Anleitung: Workflow zur Rechnungsgenehmigung

Eingehende Rechnungen werden mit einem Freigabeworkflow schnell und präzise bearbeitet. Durch die Automatisierung des Prozesses vermeiden Sie Papier und manuelle Dateneingabe und stellen sicher, dass Skonti für vorzeitige Zahlungen geltend gemacht werden können.

Hier ist ein Beispiel für einen einfachen Workflow zur Rechnungsfreigabe aussehen könnte:

1. Eine eingehende Rechnung wird je nach Betrag weitergeleitet:

   1. Rechnungen mit Beträgen, die eine bestimmte Summe übersteigen, z. B. 10.000, gehen an den Abteilungsleiter.

   2. Alle anderen Rechnungen sind für die Teamleiter bestimmt.

2. Der Abteilungs-/Teamleiter genehmigt oder lehnt die Rechnung ab.

   1. Alle genehmigten Rechnungen durchlaufen einen Workflow für die Zahlung.

   2. Rechnungen, die vom Abteilungsleiter abgelehnt werden, werden zur weiteren Prüfung an das Ende des Workflows gesendet.

   3. Rechnungen, die vom Teamleiter abgelehnt werden, werden zur weiteren Prüfung an den Abteilungsleiter weitergeleitet.

In der folgenden Abbildung sehen Sie, wie dieser Workflow für die Rechnungsgenehmigung nach der Erstellung im webbasierten Workflow Designer aussieht:

Erfahren Sie nun, wie Sie diesen grundlegenden Workflow zur Rechnungsgenehmigung mit dem webbasierten Workflow Designer von DocuWare erstellen.

Neuen Workflow erstellen

• Gehen Sie zu DocuWare-Konfiguration > Zusammenarbeit.

• Klicken Sie auf das Symbol Workflow Designer, um das Workflow Designer-Dashboard zu öffnen.

• Klicken Sie auf dem Dashboard auf die Schaltfläche Neuer Workflow.

• Wählen Sie das Archiv aus, in dem die eingehenden Rechnungen gespeichert werden sollen.  

• Fügen Sie einen Namen für die Workflow-Konfiguration hinzu. Beachten Sie, dass dieser Name für den Mitarbeiter im Web-Client sichtbar ist. LINK!!!

• Bestätigen Sie mit Erstellen, um die Arbeitsfläche des Workflows zu öffnen.

Workflow-Berechtigungen festlegen und auslösen

Sie sehen den vollständig gestalteten Workflow für die Rechnungsgenehmigung. In diesem Kapitel erstellen Sie die rot markierte Aktion:

Im Workflow Designer ist die erste Aktion „Start“. Die Start-Aktion wird immer automatisch eingefügt.

Geben Sie eine Controller-Berechtigung und einen Auslöser ein. Beides ist erforderlich.

1 Controller-Zugangsdaten eingeben

Jeder Workflow erfordert einen DocuWare Benutzer, der als Workflow Controller fungiert. Der Workflow Controller kann unter anderem mit Workflow-Fehlern umgehen oder den Workflow stoppen und neu starten.

• Geben Sie einen Workflow-Controller ein und gehen Sie auf Autorisieren.

2 Auslöser festlegen

Jeder Workflow erfordert einen Auslöser, auch Trigger genannt, der die automatisierte Aktion einleitet. Es gibt zwei Typen von Workflow-Auslösern:

1. Dokument-Ereignis

2. Zeitplan  

Weitere Informationen finden Sie in den Registerkarten oder unter den Anleitungen unter den Registerkarten.

• Wählen Sie den Auslöser Dokument-Ereignis > Neues Dokument wie unten im Screenshot gezeigt:  

• Klicken Sie im Auslöserdialog auf Auslöseranforderungen festlegen, um den Typ der Dokumente zu definieren, die im Workflow verarbeitet werden sollen.

• Geben Sie zwei Bedingungen ein:

  1. Die erste Bedingung stellt sicher, dass alle neu gespeicherten Dokumente im Workflow berücksichtigt werden:

     • Systemindexfeld „Dokument-ID“

     • Operator IST NICHT LEER

  2. Die zweite Bedingung stellt sicher, dass nur neue Dokumente verarbeitet werden, die als Rechnung gekennzeichnet sind:

     • Indexfeld „Dokumententyp“

     • Operator ist „Gleich“

     • Fester Wert ist „Rechnung“

  So sehen die Auslösereinstellungen im Workflow Designer aus:

Fertig. Sie sind mit den Berechtigungen und dem Auslöser fertig.

