Dokumente werden im Block von 1000 Dokumenten abgerufen. Den nächsten Block blendet Windows Explorer Client automatisch bei Erreichen des Endes der Bildlaufleiste mit dem Mausrad oder der Tastatur mit der Bild-nach-unten-Taste ein - beziehungsweise mit einem Klick auf Nächste laden. Mit diesem Lazy-Loading-Verfahren werden Dokumente auch bei sehr umfangreichen Archiven ohne Verzögerung angezeigt. Damit das Nachladen korrekt funktioniert, ist ein gesetzter Dokumentenname notwendig.
Die Funktionen für die Arbeit mit Dokumenten im Windows Explorer Client können über ein Kontextmenü aufgerufen werden:
Dokument öffnen
Durch einen Doppelklick auf ein Dokument oder den Kontextmenüeintrag Öffnen wird das Dokument in der Applikation geöffnet, die für die Dateierweiterung im Windows-Explorer hinterlegt ist. Zum Beispiel wird eine doc-Datei in Word geöffnet. Sie können das Dokument bearbeiten. Mit dem Word-Befehl Speichern wird das geänderte Dokument in DocuWare gespeichert. Verwenden Sie in der Applikation die Funktion Speichern unter, können Sie das geänderte Dokument im Dateisystem speichern.
Hat ein DocuWare-Benutzer nicht das Recht Dokumente bearbeiten, kann er zwar den Kontextmenüeintrag verwenden und das Dokument editieren, es wird aber nicht in DocuWare gespeichert.
Zusätzlich zu den Rechten Anzeigen und Ändern benötigen Sie für diese Funktion das DocuWare-Archivrecht Export.
Standardmäßig werden Dokumente, die in ihrem als Dateinamen verwendeten Indexbegriff Zeichen enthalten, die normalerweise im Windows Explorer nicht benutzt werden dürfen (?!/ etc), trotzdem angezeigt. Diese Zeichen werden durch einen Unterstrich "_" ersetzt.
Öffnen mit
Klicken Sie im Windows Explorer Client mit der rechten Maustaste auf ein archiviertes Dokument und wählen Sie aus dem Kontextmenü Öffnen mit. Es lädt sich dann wie im Windows Explorer ein Dialog, in welchem Sie das Programm für das Öffnen des Dokuments wählen können.
Hat ein DocuWare-Benutzer nicht das Recht Dokumente bearbeiten, kann er zwar den Kontextmenüeintrag verwenden und das Dokument editieren, es wird aber nicht in DocuWare gespeichert.
Zusätzlich zu den Rechten Anzeigen und Ändern benötigen Sie für diese Funktion das DocuWare-Archivrecht Export.
Standardmäßig werden Dokumente, die in ihrem als Dateinamen verwendeten Indexbegriff Zeichen enthalten, die normalerweise im Windows Explorer nicht benutzt werden dürfen (?!/ etc), trotzdem angezeigt. Diese Zeichen werden durch einen Unterstrich "_" ersetzt.
Dokument im Viewer des Web Clients öffnen
Klicken Sie auf den Kontextmenüeintrag Öffnen im Web Client Viewer. Es lassen sich dann alle Funktionen vom Web Client Viewer nutzen, beispielsweise das Dokument mit Anmerkungen und Stempeln versehen.
Dokument drucken
Über das Kontextmenü des Dokuments können Sie ein PDF-Dokument direkt aus dem Windows Explorer drucken, ohne es erst in einer Anwendung öffnen zu müssen. Liegt das Dokument in einem anderen Format vor, wird es vor dem Ausdruck automatisch in ein PDF konvertiert. Wenn das PDF Anmerkungen enthält, haben Sie die Wahl, ob diese mit gedruckt werden sollen oder nicht. Bitte beachten Sie, dass alle Sektionen des Dokuments gedruckt werden.Es wird der Windows-Standarddrucker genutzt.
Anzeigen der Versionen eines Dokuments
Sie können sich zu jedem Dokument eine Liste der vorherigen Versionen anzeigen lassen. Hierzu verwenden Sie das Kontextmenü "Versionsübersicht".
In dem Dialog Versionsübersicht werden folgende Spalten angezeigt:
Versionsnummer
Versionsstatus
Letzte Änderung von: Nutzer, der das Dokument und/oder die Indexdaten geändert hat
Letzte Änderung am: Datum der Änderung des Dokuments und/oder der Indexdaten
Kommentar zur Änderung
Wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle der Versionsübersicht klicken, stehen Ihnen im Kontextmenü folgende Optionen zur Verfügung:
Öffnen: Öffnet das Dokument im Viewer
Exportieren: Exportiert das Dokument ohne Checkout in einen Datei-Ordner
Drucken: Druckt das Dokument
Per E-Mail senden: Öffnet im Mailprogramm eine neue Mail mit dem Dokument als Anhang
Status ändern: Ein Dokument mit Status "Alt" kann zu einem Dokument mit Status "Aktuell" verändert werden.
Bei einem Dokument mit Status "In Bearbeitung" lässt sich das Checkout rückgängig machen.
Die Option "Versionsübersicht" steht nur dann zur Verfügung, wenn für das Archiv das Versionsmanagement aktiviert ist.
Ein Dokument aus- bzw. einchecken
Sie können ein Dokument aus dem Archiv ins Dateisystem auschecken. Hierzu wird eine Kopie des Dokuments erstellt und das Originaldokument wird gesperrt. Zum Einchecken ziehen Sie das Dokument auf ein beliebiges Verzeichnis des Windows Explorer Clients. Dieser erkennt automatisch, auf welches Archiv-Dokument sich der Checkin bezieht. Das alte Dokument bleibt erhalten, Beim Einchecken oder beim Speichern wird eine neue Dokumentversion erstellt. Ein Eingabedialog wird geöffnet. Hier bestimmen Sie die Versionsnummer, bestehend aus Haupt- und Unternummer. Optional können Sie einen Kommentar hinzufügen.
Um die Funktion Checkout bzw. Checkin zu nutzen, ist für den Anwender das Archivrecht Checkout erforderlich. Zudem muss für das Archiv das Versionsmanagement aktiviert sein.
Indexeinträge zu Dokumenten anzeigen und ändern
Zu einem Dokument öffnen Sie über den Kontextmenüeintrag Indexeinträge ändern den Viewer mit integriertem Indexdialog, in dem die Indexeinträge und Systemdaten zu dem Dokument angezeigt werden. Haben Sie entsprechende DocuWare-Rechte, können Sie in dem Dialog bestehende Indexeinträge ändern und/oder neue Indexeinträge hinzufügen.
Ändern Sie den Eintrag eines Indexfeldes, das für die Ordnerstruktur des DocuWare Windows Explorer Clients verwendet wird, wird das Dokument in den entsprechenden Ordner verschoben.
Beispiel:
Ihre DocuWare-Ordnerstruktur umfasst die Indexeinträge der Felder Firma und Kontakt. Rufen Sie die Indexeinträge zu einem Dokument aus dem Ordner Werner Moser auf und ändern dann den Indexeintrag von Corinna Schneider auf Werner Moser, wird das Dokument in den Ordner Corinna Schneider verschoben, da das Dokument nun den entsprechenden Eintrag im Feld Kontakt hat.
Verwenden Sie in dem Feld einen Eintrag, der bislang nicht existiert, wird ein neuer Ordner mit dem entsprechenden Namen erstellt.
Ändern Sie in der Ablagemaske den Eintrag des Indexfeldes, das für die Anzeige des Dokumentnamens verwendet wird, ändert sich entsprechend der Dateiname des Dokuments im Explorer.
Automatisch indexieren mit Smart Connect
Mit Smart Connect können beispielsweise bereits im ERP vorhandene Informationen für die automatische Indexierung in DocuWare benutzt werden. Im Windows Explorer Client steht die Option Smart Index im Einstellungsmenü des Indexdialogs zur Verfügung. Damit Smart Index genutzt werden kann, muss die App Smart Connect installiert und eine Smart-Index-Konfiguration angelegt sein.
Dokument als Link senden
Über den Kontextmenübefehl Senden an > Als Link ruft der Windows Explorer Client den in Windows als Standard eingestellten E-Mail-Client auf und fügt die URL zum Dokument in den E-Mail-Body ein.
Dokumente innerhalb DocuWare kopieren
Sie können innerhalb der DocuWare-Ordnerstruktur Dokumente per Drag’n’Drop, Kontextmenü oder Tastaturkürzel kopieren. Das Dokument erhält dabei automatisch die Indexbegriffe der Ordnerhierarchie, in die Sie das Dokument kopieren. Weitere bereits bestehende Indexbegriffe werden übernommen.
Wenn Sie ein Dokument in ein anderes Archiv verschieben möchten, benötigen Sie im Quellarchiv das entsprechende Löschen-Recht.
Beispiel:
Ihre DocuWare-Ordnerstruktur umfasst die Indexeinträge der Felder Firma und Kontakt. Innerhalb des Ordners Peter Moser befindet sich ein Dokument, das zusätzlich in dem Indexfeld Dok-Typ den Eintrag Plan enthält. Kopieren Sie nun dieses Dokument in den Ordner Werner Moser, wird für das neue Dokument der Eintrag im Indexfeld Kontakt auf Werner Moser aktualisiert. Der Eintrag im Feld Firma bleibt bestehen, weil sich auch das neue Dokument unterhalb des Hauptordners Freizeitpark Moser GmbH befindet. Auch der Eintrag im Feld Dok-Typ wird übernommen, es ist unabhängig von der Ordnerstruktur.
Link in die Zwischenablage kopieren
Der Link auf ein in DocuWare archiviertes Dokument kann in eine beliebige Anwendung über das Kontextmenü oder mit [Strg] + [V] wie ein ERP-System oder Microsoft Word kopiert werden.
