DocuWare E‑Invoicing Service conecta su entidad jurídica, como una empresa, con las redes de facturación electrónica y las autoridades fiscales específicas de cada país para enviar y recibir facturas electrónicas conformes con la normativa.
Una vez registrada su entidad jurídica en DocuWare E‑Invoicing Service, conéctela a DocuWare y configure cómo se envían y reciben las facturas electrónicas. Realice esta configuración por separado para cada entidad jurídica registrada.
Los requisitos previos para el E‑Invoicing Service se enumeran en el artículo Resumen: DocuWare E‑Invoicing Service.
Para configurar los flujos de trabajo de facturas electrónicas entrantes y salientes, consulte el artículo Cómo configurar flujos de trabajo para DocuWare E‑Invoicing Service.
1. Configurar un nuevo E‑Invoicing Service
Vaya a Configuraciones de DocuWare > Integraciones > E‑Invoicing.
Seleccione Nuevo E‑Invoicing Service.
Introduzca un Nombre único para esta configuración. Use un nombre que identifique claramente la entidad jurídica y su propósito, por ejemplo «DE | Nombre de la empresa». El nombre de la configuración también se utiliza como variable de flujo de trabajo
ConfigurationNamepara hacer referencia a la configuración del E‑Invoicing Service en un flujo de trabajo de DocuWare.Complete la configuración pestaña a pestaña tal como se describe a continuación.
Pestaña «Conexión del proveedor»
En la pestaña Conexión del proveedor, establezca la conexión entre DocuWare y su entidad jurídica registrada.
Tipo de entorno del proveedor
Producción: seleccione esta opción para configuraciones productivas y en uso.
Staging: seleccione esta opción para probar la configuración antes de su puesta en marcha. Esta opción solo está visible si se ha habilitado un entorno de staging para su cuenta.
Nombre de la empresa: seleccione la entidad jurídica para la que desea configurar el E‑Invoicing Service. El desplegable muestra todas las entidades jurídicas registradas y confirmadas. Solo están disponibles las empresas cuyo registro se haya completado correctamente.
País de la empresa: se rellena automáticamente una vez establecida la conexión. Solo lectura. El país determina qué tipos de transporte y qué opciones específicas del país están disponibles en las siguientes pestañas.
Usuario del servicio: la cuenta de usuario bajo la que se ejecuta el E‑Invoicing Service. Para asignar otro usuario, seleccione Cambiar usuario. Este usuario debe tener permiso para ejecutar un flujo de trabajo de DocuWare con el E‑Invoicing Service. Se recomienda una cuenta de servicio dedicada para facilitar el seguimiento en el historial del flujo de trabajo del documento.
Seleccione Probar conexión para verificar la conexión. Si se realiza correctamente, se muestra el estado Conectado y se le guiará a la siguiente pestaña.
Pestaña «Configuración de Peppol»
La pestaña Configuración de Peppol muestra los datos de conexión de su entidad jurídica con la red Peppol. DocuWare E‑Invoicing Service gestiona esta conexión en su nombre como su proveedor de servicios de facturación electrónica.
Todos los campos son de solo lectura y se rellenan automáticamente con la información proporcionada durante el registro de la empresa en DocuWare E‑Invoicing Service. Si es necesario modificar algún dato, póngase en contacto con el Support de DocuWare.
Estado: indica si Peppol está activado o desactivado para esta entidad jurídica.
Nombre registrado: el nombre con el que su entidad jurídica está registrada en la red Peppol. Debe coincidir con el nombre de empresa utilizado durante el registro.
ID/identificador Peppol: el identificador único de su entidad jurídica en la red Peppol. El formato es específico de cada país y se basa en la información de identificación fiscal proporcionada durante el registro. Comparta este ID con sus proveedores para que puedan enviar facturas electrónicas a su empresa a través de la red Peppol.
Según el perfil del país, algunos ajustes pueden ser editables mientras que otros son fijos. Por ejemplo, en Bélgica y Francia el uso de la red Peppol es obligatorio y la configuración de Peppol no se puede modificar.
Activar y desactivar Peppol
La posibilidad de activar o desactivar Peppol depende del país de su entidad jurídica:
Opcional (por ejemplo, Alemania): utilice el botón Activar o Desactivar para habilitar o deshabilitar Peppol para esta entidad jurídica.
Obligatorio (por ejemplo, Bélgica): Peppol es obligatorio y no se puede desactivar una vez activado. Si Peppol no está activado en un país obligatorio, la configuración no se puede guardar.
Francia (caso especial): Peppol se activa automáticamente tras el registro en el Annuaire.
Información: red Peppol
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) es un conjunto de estándares abiertos y una red para intercambiar documentos de contratación electrónica, especialmente facturas electrónicas, de forma coherente e interoperable. Dentro de la red Peppol, la carga útil de la factura siempre es XML estructurado basado en el estándar EN 16931. Que Peppol sea obligatorio depende del país de la empresa y, en algunos casos, del tipo de transporte (B2G frente a B2B).
Pestaña «Recepción de facturas electrónicas»
En la pestaña Recepción de facturas electrónicas, defina cómo se procesan en DocuWare las facturas electrónicas y abonos entrantes. La pestaña se divide en dos secciones: Facturas y Abonos. Configure ambas secciones por separado, ya que la estructura XML de facturas y abonos puede variar según el formato.
Información: configuración del procesamiento de documentos
Si su configuración de procesamiento de documentos no aparece en el desplegable, asegúrese de haberla creado previamente. Consulte también los requisitos previos.
Los siguientes campos están disponibles tanto en la sección Facturas como en Abonos:
Configuración del procesamiento de documentos (obligatorio): seleccione la configuración del procesamiento de documentos que extrae los datos de la factura electrónica entrante, los asigna a los campos de índice de DocuWare e importa el documento al archivador de destino. Esta configuración debe crearse previamente. Consulte también los requisitos previos.
Formato de factura electrónica (obligatorio): seleccione el formato al que se transformarán las facturas electrónicas entrantes para su procesamiento interno y almacenamiento en DocuWare. DocuWare puede transformar facturas electrónicas recibidas en distintos formatos a un único formato estandarizado, lo que le permite aplicar un flujo de procesamiento y aprobación interno uniforme independientemente del formato original del remitente.
Formatos del documento agrupado: seleccione representaciones adicionales del documento que se adjuntarán a la factura electrónica transformada:
Original: adjunta la factura electrónica en su formato original tal como la entregó el remitente, por ejemplo UBL, CII, XRechnung u otros formatos específicos de red.
Factura en PDF: adjunta una representación en PDF legible por humanos de la factura electrónica con fines de revisión. Este PDF no tiene validez legal.
Factura en PDF (firmada): esta opción no está disponible actualmente.
Información: almacenar la factura electrónica original
Almacenar la factura electrónica original es un requisito legal. Seleccione siempre Original en Formatos del documento agrupado. Si no se almacena el original, dejará de ser accesible y no se podrá garantizar el cumplimiento legal.
Campo de ID de red: seleccione el campo de índice del archivador en el que se almacenará el ID de referencia de red de la factura (por ejemplo, el ID de transacción Peppol). Esto le permite hacer seguimiento y referenciar la factura entre sistemas.
Una vez recibida una factura electrónica a través de DocuWare E‑Invoicing Service, se almacena en el archivador configurado y puede iniciarse el proceso de aprobación interno. Si la red aplicable y la normativa local lo admiten, las actualizaciones de estado de las facturas electrónicas recibidas se intercambian automáticamente entre el remitente y la red.
Pestaña «Envío de facturas electrónicas»
En la pestaña Envío de facturas electrónicas, configure cómo se procesan las facturas electrónicas salientes. Los ajustes configurados aquí sirven como valores predeterminados para el flujo de trabajo de DocuWare. Algunos ajustes pueden modificarse o sobrescribirse en el flujo de trabajo, y algunos valores pueden cambiar en función del contenido de la propia factura electrónica.
Para obtener instrucciones sobre cómo configurar el flujo de trabajo para el envío de facturas electrónicas, consulte Cómo configurar flujos de trabajo para DocuWare E‑Invoicing Service.
General
Tipo de transporte predeterminado: seleccione la red o el método predeterminado utilizado para enviar facturas electrónicas. Los tipos de transporte disponibles dependen del país de su entidad jurídica.
Información: los ajustes predeterminados pueden sobrescribirse
Los ajustes predeterminados de esta pestaña pueden sobrescribirse por el contenido de la factura electrónica o por la configuración del flujo de trabajo.
Bélgica (BE)
En Bélgica, el envío de facturas electrónicas a través de la red Peppol es obligatorio. El Tipo de transporte predeterminado está establecido en Red Peppol. No se requiere configuración adicional específica del país en esta pestaña.
Información: envío de facturas electrónicas a instituciones públicas belgas (B2G)
En Bélgica, las facturas electrónicas dirigidas a instituciones públicas se procesan a través de Mercurius, la plataforma federal para la recepción de facturas electrónicas de proveedores. Las facturas se enrutan automáticamente a través de la red Peppol hasta Mercurius utilizando el ID Peppol del destinatario. No se requiere configuración adicional más allá de la configuración estándar de Peppol en DocuWare E‑Invoicing Service.
Alemania (DE)
En Alemania, el uso de la red Peppol es opcional. Seleccione el tipo de transporte preferido en Tipo de transporte predeterminado.