Rechnungsbetrag überprüfen

Sie sehen den vollständig gestalteten Workflow für die Rechnungsgenehmigung. In diesem Kapitel erstellen Sie die rot markierte Aktion:

Um die Rechnungen an einen bestimmten Mitarbeiter oder eine bestimmte Rolle im Unternehmen weiterzuleiten, verwenden Sie eine Aktion vom Typ „Bedingung“ wie eine Weiche:

Rechnungen mit einem Betrag von mehr als 10.000 werden automatisch an den Abteilungsleiter weitergeleitet, alle anderen Rechnungen an den Teamleiter.

• Geben Sie eine Aktion des Typs Bedingung ein. Die Aktionen finden Sie in der linken Seitenleiste des Arbeitsbereichs:
  
  
  

• Legen Sie als erste Bedingung fest:  

  • Indexfeld: „Betrag“

  • Operator „Größer als“

  • Fester Wert „10000“

• Legen Sie als zweite Bedingung fest:

  • Indexfeld: „Betrag“

  • Operator „Kleiner als oder gleich“

  • Fester Wert „10000“
    

• Im Dialogfeld „Aktion > Bedingung“ wechseln Sie zur Registerkarte „Ausgaben“, um die Standardausgaben „Wahr“ und „Falsch“ (siehe auch im vorherigen Screenshot oben) in aussagekräftigere Begriffe zu ändern.  

Eine Umbenennung ist nicht erforderlich, erleichtert aber die Nachverfolgung der Konfiguration.
Sie können auch die Farben der Ausgaben ändern – hier von grün/rot zu blau/gelb.

• Fahren Sie fort mit Weiter > Kein Fehler Behandlung > Fertig.

Die Weiterleitung der Rechnungen an den Abteilungsleiter oder den Teamleiter erfolgt automatisch – ohne dass der Benutzer im Web-Client tätig werden muss.

Fügen Sie eine Aufgabe zur Freigabe oder Ablehnung von Rechnungen hinzu

Sie sehen den vollständig gestalteten Workflow für die Rechnungsgenehmigung. In diesem Kapitel erstellen Sie die rot markierte Aktion:

In diesem Schritt erstellen Sie die Aufgabe, die die Benutzer im Web Client erledigen müssen. Die Aufgabe besteht darin, eine Rechnung entweder zu genehmigen oder abzulehnen.

Hinweis:

Um die Aufgabe ausreichend zu gestalten, haben Sie am Ende zwei Aktionen vom Typ „Aufgabe“. Dazu kopieren Sie die Aufgabe, die Sie jetzt erstellen, später – siehe auch nächstes Kapitel.

Fürs Erste nehmen Sie die erste Aufgabe:

• Fügen Sie eine Aktion > Aufgabe hinzu.  

Eine Aufgabe kann auf mehrere Arten spezifiziert werden. Folgen Sie einfach den Registerkarten „Methode – Entscheidung – Daten – Verhalten“, wie Sie im folgenden Screenshot sehen können:

1. Methode

• Gehen Sie zur Methode und wählen Sie Dialog.  

2. Entscheidung

Erstellen Sie zwei Entscheidungen – eine für die Genehmigung und eine für die Ablehnung.

2.1 Entscheidung zur Genehmigung

• Klicken Sie auf Erste Entscheidung hinzufügen:
   

• Gehen Sie zu Aktion > Entscheidung > Allgemein und geben Sie „Genehmigen“ als Titel der Entscheidung ein.

  Sie können hier auch eine Farbe wie Grün auswählen – für mehr Klarheit:
  

• Wechseln Sie zur nächsten Registerkarte Aktion > Entscheidung > Dialog.

• Fügen Sie die Felder hinzu, die der Benutzer im Web Client sehen soll. Fügen Sie für diesen Beispiel-Workflow ein Integer-Feld hinzu, um den Rechnungsbetrag anzuzeigen, und ein optionales Textfeld für Kommentare.

  Integerfeld für Rechnungsbetrag:

  • Feldtyp: Integer

  • Feldbezeichnung: Betrag

  • Vordefinierter Typ: Dokumenten-Index

  • Vordefinierte Quelle: Betrag
    
    

    Textfeldtyp für Anmerkungen.