Dokumente löschen
In der Weise, wie Sie es vom Windows Explorer gewohnt sind, können Sie auch in der DocuWare-Ordnerstruktur einzelne Dokumente, mehrere markierte Dokumente oder ganze Ordner löschen. Voraussetzung ist, dass Sie in DocuWare das Recht haben, die gewählten Dokumente zu löschen.
Dokumente umbenennen
Im DocuWare Windows Explorer Client können Sie wie im Windows Explorer Dateien umbenennen.
Der Dateiname, mit dem ein DocuWare-Dokument angezeigt wird, ist der Eintrag des Indexfeldes, für das die Option Dokumentname aktiviert ist. Ändern Sie den Dateinamen, wird auch der entsprechende Indexeintrag geändert. Für das Umbenennen von Dokumenten benötigen Sie dementsprechend das Recht Indexdaten bearbeiten.
Eine Ausnahme ist ein Indexeintrag, der von einer vordefinierten Liste kommt wie etwa von einer externen Auswahlliste. In diesem Fall lässt sich der Indexeintrag nicht ändern.
Dokumente, die ihren Dokumentennamen aus einem Datums- oder Zahlenfeld erhalten, können nur über „Indexeinträge bearbeiten“ geändert werden.
Geklammerte Dokumente
Wenn Sie im Windows Explorer Client auf ein bereits geklammertes Dokument klicken, öffnet sich eine Liste der im geklammerten Dokument enthaltenen Dateien. Die gewünschte Datei kann in der in Windows damit verknüpften Anwendung geöffnet und bearbeitet werden. Diese Änderungen lassen sich aber nicht in DocuWare speichern.
Mit dem Kontextbefehl "Bearbeiten" öffnet sich automatisch die erste Datei des geklammerten Dokuments in der jeweiligen Anwendung. Änderungen, die Sie hier vornehmen, können in DocuWare gespeichert werden..
Verknüpfung auf archiviertes Dokument erstellen
Sie können sich zu einem Dokument aus dem DocuWare-Archiv eine Verknüpfung erstellen und diese zum Beispiel auf den Desktop legen. So können Sie immer schnell auf das entsprechende Dokument zugreifen.
Zum Erstellen der Verknüpfung navigieren Sie innerhalb der DocuWare-Ordnerstruktur zu dem gewünschten Dokument, kopieren es über das Kontextmenü oder Strg+C und wählen dann am gewünschten Ort (z.B. Desktop) den Kontextmenüeintrag Verknüpfung einfügen.
Damit Sie ein Dokument über eine Verknüpfung öffnen können, müssen Sie über den Windows Explorer Client am DocuWare-System angemeldet sein. Dafür genügt es, wenn Sie den obersten Ordner des Windows Explorer Clients öffnen.
Das Erstellen einer Verknüpfung über das Kontextmenü Neu > Verknüpfung > Wizard Verknüpfung erstellen und Auswahl des Dokuments aus der DocuWare-Ordnerstruktur ist nicht möglich.
Archivieren von Dateien
Sie können eine oder mehrere markierte Dateien aus dem Dateisystem über Drag’n‘Drop, Kontextmenü oder Tastaturkürzel archivieren. Bei Drag’n’Drop werden die Dateien kopiert. Mit Drag’n’Drop + [Umschalt] werden die Dateien verschoben.
In dem Moment, in dem Sie eine Datei in einen DocuWare-Ordner einfügen, wird der Viewer mit integriertem Indexdialog geöffnet. Die Indexfelder, die den Ordnernamen in der DocuWare-Ordnerstruktur entsprechen, sind bereits gefüllt. Bei Bedarf geben Sie weitere Indexeinträge ein. Wenn Sie das Indexfeld, dessen Inhalt als Dateiname verwendet wird, nicht manuell füllen, wird automatisch der bestehende Dateiname (wie im Windows Explorer) übernommen.
Mit dem integrierten Indexdialog können Sie das bequeme One Click Indexing auch im Windows Explorer Client nutzen. Wenn Sie mit der Maus über das Dokument fahren, werden sofort Wörter, Datumsangaben oder auch Zahlen als Bereich markiert. Klicken Sie auf einen solchen Bereich, wird der Inhalt automatisch in das aktive Feld des Ablagedialogs übertragen.
Auch wenn Sie mehrere Dateien auf einmal in einen DocuWare-Ordner einfügen, öffnet sich zunächst für das erste Dokument der Viewer mit integriertem Indexdialog. Wenn Sie für die einzelnen Dateien keine speziellen Indexbegriffe vergeben möchten, aktivieren Sie Indexeinträge beibehalten. Die Dateien werden dann alle entsprechend der Ordnerstruktur archiviert.
Zum Füllen der Felder stehen Ihnen die DocuWare-Auswahllisten über das Pfeilsymbol neben dem Feld oder über die Pfeiltaste zur Verfügung.