DocuWare E‑Invoicing Service conecta su entidad jurídica, como una empresa, con las redes de facturación electrónica y las autoridades fiscales específicas de cada país para enviar y recibir facturas electrónicas conformes con la normativa.
Una vez registrada su entidad jurídica en DocuWare E‑Invoicing Service, conéctela a DocuWare y configure cómo se envían y reciben las facturas electrónicas. Realice esta configuración por separado para cada entidad jurídica registrada.
Los requisitos previos para el E‑Invoicing Service se enumeran en el artículo Resumen: DocuWare E‑Invoicing Service.
Para configurar los flujos de trabajo de facturas electrónicas entrantes y salientes, consulte el artículo Cómo configurar flujos de trabajo para DocuWare E‑Invoicing Service.
1. Configurar un nuevo E‑Invoicing Service
Vaya a Configuraciones de DocuWare > Integraciones > E‑Invoicing.
Seleccione Nuevo E‑Invoicing Service.
Introduzca un Nombre único para esta configuración. Use un nombre que identifique claramente la entidad jurídica y su propósito, por ejemplo «DE | Nombre de la empresa». El nombre de la configuración también se utiliza como variable de flujo de trabajo
ConfigurationNamepara hacer referencia a la configuración del E‑Invoicing Service en un flujo de trabajo de DocuWare.Complete la configuración pestaña por pestaña, tal como se describe en los siguientes artículos:
2. Guardar y activar
Una vez completadas todas las pestañas de configuración, seleccione Guardar. DocuWare comprueba la configuración y la conexión y muestra el resultado:
Conexión correcta: la configuración se ha guardado. Seleccione Ver resumen del proveedor para volver al resumen de E‑Invoicing, o siga los enlaces para continuar con la configuración del Workflow Designer.
Error: aparece un mensaje que indica qué ajuste debe corregirse. Corrija los campos indicados y seleccione Guardar de nuevo.
Tras guardar correctamente, active la configuración en el resumen de E‑Invoicing marcando la casilla Activo de la entrada correspondiente. El E‑Invoicing Service queda activo para esta entidad jurídica y listo para enviar y recibir facturas electrónicas.
3. Gestionar configuraciones
En el resumen de E‑Invoicing, dentro de Configuraciones de DocuWare > Integraciones > E‑Invoicing, puede editar, copiar y eliminar las configuraciones existentes.
Para realizar las siguientes acciones, necesita:
El permiso Configurar E‑Invoicing en Gestión de usuarios
El permiso Administrar sobre la configuración específica
Editar
Seleccione el icono Editar para abrir y modificar una configuración existente. Según el país y el estado de activación de la configuración, es posible que algunos campos no se puedan editar después de la activación.
Copiar
Seleccione el icono Copiar para crear un duplicado de una configuración existente. La copia incluye todos los ajustes de configuración, como la selección de formatos, las preferencias de documentos agrupados y los permisos. El Nombre de la empresa y la configuración de Peppol no se copian, ya que son específicos de la cuenta de la entidad jurídica registrada.
Tras copiar, seleccione la empresa para la nueva entidad jurídica y ajuste el resto de configuraciones según sea necesario. Esto resulta útil cuando se configuran varias entidades jurídicas con configuraciones similares.
Eliminar
Seleccione el icono Eliminar para eliminar una configuración. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación.
Qué ocurre al eliminar una configuración:
Se elimina la configuración de DocuWare.
La cuenta subyacente del E‑Invoicing Service permanece activa. Las facturas electrónicas enviadas al ID Peppol asociado pueden seguir recibiéndose.
El historial de configuración deja de estar accesible una vez que se crea una nueva configuración para la misma entidad jurídica.
Eliminar una configuración no cancela el contrato de DocuWare E‑Invoicing Service para esta entidad jurídica.
Para reanudar el procesamiento de facturas electrónicas en DocuWare, cree una nueva configuración para la misma entidad jurídica repitiendo los pasos de 1. Configurar un nuevo E‑Invoicing Service.
Información: cancelación del contrato de DocuWare E‑Invoicing Service
Cancelar el contrato de una entidad jurídica es distinto de eliminar la configuración y tiene consecuencias permanentes:
La cuenta del E‑Invoicing Service se elimina de forma permanente.
Ya no se podrán recibir facturas electrónicas para el ID Peppol asociado.
La configuración no se puede activar.
El flujo de trabajo de DocuWare devuelve: «No dispone de una licencia válida de E‑Invoicing para procesar esta solicitud.»
Para volver a usar DocuWare E‑Invoicing Service para esta entidad jurídica tras la cancelación del contrato, se requiere un nuevo pedido y un nuevo registro.
4. Historial
Para ver el historial de procesamiento de las facturas electrónicas enviadas y recibidas, seleccione el icono Historial en la columna Acciones del resumen de E‑Invoicing. Se abre el Task Viewer para la configuración seleccionada.
Task Viewer
El Task Viewer muestra el historial de procesamiento de la configuración de E‑Invoicing de la entidad jurídica seleccionada. Use el filtro de fecha Desde para acotar las entradas mostradas.
El Task Viewer se divide en dos secciones:
Facturas recibidas: enumera todas las facturas electrónicas recibidas a través del E‑Invoicing Service.
Facturas enviadas: enumera todas las facturas electrónicas enviadas a través del E‑Invoicing Service.
Cada entrada muestra la siguiente información:
Columna | Descripción |
|---|---|
Recibido / Enviado el | Fecha y hora de la transacción |
ID del documento | El ID del documento en DocuWare (selecciónelo para abrir el documento en el Visor) |
ID de red | El ID de referencia de la transacción de red, por ejemplo, el ID de transacción Peppol |
Estado | Completado o Error |
Mensaje de error | Detalles del error, si procede. Pase el ratón por encima de la entrada para ver el mensaje de error completo. |
Seleccione una entrada para abrir la vista Detalles de la factura, que ofrece:
ID de factura: identificador interno de la factura
ID del documento: referencia del documento en DocuWare
ID del archivador: el archivador en el que se almacena la factura
ID de red: el ID de referencia de la transacción de red
Historial de estado: un registro detallado de todos los pasos de procesamiento con marcas de tiempo, actualizaciones de estado y posibles mensajes de error
Tras una transacción correcta, DocuWare almacena automáticamente el ID de red en el documento correspondiente, lo que le permite rastrear la factura entre sistemas.
Información: archivado a largo plazo de las facturas electrónicas
Las facturas electrónicas se transportan a través de redes como Peppol o KSeF, pero no se almacenan en estas redes a largo plazo. La obligación legal de archivar las facturas electrónicas recae en la empresa que las emite o las recibe. Los periodos de conservación varían según el país; por ejemplo, 10 años en Alemania conforme a las GoBD. DocuWare actúa como su archivo a largo plazo para las facturas electrónicas y garantiza que los documentos permanezcan accesibles e inalterables durante el periodo de conservación exigido.
Importante: asegúrese siempre de almacenar la factura electrónica original, ya que es el documento legalmente vinculante a efectos fiscales y de auditoría.