Componente: complemento de DocuWare para Microsoft Outlook
El complemento para Outlook de DocuWare, disponible desde enero de 2024, ofrece una conexión perfecta de DocuWare Cloud con Microsoft Outlook, tanto con la versión web como con la de escritorio. Los usuarios pueden archivar su correo electrónico en una bandeja DocuWare o directamente en un archivador, eligiendo qué archivos adjuntos desean transferir a DocuWare.
Estas son las nuevas características y opciones:
Enviar y almacenar
La funcionalidad «Enviar y almacenar», conocida del módulo DocuWare Connect to Outlook, ahora también está disponible en el complemento de DocuWare para Microsoft Outlook. Esto le permite almacenar directamente sus correos electrónicos, incluidos los archivos adjuntos, en las bandejas de DocuWare mientras los envía. La opción puede utilizarse a petición o por defecto para almacenar automáticamente todos los correos electrónicos salientes.
He aquí cómo
Como usuario, active la nueva funcionalidad de almacenamiento en el área Ajustes.
Una vez hecho esto, la función de enviar y almacenar puede utilizarse bajo demanda.
Para utilizar la función por defecto para almacenar todos los correos electrónicos salientes, los usuarios deben activar la opción correspondiente y definir el ámbito de almacenamiento, el cuerpo del correo electrónico y/o los archivos adjuntos, y la bandeja utilizada como ubicación de almacenamiento por defecto.
Para el uso bajo demanda, el usuario debe seleccionar individualmente una bandeja de documentos.
Almacenar correos electrónicos y archivos adjuntos de buzones compartidos
Los usuarios con acceso a buzones compartidos ahora también pueden almacenar correos electrónicos de esos buzones compartidos en DocuWare. Esto garantiza que no se limiten a archivar correos electrónicos únicamente de su correo electrónico personal de trabajo.
En cuanto un usuario haya almacenado un correo electrónico de un buzón de este tipo en DocuWare, se activará la categoría «DocuWare» para ese correo en el buzón de Outlook. Con este indicador, todos los demás usuarios con acceso a ese buzón pueden ver que el correo electrónico ya ha sido almacenado en DocuWare.
Almacenar correos electrónicos y archivos adjuntos directamente desde dispositivos móviles
Ahora puede beneficiarse del complemento de DocuWare para Microsoft Outlook en su dispositivo móvil (iOS y Android). Es accesible en la aplicación Outlook y permite almacenar correos electrónicos en bandejas de DocuWare.
He aquí cómo
Antes de utilizarlo por primera vez, el usuario debe conectarse al sistema DocuWare.
Si el usuario ya ha utilizado el complemento de DocuWare para la versión del navegador de Microsoft Outlook, es de esperar que la pantalla de inicio de sesión esté rellenada previamente.
Para almacenar un correo electrónico en DocuWare, el usuario debe definir el ámbito (cuerpo del correo electrónico y/o archivos adjuntos) y una bandeja de documentos como ubicación de almacenamiento.
Sincronizar ubicaciones de almacenamiento
Con esta opción activada, las bandejas de documentos y los diálogos del archivador se muestran en el complemento de Outlook en el mismo orden y visibilidad que en el DocuWare Web Client.
Si la opción está desactivada, los usuarios pueden personalizar el orden y los ajustes de visibilidad de sus almacenes específicamente para el complemento de Outlook.
Esto permite utilizar diálogos de almacenamiento especiales solo para el complemento, por ejemplo con campos de índice rellenados previamente para un archivado aún más rápido.
Borrar la memoria caché
Al borrar la memoria caché se restablecerán todos los ajustes a los valores predeterminados. De este modo también se elimina la conexión con el sistema DocuWare.