Con DocuWare Forms puede crear formularios basados en web sin necesidad de programar. Utilice campos de texto, casillas de verificación, menús desplegables, entradas de calendario, cargas de archivos y mucho más para recopilar información de forma precisa y segura.
Un formulario web se basa en una configuración en la que se definen los campos del formulario, la indexación, el destino de almacenamiento y los derechos de acceso. Los usuarios acceden al formulario web a través de un enlace y pueden rellenarlo en cualquier navegador. Con un clic, el formulario se envía y se guarda en formato PDF en el archivo.
Los formularios rellenados se almacenan automáticamente en un archivador y están inmediatamente disponibles para todos los usuarios autorizados. Los empleados pueden integrar formularios web en sus listas (se requiere licencia de Task Manager) o en sus listas de tareas (se requiere Workflow Manager).
Integre los campos de formulario vacíos en un flujo de trabajo para que puedan rellenarse posteriormente en la máscara de tareas. Esto es posible con formularios vinculados a una plantilla.
Incluir campos de formulario vacíos en un flujo de trabajo para que se puedan rellenar más adelante en la máscara de tarea. Esto sólo es posible con formularios de fusión.
Configuración preliminar
Para utilizar DocuWare Forms, es preciso definir las opciones de configuración siguientes:
1. Derecho funcional de "DocuWare Forms"
Si la licencia de DocuWare Forms se ha importado a DocuWare Administration, se puede asignar el derecho funcional "DocuWare Forms" en Administración de usuarios de Configuración de DocuWare.
2. Configuración de la ruta de archivado del sistema
En DocuWare Forms puede incorporar formularios de fusión ya creados. El módulo necesita una ubicación de archivado temporal para el formulario de fusión. Los administradores de DocuWare de instalaciones in situ deben configurar esta ubicación de archivado en DocuWare Administration, en Sistema DocuWare > General > Ruta de archivado del sistema. La ubicación de archivado especificada se ubica localmente en el ordenador del servidor o en la red. Todos los componentes de servidor deben poder acceder a ella.
La ruta de archivado del sistema donde se archivan provisionalmente los formularios de fusión de DocuWare Forms se ubica en el área del sistema, bajo "General".
3. Asignación del diálogo de almacenamiento a usuarios
Si un usuario de DocuWare ha rellenado un formulario y lo ha transmitido, de manera automática se archiva como PDF en el archivador. También se le debe asignar el diálogo de almacenamiento (Configuración de DocuWare > Archivadores > Archivador x > Diálogos).
4. Comprobar entradas en el formulario con el servicio de validación
Puede utilizar el servicio de validación para comparar las entradas de un formulario con los datos del CRM, por ejemplo, antes de que se envíen. Solo se guardan formularios con datos de índice validados. Las validaciones para un diálogo de almacenamiento se definen en Configuración de DocuWare > Archivador > Diálogo > Archivar. En la configuración del formulario, seleccione el diálogo de almacenamiento requerido en la ficha Salida para activar la validación para el formulario.
Visión general de las configuraciones
Todas las configuraciones que el usuario registrado haya creado o a las que tenga acceso con el permiso de administrador figuran en la página Visión general de DocuWare Forms. También puede crear otras configuraciones, así como cambiar, copiar o eliminar las ya creadas. Las configuraciones se ordenan por fecha de creación.
DocuWare Forms genera automáticamente un vínculo para una configuración completada que se puede utilizar para acceder al formulario web. Los formularios se pueden rellenar desde un simple navegador.
La configuración correspondiente debe activarse en la sección Visión general para abrir el formulario web.
Los formularios web y de fusión se pueden importar y exportar a otro sistema DocuWare que se ejecute con la versión 6.11 o superior. La función de importación y exportación incluye el diseño y los campos del formulario, además de los archivos para un formulario de fusión. Tras la importación, el formulario web se abre para su edición en el Diseñador.
Elija un archivador para el formulario e indique su indexación y sus permisos.
Los formularios exportados tienen la extensión "DWF".
Un asistente guía al usuario durante la configuración de un formulario web con los pasos siguientes:
Coloque los campos que recopilarán los datos en el formulario. Hay diez tipos de entrada disponibles: texto, fecha, menú desplegable y más. También puede añadir un título, imágenes y otros elementos.
Para obtener más información, consulte Diseñar formularios.
Especifique cómo se debe guardar el formulario en el archivo. Los pasos de configuración varían dependiendo de si desea guardar el formulario como formulario web o como formulario con plantilla.
Encontrará más información sobre el envío de formularios aquí.
Seleccione un archivo y un cuadro de diálogo de almacenamiento para archivar los datos capturados.
Obtenga más información sobre las opciones de salida.
Asigne los datos registrados en el formulario a un campo de índice de DocuWare utilizando el cuadro de diálogo de almacenamiento seleccionado en el paso anterior.
Más información sobre la indexación de formularios.
Determine quién puede editar la configuración y quién puede rellenar y enviar el formulario.
Más información sobre autorizaciones de formularios.