  • Klicken Sie auf Nächstes Feld hinzufügen.

  • Feldtyp > Text

  • Feldbezeichnung > Kommentar

  • Lassen Sie Feld verlassen deaktiviert, um das Feld als optional zu kennzeichnen.

  • Mit Fertig wechseln Sie automatisch zum Entscheidungsdialog zurück

2.2 Entscheidung zur Ablehnung

• Wenn Sie wieder im Dialog Aktion > Entscheidung sind, fügen Sie die nächste Entscheidung hinzu.

• Gehen Sie ähnlich vor wie bei der Genehmigungsentscheidung:
  Gehen Sie zu Aktion > Entscheidung > Allgemein,

• Geben Sie „Ablehnen“ als Entscheidungstitel ein. Sie können auch eine Farbe wie rot für die Ablehnung auswählen (optional).

• Gehen Sie zur Registerkarte Aktion > Entscheidung > Dialog.

• Zwei Felder erstellen

  Integerfeld für Rechnungsbetrag:

  • Feldtyp: Integer

  • Feldbezeichnung: Betrag

  • Vordefinierter Typ: Dokumenten-Index

  • Vordefinierte Quelle: Betrag

  
  Textfeld für den Grund der Ablehnung:

• Feldtyp: Text

• Feldbezeichnung: Grund

• Aktivieren Sie Feld ist erforderlich

• Fertig

3. Daten

Ändern Sie den Status der Rechnung gemäß der Entscheidung des Mitarbeiters, der die Aufgabe ausgeführt hat.

Damit stellen Sie sicher, dass die Rechnung weiter bearbeitet werden kann. Zum Beispiel kann ein Zahlungs-Workflow durch das Statusfeld mit dem Eintrag „genehmigt“ ausgelöst werden.

So ändern Sie das Indexfeld „Status“ der genehmigten Rechnung von „neu“ in „genehmigt“:

• Gehen Sie zu Aktion > Daten:

• Datenzuweisung festlegen

• Erste Zuweisung hinzufügen

  • Zieltyp > Dokumenten-Index

  • Zieleintrag > Status – Dies sind die Indexfelder des Archivs

  • Quelltyp > Fester Wert

  • Quelleintrag: Genehmigt

• Fertig

So ändern Sie das Indexfeld „Status“ der genehmigten Rechnung von „neu“ in „Abgelehnt“:

• Datenzuweisung festlegen

• Erste Zuweisung hinzufügen

• Zieltyp > Dokumenten-Index

• Zieleintrag > Status

• Quelltyp > Fester Wert

• Quelleintrag: Abgelehnt

• Fertig

4. Verhalten

Sie können Benachrichtigungen konfigurieren, die an den Benutzer gesendet werden, um ihn zu benachrichtigen oder daran zu erinnern, eine Aufgabe zu erledigen.

In diesem Beispiel wird keine Benachrichtigung verwendet.

Entscheidungsträger

Ein Entscheidungsträger ist der Benutzer, der die Aufgabe im Web Client ausführt.

• Klicken Sie im Aufgabendialog auf Entscheidungsträger und Benutzer oder Rollen wählen.
  

  

Wir haben hier den „Abteilungsleiter“ hinzugefügt.

• Fertig

Kopieren Sie eine Aufgabe zur Freigabe oder Ablehnung

Sie sehen den vollständig gestalteten Workflow für die Rechnungsgenehmigung. In diesem Kapitel erstellen Sie die rot markierte Aktion:

Wie Sie im obigen Screenshot sehen, sind zwei Aufgaben für die Genehmigung oder Ablehnung erforderlich, da die eingehenden Rechnungen an verschiedene Benutzergruppen weitergeleitet werden, die beide genehmigen und ablehnen können.

So erstellen Sie die Aufgabe für die zweite Benutzergruppe:

• Duplizieren Sie die Aufgabe, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.

Nehmen Sie dann einige Änderungen an der zweiten, kopierten Aufgabe vor:

• Ändern Sie die Entscheidungsträgerrolle vom Abteilungsleiter zur Teamleiterrolle.

• Optional können Sie die Farbe und den Namen der Aufgabe ändern.
  
  
  

Workflow-Aktionen verbinden

Verbinden Sie schließlich die Workflow-Aktionen.

Greifen Sie die Ausgabeports und ziehen Sie die Konnektoren zu den Eingabeports.

Sehen Sie im animierten GIF, wie es gemacht wird: