Exportar documentos a un archivador independiente
Un archivador de Request independiente se basa en una configuración que almacena la selección de documentos, el formato, las opciones de búsqueda y la programación de exportación.
Puede comenzar a exportar documentos directamente desde una lista en el DocuWare Client. Puede buscar los documentos necesarios o seleccionar una lista de tareas del Task Manager. Con el comando "Exportar como Request", todos los documentos de esta lista se transfieren al archivador independiente. Las columnas de la lista con las entradas de índice también se transfieren, y se utilizan para buscar y mostrar los documentos en el archivador independiente.
También puede iniciar la exportación directamente desde el módulo "Request" en la Configuración de DocuWare. Aquí puede especificar el archivador fuente, filtrar los documentos para exportar, y elegir una lista con las columnas para mostrar y buscar en el archivador independiente.
Solo se exportan los documentos para los que el usuario que ejecuta la tarea tiene permiso. Si no se utiliza ningún filtro para la selección de documentos, se exportan todos los documentos del archivador. Los campos de tabla no se pueden filtrar. Los campos de tabla también se exportan, pero no se muestran en el cliente de DocuWare Request.
Gestión de versiones e historial de flujo de trabajo
Si el archivador admite la gestión de versiones, puede seleccionar si las versiones de documentos también deben transferirse a DocuWare Request. Si el archivador no admite la función Gestión de versiones, esta área permanecerá atenuada.
Si un documento forma parte de un flujo de trabajo, el historial del flujo de trabajo actual también se transfiere al archivador de Request. El historial de flujo de trabajo se abre en el navegador de Request mediante el icono de reloj que hay junto al documento. La tabla del historial de flujo de trabajo contiene las siguientes entradas: Paso, Actividad, Decisión, Fecha, Hora, Usuario y Versión de documento.
Permitir la firma electrónica después de la descarga
Por defecto, el nombre del archivo zip de un archivador de solicitudes se cambia automáticamente para la descarga. Sin embargo, para poder ser firmado electrónicamente, el archivador exportado debe estar intacto en todos los aspectos. Esta opción impide el cambio de nombre.
Formato de los documentos
De manera predeterminada, los documentos se exportan en su formato original. Los documentos se pueden abrir desde el archivador independiente en el programa original, siempre que esté instalado en el equipo del usuario. Los documentos convertidos a PDF no se pueden volver a importar.
Si se va a importar un archivador de Request en el sistema DocuWare, es necesario seleccionar "Formato original".
Con la opción Convertir a PDF, puede elegir si se deben incluir las anotaciones existentes en la conversión. Las anotaciones se pueden volver a editar después de una reimportación.
Si en el equipo del usuario no hay instalado ningún lector de PDF, DocuWare Request se suministra con uno.
Los documentos que se encuentran en un archivador de Request son de solo lectura. Para editar un documento, debe guardarse fuera de DocuWare Request.
Buscar en un archivador independiente
Puede utilizar la búsqueda de texto completo para el archivador independiente si la búsqueda de texto completo está activada en el archivador fuente.
La búsqueda de texto completo busca no solo las entradas de los campos de índice, sino también el contenido de los documentos. Esta área aparece atenuada si se ha seleccionado un archivador que no admite la búsqueda de texto completo. En el archivador de Request, solo puede buscar usando los campos de índice que haya definido en la lista de tareas o la de resultados.
Programación
Inicie una tarea para exportar los documentos a un archivador independiente basándose en las opciones de configuración. Puede ejecutar la tarea una sola vez o periódicamente en un momento determinado.
Transferir un archivador independiente
El archivador de Request exportado puede cargarse como archivo zip desde la página de visión general del módulo Request en la Configuración de DocuWare.
Puede encontrar más información y detalles sobre las opciones individuales en la interfaz de usuario del módulo DocuWare Request.
Volver a importar documentos de un archivador independiente en DocuWare
Para volver a importar documentos, el archivador de Request debe estar en la ubicación de archivado especificada en la configuración de importación. Las ubicaciones de archivado para importar y exportar no tienen por qué ser las mismas.
Todos los documentos se importan incluso si los mismos documentos ya se encuentran en el archivador. Se aplican las siguientes restricciones para la importación:
Los documentos no se importan si los campos de índice tienen restricciones como "No está vacío", "Exclusivo" o "Valor fijo" y los datos de índice de los documentos que se van a importar no cumplen con esta restricción. Por ejemplo: un campo está especificado como "No está vacío" pero el campo está vacío en el documento que se va a importar. Los detalles se graban en el registro. En caso de duda, consulte al administrador de DocuWare.
Solo se transfieren los contenidos de aquellos campos que también estén disponibles en el archivador de destino.
Un historial de flujo de trabajo del archivador de Request no se restaura.
Las versiones de los documentos se vuelven a importar como documentos individuales. Si un documento tiene dos versiones, hay tres documentos individuales en el archivador tras la reimportación.
Los documentos convertidos a PDF no se pueden importar. Los documentos solo se pueden importar en su formato original.
Para que se vuelvan a importar los campos de tabla, los nombres de los campos y de las columnas, así como el tipo de las columnas, deben ser idénticos en la fuente y en el destino.
Para que el usuario pueda importar los documentos, también debe tener el derecho "Propietario de archivador" para el archivador de destino.
Solo pueden importarse los archivadores de Request creados con la versión 6.12 o posterior de DocuWare.