Añadir un formulario de fusión

Un formulario de fusión es un tipo especial de formulario de DocuWare. Está pensado para los casos en que ya existe un documento finalizado —por ejemplo, un contrato, una solicitud o un PDF oficial— y solo hay que insertar los datos variables del usuario.

En lugar de archivar el propio formulario web enviado, DocuWare toma los datos introducidos, los fusiona con uno o varios formularios de fusión predefinidos (PDF, Word, TIFF, JPG, etc.) y guarda cada documento resultante en el archivador.

Si el mismo formulario web está vinculado a varios formularios de fusión, DocuWare genera, en el momento del envío, un PDF independiente y completamente rellenado para cada uno.

Para que el formulario web pueda enviarse, debe activarse al menos un formulario de fusión. Los formularios de fusión activados se archivan como PDF individuales tras el envío; el formulario web en sí no se guarda otra vez como PDF.

Si utiliza un formulario de fusión, DocuWare Forms necesita la ruta de archivado del sistema para archivar temporalmente los formularios de almacenamiento.

Registrar una plantilla

Cuando, en la pestaña Envío, selecciona la opción Formulario de fusión, aparece la nueva pestaña Formularios de fusión.

Vaya a esta pestaña y añada un formulario de fusión. Puede editar un formulario de fusión ya existente o seleccionar uno nuevo. El formulario de fusión puede estar en cualquiera de los formatos de archivo que DocuWare Viewer admite (consulte la lista de formatos de archivo compatibles).
Vincule el formulario web con el formulario de fusión mediante áreas de relleno. En el formulario de fusión, dibuje un área de relleno y asígnele un campo del formulario web para que el valor introducido en dicho campo se transfiera al documento. El área de relleno toma el mismo nombre que el campo vinculado.
Para asociar áreas de relleno a un campo del formulario web existen dos métodos:
1. El usuario dibuja primero, con la herramienta Añadir área de relleno, los marcos de todas las zonas a las que se transferirán los datos del formulario cumplimentado.
  Después asigna los campos del formulario web: haga clic en un campo, active la herramienta Asignar áreas de relleno a un campo y arrastre la flecha de asignación hasta el área de relleno deseada, hasta que la punta de la flecha se acople al marco.
2. O bien el usuario dibuja un área de relleno como se ha indicado y asigna directamente el campo del formulario web; luego dibuja el siguiente marco y repite el proceso.
Los nombres de los campos del formulario web no se transfieren automáticamente al formulario de fusión. Cómo se rellenan las áreas de relleno se define en la configuración (véase más abajo).

Configuración de área de relleno

Haga clic en un área de relleno con Editar áreas de relleno y asignaciones para editar su configuración.

Modo de relleno	Defina cómo se debe rellenar un área de relleno de un formulario de fusión. Las opciones que se utilizan aquí dependen del formulario web asignado al área de relleno.
Contenido de campo	El contenido del campo se transfiere automáticamente del formulario web para los campos de texto y numéricos. Los modos de relleno están atenuados. Ejemplo: En el formulario de fusión "Información personal", se crea un área de relleno encima de la fila junto a "Nombre" y se asigna al campo de texto de una sola línea "Apellidos". Cuando un usuario introduce su nombre "Miller" en el formulario web, "Miller" aparece en la fila "Nombre" del formulario Información personal. Contenido de campo también se activa automáticamente si se ha asignado el nombre de campo Casilla de verificación, Posibles respuestas o Campo de lista a un área de relleno en vez de vincular los botones de selección individuales. En este caso, las opciones seleccionadas por el usuario se introducen en el área de relleno. Consejo: mediante la opción Texto de prueba (ver a continuación), compruebe si el borde del área de relleno es suficientemente grande. Ejemplo: Un formulario de fusión ofrece las opciones "Dirección de facturación" y "Dirección de envío". En el formulario web, existe una casilla de verificación denominada "Dirección" con dos botones de selección. Si el área de relleno está vinculada al campo "Dirección" y el usuario selecciona "Dirección de envío", "Dirección de envío" aparecerá después de la línea "Dirección" en el formulario de fusión. La otra opción no aparece en el formulario de fusión archivado.
Marcar con una X	Si vincula un botón de selección de un campo Casilla de verificación, Listas o Posibles respuestas con un área de relleno, la opción de Modo de relleno cambia a Marcar con una X. La opción seleccionada en el formulario web se marca con una X en la casilla del formulario de fusión.
Valor fijo	Esta opción es válida como alternativa a Marcar con una X. Aquí puede indicar un valor distinto de X para marcar una opción seleccionada.
Fuente	A diferencia de un formulario web, en el formulario de fusión se puede cambiar el formato de la fuente. Se puede elegir entre diferentes fuentes, tamaños y colores, así como definir el grosor de la fuente y la dirección del texto horizontal (no para los campos de firma).
Texto de prueba	El texto que se introduce aquí se muestra en el cuadro del área de relleno. El texto de prueba no se guarda en el formulario web.
Envolver texto	Esta opción sólo aparece cuando se ha asignado un campo de texto de una línea a un área de relleno. Si la opción está activada, los textos introducidos se dividen en varias líneas. En los formularios nuevos a partir de la versión DocuWare 7.10, esta opción está activada por defecto. En los formularios existentes, esta opción permanece desactivada por defecto. Nota: Asegúrese de que haya suficiente espacio en el área de relleno; véase también el consejo "Ajustar texto" más abajo.
Nombre del área de relleno	El área de relleno recibe automáticamente el nombre del campo enlazado. Si el área de relleno no está vinculada a un campo de formulario web, puede introducir aquí su propio nombre. Este nombre se puede utilizar para visualizar el área de relleno en un workflow.
ID de campo	El área de relleno se puede asignar de forma exclusiva a un campo del formulario web. No se requieren cambios.

