Elektronische Signatur

DocuWare für elektronische Signatur ist als eigenständige DocuWare Lösung nutzbar, kann aber auch in neue oder bereits bestehende DocuWare Cloud Systeme eingespielt werden, um diese einfach und schnell mit einem Signaturprozess zu erweitern.

In diesem Fall kann ein beliebiges Archiv (plus Ablagedialog) in wenigen Schritten angepasst werden, um Dokumente bei oder nach der Ablage zur Signatur an Dritte zu übergeben. Als Standard ist in der Lösung das Archiv „SG - Dokumente" mit dem Ablagedialog „Zur Unterschrift" für den Signaturprozess vorbereitet.

Alle Benutzer, die mit der Lösung arbeiten, benötigen die Rolle „SG - Basisfunktionen" sowie das Funktionionsprofil „SG - Basisprofil DocuSign" oder „SG - Basisprofil ValidatedID". Mehr erfahren

Die Anpassungen werden im Vorfeld von Ihrem DocuWare Betreuer vorgenommen.

DocuWare arbeitet mit beiden den Vertrauensdienstleistern Validated ID und DocuSign zusammen, um die Infrastruktur für fortgeschrittene elektronische Signaturen und qualifizierte elektronische Signaturen bereitzustellen:

Damit Sie die Lösung DocuWare für Elektronische Signatur nutzen können, ist ein Account bei mindestens einem der Anbieter notwendig.

• Validated ID und DocuSign ermöglichen verschiedene Signaturmethoden, die Sie mit der Lösung verwenden können (siehe auch nächsten Abschnitt).

• Signaturpakete für Validated ID können Sie direkt über Ihren DocuWare Betreuer erwerben (außer für die zentralisierte Signatur).

• Sobald Sie mit einem oder beiden Anbietern eine Servicevertrag abgeschlossen haben, müssen Sie Ihre DocuWare Lösung einmalig mit Ihrem Account beim Anbieter verbinden.

• In einem weiteren Schritt können Sie nun für verschiedene Dokumentarten oder -layouts sogenannte Signaturkonfigurationen anlegen, in denen Sie die genauen Details für Ihre Signaturprozesse definieren.e processes.

Welche Signaturmethoden Sie mit der Lösung verwenden können, hängt von Ihrem jeweiligen Signaturaccount ab.

Remote Signature (Validated ID und DocuSign)

Mit beiden Signaturanbietern haben Sie die Möglichkeit Dokumente per Remote Signatur direkt aus DocuWare zur Signatur an Dritte zu senden und bei Bedarf intern gegenzuzeichnen. Die Unterzeichner müssen sich dabei nicht beim Anbieter registrieren, nichts installieren und können das Dokument auf jedem beliebigen Gerät unterzeichnen.

Je nach Anbieter unterscheiden sich die Signaturvorgänge vor allem in ihrer Authentifizierungsmethode. Beim Signieren mit Valdiated ID erfolgt die Authentifizierung des Unterzeichners durch SMS-Code. DocuSign ermöglicht darüber hinaus die Authentifizierung durch Telefonanruf oder Zugangscode sowie das Unterzeichnen ganz ohne Authentifizierung.

Die Unterschrift wird dann jeweils auf einer fest definierten Seite bzw. über einem fest definierten Ankertext im Dokument platziert, den Sie in der jeweiligen Signaturkonfiguration definieren. Alternativ können Sie eine

Zusätzliche Optionen:

• Freie Positionierung (DocuSign) Die Signatur kann an beliebiger Stelle auf dem Dokument platziert werden, indem die Signaturfeldoptionen in DocuSign verwendet werden; bei dieser Konfiguration ist keine interne Signaturoption verfügbar.

• Mehrpostionen Signatur (Valdiated ID und DocuSign)

  Die Unterschrift wird an verschiedenen Stellen im Dokument platziert. Die Platzierung von Initialien ist nur mit DocuSign verfügbar.

Biometrische Signatur und zentralisierte Signatur (Validated ID)

Validiated ID bietet darüber hinaus biometrische und zentralisierte Signaturen.

Die biometrische Signatur erfolgt handschriftlich auf einem registrierten Tablet oder anderem Gerät und wird vorwiegend „von Angesicht zu Angesicht" genutzt, z. B bei Anmeldungen, Lieferscheinen etc. Bei der zentralisierten Signatur wird im Vorfeld bei Validated ID ein Zertifikat für jeden Unterzeichner hinterlegt, das dessen Identität bestätigt.

Weiterführende Informationen zu den einzelnen Signaturmethoden erhalten Sie direkt bei Validated ID und DocuSign sowie im DocuWare White Paper zur elektronischen Signatur.

Um DocuWare mit Ihrem Account beim jeweiligen Signaturanbieter zu verknüpfen, muss sie dort einmalig registriert werden. