Aktionen und Verzögerungen im webbasierten Workflow Designer

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Aktion und Verzögerung sind die wesentlichen Elemente eines Workflows. Sie definieren die Schritte, die ein Dokument im Workflow verfolgt, und stellen sicher, dass die Aufgaben strukturiert und zeitnah ausgeführt werden.

Es gibt verschiedene Typen von Aktionen und Verzögerungen. Jeder Typ bietet verschiedene Eigenschaften und Merkmale, die im Workflow-Arbeitsbereich angegeben und bearbeitet werden können.

Weitere Informationen zu den Workflow-Elementen finden Sie in der untenstehenden Liste.

Beachten Sie, dass Workflow-Elemente als letzter Schritt in der richtigen Reihenfolge angeordnet werden können und vor der Veröffentlichung des Workflows über die Eingangs- und Ausgangsports verbunden werden müssen.

Aktionen

Aktionen bestimmen das Ziel eines Workflows. Dies könnte zum Beispiel eine Rechnungsgenehmigung, eine Urlaubsanfrage oder die Bestellung eines neuen Geräts sein. Aktionen definieren, welche Aufgaben oder automatische Prozesse innerhalb des Workflows ausgeführt werden müssen, um das Ergebnis zu erzielen.

Nachfolgend finden Sie eine Liste von Aktionstypen, zusammen mit Links für detailliertere Informationen.

Start

Die Aktion Start wird automatisch angezeigt, wenn Sie eine Workflow-Konfiguration im Arbeitsbereich erstellen. Der Workflow Designer setzt den Auslöser für den Workflow und stellt die Zugangsdaten eines Workflow-Benutzers zur Verfügung. Die Zugangsdaten werden zur Durchführung einer automatischen Operation während des gesamten Workflows verwendet und daher benötigt der Workflow-Benutzer die entsprechenden Berechtigungen, um alle Aktionen wie zum Beispiel das Ändern von Indexdaten durchzuführen.

Aufgabe

Eine Aufgabe erfordert die manuelle Interaktion und oft eine Entscheidung eines DocuWare-Benutzers im DocuWare Web Client, um die Aufgabe abzuschließen. Als Designer können Sie Stempel, Informationen und Dialogfelder bereitstellen, die der Entscheidungsträger zur Erfüllung seiner Aufgabe verwenden kann.

  • Beispiel für eine Aufgabe: Rechnungen genehmigen oder ablehnen.  

  • Konfigurationsschritte: Methode – Entscheidung – Daten – Verhalten

Parallele Aufgabe

Diese Aktion ähnelt Aufgabe, aber eine parallele Aufgabe erfordert, dass identische Aufgaben von mehreren Mitarbeitern ausgeführt werden, bevor der Workflow fortgesetzt werden kann.

  • Beispiel für eine parallele Aufgabe: Teilbeträge einer Rechnung mit unterschiedlichen Kostenstellen genehmigen oder ablehnen. Die Rechnung kann erst nach Genehmigung aller Teilbeträge vollständig bezahlt werden.

  • Konfigurationsschritte: Methode – Entscheidung – Daten – Verhalten

Datenzuweisung

Die Aktion Datenzuweisung verändert automatisch die Indexdaten eines Dokuments, das in DocuWare gespeichert ist.

  • Beispiel für Datenzuweisung: Sobald eine Rechnung genehmigt wird, wird das Indexfeld „Bestellnummer“ mit der entsprechenden Bestellnummer aus dem ERP-System ausgefüllt.  

  • Konfigurationsschritte: Datenzuweisung – Fehler

  • Mehr Details: Webbasierter Workflow Designer: Datenzuweisung (Inhalt in Kürze verfügbar)

E-Mail senden

Diese Aktion benachrichtigt jeden DocuWare-Benutzer und sogar Mitarbeiter, die überhaupt keinen DocuWare-Zugang haben, über Aktualisierungen in einem Workflow.

  • Beispiel: Der Abteilungsleiter wird automatisch benachrichtigt, wenn ein Teamleiter eine Rechnung mit einem Betrag von mehr als 10.000 genehmigt.

  • Konfigurationsschritte: Methode – Fehler.

Web Services

Verwenden Sie einen REST- oder SOAP-Web Service, um Daten in DocuWare mit externen Plattformen wie ERP oder CRM auszutauschen.

  • Beispiel: Sobald eine Rechnung in DocuWare genehmigt wurde, wird der Status der Rechnung in der Buchhaltungssoftware als „zahlungsbereit“ markiert.

  • Konfigurationsschritte: Methode – Fehler

Bedingung

Eine Bedingung ist eine automatische Entscheidung, die auf Regeln basiert. Es leitet das Dokument im Workflow gemäß einer festgelegten Bedingung weiter.

Verzögerung

Eine Verzögerung in einem Workflow ist eine Pause oder Wartezeit, bevor die nächste Aktion ausgeführt wird. Durch Verzögerungen wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind, bevor das Dokument zum nächsten Schritt übergeht.

Nachstehend finden Sie weitere Informationen zu den verschiedenen Arten von Verzögerungen.

Warten Sie einen bestimmten Zeitrahmen ab

Legen Sie eine feste Wartezeit für einen Workflow fest. Geben Sie die erforderliche Anzahl von Tagen, Stunden oder Minuten entweder über das Dialogfeld oder mithilfe einer Variablen vom Typ Datum/Uhrzeit an. Die maximale Wartezeit beträgt 365 Tage.

  • Beispiel 1: Fügen Sie ein Feld ein, mit dem Ihre Mitarbeiter sich selbst Workflow-Aufgaben als Wiedervorlagen zuweisen können.

  • Beispiel 2: Wenn Sie einen Web Service für einen Scheck ausführen, können Sie eine Wiederholung für den nächsten Tag veranlassen, z. B. wenn das Ergebnis negativ ist.

  • Beispiel 3: Verzögern Sie einen Workflow, um beispielsweise auf eine Antwort von einem externen System zu warten.

  • Konfigurationsschritte: Typ – Timeout

Warten auf Ereignis

Lassen Sie den Workflow auf Dokumente oder Indexänderungen eines in einem DocuWare-Archiv gespeicherten Dokuments warten.

  • Beispiel: Der Workflow für eingehende Rechnungen wird erst dann zum Zahlungsablauf übertragen, wenn der zur Rechnung gehörende Lieferschein gespeichert ist.

  • Konfigurationsschritte: Methode