Comprobaciones técnicas y de reglas de negocio: para las facturas electrónicas almacenadas en DocuWare, se pueden realizar comprobaciones técnicas y de reglas de negocio y generar un informe con fines de auditoría. Esta funcionalidad se activa y se configura en el flujo de trabajo de DocuWare. Consulte Cómo configurar flujos de trabajo para DocuWare E‑Invoicing Service (próximamente).
Información: envío de facturas electrónicas a instituciones públicas alemanas (B2G)
En Alemania, las facturas electrónicas dirigidas a instituciones públicas se enrutan a través de OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-Rechnungseingang). Cuando una factura electrónica contiene un Leitweg-ID como identificador del destinatario, DocuWare E‑Invoicing Service la enruta automáticamente a la autoridad pública correcta a través de la red conectada. No se requiere configuración adicional para el enrutamiento B2G.
Polonia (PL)
Polonia requiere más ajustes de configuración que otros países. Las facturas electrónicas se intercambian a través de KSeF (Krajowy System e-Faktur), la plataforma nacional de facturación electrónica operada por la autoridad fiscal polaca.
Tipo de transporte predeterminado: establecido en KSeF (Krajowy System e-Faktur).
Configure la conexión con KSeF mediante los siguientes campos:
Estado: indica si KSeF está activado para esta entidad jurídica. Tras la activación, puede actualizar los ajustes de conexión existentes. La desactivación no está disponible.
Fecha de inicio: la fecha en la que KSeF se activó por primera vez para esta entidad jurídica. Este campo es de solo lectura.
Certificado electrónico: cargue el certificado electrónico emitido para su empresa mediante el proceso de registro en KSeF con el Ministerio de Hacienda polaco (Ministerstwo Finansow). Los formatos aceptados son .pfx y .p12.
Información: obtención de su certificado KSeF
Para más información sobre cómo obtener su certificado, consulte la documentación oficial de KSeF: https://www.podatki.gov.pl/ksef/
PIN del certificado: introduzca el PIN asociado al certificado electrónico cargado.
Código de abono: seleccione el tipo de corrección aplicable a sus abonos:
Para una corrección con efecto en la fecha de reconocimiento de la factura original
Corrección con efecto en la fecha de emisión de la factura correctiva
Corrección con efecto en una fecha distinta, incluso cuando las fechas son diferentes para distintos elementos de la factura correctiva
Tipo de operación: indica el tipo de transacción, por ejemplo, bienes y servicios. Este valor puede cambiar en función del contenido de la factura electrónica.
Factura legal: una vez que una factura se envía correctamente a la red KSeF, se firma digitalmente y se le asigna un código QR que contiene los datos relevantes de la factura. Active Almacenar PDF con código QR para guardar esta versión firmada legalmente en DocuWare y elija cómo se almacena:
Adjuntar después: el PDF con código QR se adjunta al documento original de la factura electrónica en DocuWare.
Reemplazar original: el PDF con código QR reemplaza al documento original de la factura electrónica en DocuWare.
Seleccione Activar para activar la conexión con KSeF para esta entidad jurídica.
Permisos
En la pestaña Permisos, asigne los usuarios y roles autorizados para usar y administrar esta configuración del E‑Invoicing Service.
Usar: permite al usuario o rol usar esta configuración para enviar y recibir facturas electrónicas en un flujo de trabajo de DocuWare. Este permiso es necesario para el usuario asignado al flujo de trabajo.
Administrar: permite al usuario o rol editar o eliminar esta configuración. Los usuarios con permiso Administrar también necesitan el permiso Usar para utilizar la configuración de forma activa.
Información: permisos adicionales necesarios
Los usuarios que envíen y reciban facturas electrónicas también deben tener los permisos necesarios para el archivador de destino, el flujo de trabajo de DocuWare relacionado y la configuración del procesamiento de documentos.
2. Guardar y activar
Una vez completadas todas las pestañas de configuración, seleccione Guardar. DocuWare comprueba la configuración y la conexión y muestra el resultado:
Conexión correcta: la configuración se ha guardado. Seleccione Ver resumen del proveedor para volver al resumen de E‑Invoicing, o siga los enlaces para continuar con la configuración del Workflow Designer.
Error: aparece un mensaje que indica qué ajuste debe corregirse. Corrija los campos indicados y seleccione Guardar de nuevo.
Tras guardar correctamente, active la configuración en el resumen de E‑Invoicing marcando la casilla Activo de la entrada correspondiente. El E‑Invoicing Service queda activo para esta entidad jurídica y listo para enviar y recibir facturas electrónicas.
3. Gestionar configuraciones
En el resumen de E‑Invoicing, dentro de Configuraciones de DocuWare > Integraciones > E‑Invoicing, puede editar, copiar y eliminar las configuraciones existentes.