Consejos para guardar un formulario de fusión

También se puede asignar un campo de formulario a varias áreas de relleno si, por ejemplo, un campo de nombre aparece en varios lugares del formulario de fusión. Aquí, una flecha de asignación adicional siempre está activa en el modo de asignación. Desactive el modo de asignación con Escape.
Mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en la herramienta Editar en distintas áreas de relleno para adaptar elementos como la alineación, el contenido de los campos o la fuente de todas las áreas a la vez.
Así, las opciones de la lista en "Herramientas" solo se activan si la herramienta Editar está activada y se marcan como mínimo dos áreas de relleno.
En el Diseñador de formularios de fusión, se puede acceder directamente a las funciones más importantes de la herramienta de área de relleno haciendo clic con el botón derecho del ratón:
Utilice un método abreviado de teclado para introducir comandos usados con frecuencia como pegar o eliminar. Haga clic en Ctrl+A para seleccionar todas las áreas de relleno y en Ctrl+Z para deshacer cada uno de los pasos de trabajo.
Utilice las teclas de flecha para ubicar las áreas de relleno con precisión.
Las áreas de relleno pueden copiarse, cortarse y pegarse en un formulario de fusión.
Para eliminar una asignación, active la herramienta Editar, seleccione Asignaciones - Mostrar todo en la lista Herramientas y, a continuación, haga clic en la flecha de asignación y en el símbolo de papelera.
Para obtener una visión general de todo el formulario de fusión, haga clic en la herramienta "Ver página completa" . "Mostrar imagen en tamaño original" muestra el formulario de fusión a escala 1:1, es decir, un píxel de pantalla corresponde a un píxel de imagen.
Envolver texto: utilice el texto de ejemplo para comprobar la posición del texto en el área de relleno:
- La opción Envolver texto está desactivada: En este caso, la posición del texto se centra verticalmente. Dependiendo de la longitud, el texto se truncará.
- Opción Envolver texto activada: El texto se desplaza hacia arriba en el área de relleno para poder insertar toda la longitud de la palabra. Esta opción también inserta automáticamente un relleno en la parte superior del área de relleno. Si el área de relleno es demasiado pequeña, el texto se truncará en la altura.
  Tenga en cuenta que el efecto de este relleno no aparece en la vista previa. Sólo es visible en el PDF almacenado.
- Consejo: Controle la posición del texto de muestra cuando active la casilla de verificación Envolver texto. Si el texto de muestra apenas se mueve, es probable que el área de relleno sea demasiado superficial. En este caso, desactive el ajuste de texto o amplíe el área de relleno.
- Para asegurarse de que el texto se coloca correctamente en el área de relleno, guarde un PDF de prueba y compruebe la posición del texto en el PDF guardado.

Nota para los diseñadores de flujo de trabajo

Puede integrar un campo de formulario vacío en un workflow y rellenarlo directamente en la máscara de una tarea de workflow.

Para crear un campo de formulario vacío, arrastre aquí un área de relleno, pero NO la asocie con un campo de formulario web. El área de relleno se visualiza como un campo en la máscara de tarea del workflow y se completa allí.

Dé un nombre al área de inserción. Este nombre se utiliza para visualizar el área de inserción en el Workflow Designer.

Para poder utilizar el formulario en Workflow Designer, en el siguiente paso debe guardarlo como PDF rellenable y asignar la configuración del formulario al usuario del flujo de trabajo con el permiso Utilizar.

Práctica recomendada: crear un formulario de pedido

DocuWare versión 7.8 incorporó una opción para los formularios de fusión con la que se puede indicar si el contenido de los campos que están ocultos en el formulario web deben transferirse al formulario de fusión. Hasta entonces, esos valores siempre se transferían.

Esta opción simplifica el proceso de pedido, ya que las entradas del formulario web se pueden usar para generar un formulario de pedido completo.

Cree un número de campos en el diseñador de formularios que haga referencia a la tabla correspondiente de su plantilla de pedido. Configure todos los campos numéricos en 0 como entrada por defecto para asegurarse de que las fórmulas funcionen correctamente.

Implemente una serie de comportamientos para garantizar que todas las filas innecesarias permanecen ocultas y el formulario queda limpio. Una forma puede ser pedir a los que envíen el formulario que indiquen el número de líneas necesarias para el formulario. Esto se hace con un desplegable donde indicar la cantidad deseada de filas. Los formularios usan esta entrada para ocultar de forma dinámica cualquier fila adicional que supere el número indicado, de modo que solo se verán las filas pertinentes.

Desmarcar la casilla de verificaciónMostrar valores de campos ocultos en la salida de diseñador de formulario de fusión (en los formularios nuevos, esta casilla está sin marcar por defecto).
Tu formulario de fusión final seguirá correctamente las entradas y la configuración definida por quien envía el formulario al completarlo. Si necesita hacer cambios en el formulario de fusión, configure las opciones de PDF como PDF editable para poder descargar los documentos finales más tarde y editarlos.