Para archivar un documento procedente de la bandeja en un archivador, primero haga doble clic en el documento para abrirlo y luego haga clic en Archivar. Si se le asignan varios diálogos de almacenamiento, asegúrese de usar uno para el archivador en el que desea guardar su documento. (Los diálogos de almacenamiento aparecen como <Archivname> - <Dialogname>.)
Este es el último punto en el que se pueden asignar entradas de índice o, en otras palabras, criterios de clasificación al documento. Estos datos de índice se utilizan para encontrar documentos en el archivador, estructurarlos en carpetas, controlarlos en los flujos de trabajo y mucho más. Pero no se preocupe, no tiene que teclear mucho porque DocuWare lo hace todo por usted.
Indexación
Es muy posible que los campos de índice en el diálogo de almacenamiento ya estén rellenados, por ejemplo, porque el documento se añadió a la bandeja mediante una configuración de escaneado o importación y esta configuración ya contiene reglas para la indexación. O la opción Intelligent Indexing está activada para la bandeja. Puede reconocerla por las marcas de color, tanto para los documentos de la bandeja como para los campos de índice del diálogo de almacenamiento. Intelligent Indexing, basada en el aprendizaje automático, lee los documentos en la bandeja, identifica inmediatamente su información básica y utiliza esta información adecuadamente como entradas de índice. Los colores del semáforo muestran lo fiable que es el servicio: verde = muy fiable, amarillo = no tan fiable, rojo = muy poco fiable/no hay sugerencias. Aprenda más sobre cómo utilizar mejor Intelligent Indexing para el archivado.
Si un campo de índice está todavía vacío, puede asignar un término adecuado de la lista de selección. Para ello, haga clic en la flecha al final del campo.
O puede aceptar el contenido del documento sin necesidad de escribirlo mediante One Click Indexing, lo que evita errores tipográficos o números traspuestos. Simplemente haga clic con el cursor del ratón en un término o número del documento visualizado para asignar el contenido al campo activo del diálogo de almacenamiento. El foco se mueve inmediatamente al siguiente campo de índice para que pueda terminar de indexar con menos clics. Si desea asignar varias palabras a un campo de índice, mantenga pulsada la tecla [Ctrl] y haga clic en las palabras correspondientes. Más sobre One Click Indexing
Consejo para los campos de fecha: pulse la tecla [x] para introducir la fecha actual en el campo, use [+] y [-] para avanzar o retroceder un día.
Cuando todos los campos estén rellenados (o al menos todos los campos obligatorios), haga clic en Archivar de nuevo para archivar su documento.