Para realizar las siguientes acciones, necesita:
El permiso Configurar E‑Invoicing en Gestión de usuarios
El permiso Administrar sobre la configuración específica
Editar
Seleccione el icono Editar para abrir y modificar una configuración existente. Según el país y el estado de activación de la configuración, es posible que algunos campos no se puedan editar después de la activación.
Copiar
Seleccione el icono Copiar para crear un duplicado de una configuración existente. La copia incluye todos los ajustes de configuración, como la selección de formatos, las preferencias de documentos agrupados y los permisos. El Nombre de la empresa y la configuración de Peppol no se copian, ya que son específicos de la cuenta de la entidad jurídica registrada.
Tras copiar, seleccione la empresa para la nueva entidad jurídica y ajuste el resto de configuraciones según sea necesario. Esto resulta útil cuando se configuran varias entidades jurídicas con configuraciones similares.
Eliminar
Seleccione el icono Eliminar para eliminar una configuración. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación.
Qué ocurre al eliminar una configuración:
Se elimina la configuración de DocuWare.
La cuenta subyacente del E‑Invoicing Service permanece activa. Las facturas electrónicas enviadas al ID Peppol asociado pueden seguir recibiéndose.
El historial de configuración deja de estar accesible una vez que se crea una nueva configuración para la misma entidad jurídica.
Eliminar una configuración no cancela el contrato de DocuWare E‑Invoicing Service para esta entidad jurídica.
Para reanudar el procesamiento de facturas electrónicas en DocuWare, cree una nueva configuración para la misma entidad jurídica repitiendo los pasos de 1. Configurar un nuevo E‑Invoicing Service.
Información: cancelación del contrato de DocuWare E‑Invoicing Service
Cancelar el contrato de una entidad jurídica es distinto de eliminar la configuración y tiene consecuencias permanentes:
La cuenta del E‑Invoicing Service se elimina de forma permanente.
Ya no se podrán recibir facturas electrónicas para el ID Peppol asociado.
La configuración no se puede activar.
El flujo de trabajo de DocuWare devuelve: «No dispone de una licencia válida de E‑Invoicing para procesar esta solicitud.»
Para volver a usar DocuWare E‑Invoicing Service para esta entidad jurídica tras la cancelación del contrato, se requiere un nuevo pedido y un nuevo registro.
4. Historial
Para ver el historial de procesamiento de las facturas electrónicas enviadas y recibidas, seleccione el icono Historial en la columna Acciones del resumen de E‑Invoicing. Se abre el Task Viewer para la configuración seleccionada.
Task Viewer
El Task Viewer muestra el historial de procesamiento de la configuración de E‑Invoicing de la entidad jurídica seleccionada. Use el filtro de fecha Desde para acotar las entradas mostradas.
El Task Viewer se divide en dos secciones:
Facturas recibidas: enumera todas las facturas electrónicas recibidas a través del E‑Invoicing Service.
Facturas enviadas: enumera todas las facturas electrónicas enviadas a través del E‑Invoicing Service.
Cada entrada muestra la siguiente información:
Columna | Descripción |
|---|---|
Recibido / Enviado el | Fecha y hora de la transacción |
ID del documento | El ID del documento en DocuWare (selecciónelo para abrir el documento en el Visor) |
ID de red | El ID de referencia de la transacción de red, por ejemplo, el ID de transacción Peppol |
Estado | Completado o Error |
Mensaje de error | Detalles del error, si procede. Pase el ratón por encima de la entrada para ver el mensaje de error completo. |
Seleccione una entrada para abrir la vista Detalles de la factura, que ofrece:
ID de factura: identificador interno de la factura
ID del documento: referencia del documento en DocuWare
ID del archivador: el archivador en el que se almacena la factura
ID de red: el ID de referencia de la transacción de red
Historial de estado: un registro detallado de todos los pasos de procesamiento con marcas de tiempo, actualizaciones de estado y posibles mensajes de error
Tras una transacción correcta, DocuWare almacena automáticamente el ID de red en el documento correspondiente, lo que le permite rastrear la factura entre sistemas.
Información: archivado a largo plazo de las facturas electrónicas
Las facturas electrónicas se transportan a través de redes como Peppol o KSeF, pero no se almacenan en estas redes a largo plazo. La obligación legal de archivar las facturas electrónicas recae en la empresa que las emite o las recibe. Los periodos de conservación varían según el país; por ejemplo, 10 años en Alemania conforme a las GoBD. DocuWare actúa como su archivo a largo plazo para las facturas electrónicas y garantiza que los documentos permanezcan accesibles e inalterables durante el periodo de conservación exigido.
Importante: asegúrese siempre de almacenar la factura electrónica original, ya que es el documento legalmente vinculante a efectos fiscales y de auditoría.