flexibilidad del cotejo

Cómo hacerlo

WF_ArithExp_RegEx_EN

Vaya a Datos de tabla > Filas > Condiciones de código coincidente y defina las reglas de coincidencia utilizando expresiones aritméticas. El resultado debe ser "true" o "false" (booleano).
Para las expresiones aritméticas, consulte la documentación del analizador de expresiones de flujo de trabajo. Aquí puede encontrar un ejemplo de configuración para un flujo de trabajo de cotejo a tres bandas.

Asignar datos de archivadores a tablas de índices

Componente: Workflow Designer

Para asignar datos a tablas de índice, ahora puede seleccionar Archivador como fuente.

Aplicación

  • Cotejar los artículos de línea de tabla de índice con las entradas de índice existentes de un archivador y, si es necesario, llevar estos valores a la tabla de índice del documento actual.

Ventajas

  • Asignar datos más rápido

  • Más flexibilidad

Cómo hacerlo

WF_Assign data from file cabinets_EN

Cotejar datos de más documentos y fusionarlos en una tabla índice

Componente: Workflow Designer

Al asignar datos a la tabla de índice de un documento, ahora puede obtener datos de hasta 20 documentos diferentes del mismo tipo. Además, se pueden cotejar hasta 10 valores por asignación de datos y se pueden sumar valores numéricos en la columna de decimales.

Aplicaciones

  • Hay varios pedidos de compra cuyos artículos se combinan en una sola factura. Recupera los datos de todos los pedidos de compra para realizar un cotejo a 2/3 bandas con la factura.

  • Desea determinar la cantidad de un artículo que no se entregó de una sola vez y que, por lo tanto, existe en varias facturas de entrega. Asigna la cantidad totalizada y realiza un cotejo a 2/3 bandas.

Ventajas

  • Automatizar los complejos procesos de compra a pago

  • Ahorro de tiempo

Cómo hacerlo

WF_Process multiple matches_0

En la ficha Fuente, especifica el número de documentos de cuyos metadatos se recuperan los datos.

WF_Process multiple matches_1

En Filas, en la nueva sección Varias coincidencias, active Procesar hasta 10 filas coincidentes.

WF_Process multiple matches_2

En la ficha Columnas, active la opción para agregar más valores a los ya existentes.

API de REST de Platform para servicios web

Componente: Workflow Designer

Ahora, en la actividad de servicios web, puede conectarse a la API REST de DocuWare Platform, además de a servicios web SOAP y REST externos. Elija entre puntos de conexión predefinidos para operaciones en archivadores, documentos y usuarios.
Además, ya no tendrá que preocuparse de la autenticación, ya que DocuWare la realiza automáticamente.

Aplicaciones

  • Después de procesar una factura entrante en el software de contabilidad, desea poner automáticamente un sello de "Pagado" en el documento en DocuWare.

  • Concede dinámicamente derechos de acceso a los miembros del mismo departamento que el del solicitante una vez aprobado su pedido.

  • Desea consultar el estado de ausencia de un usuario concreto para decidir qué hacer a continuación en el flujo de trabajo.

Ventajas

  • Automatización adicional de subprocesos

  • Configure las tareas más rápido con más opciones

Cómo hacerlo

Al utilizar los puntos de conexión predefinidos, verá una configuración simplificada: los campos que aún debe rellenar aparecen resaltados, como el ID del archivador y el ID del documento.

WF_Platform REST API_1

WF_Platform REST API_2

Formularios: Comportamiento de los campos ocultos

Componente: DocuWare Forms

Cuando se utilizan formularios web en combinación con formularios de fusión, hay una nueva función relativa a los campos ocultos: Ahora puede especificar si el contenido de los campos ocultos en el formulario web debe transferirse al formulario de fusión. Hasta ahora, estos valores se transferían siempre.

Aplicación

Proceso de pedidos: Al introducir los datos en el formulario web, se puede generar un formulario de pedido completado.
En el Knowledge Center se describe detalladamente un escenario de ejemplo con instrucciones de configuración.

Ventajas

  • Presentación y utilización coherentes de los datos de entrada

  • Procesos más ágiles

Cómo hacerlo

La opción "Mostrar valores de campos ocultos en PDF" se encuentra en la ficha "Salida" del Diseñador de formularios de fusión. No está marcada de forma predeterminada para los nuevos formularios. Para los formularios existentes, está marcada de forma predeterminada para que el comportamiento no cambie con la actualización.

La función se agregó retroactivamente en la versión 7.8 de DocuWare y ya está disponible para todos los clientes de DocuWare Cloud. En los sistemas in situ, forma parte de todas las versiones a partir de la 7.8.0.12972 (25 de mayo de 2023)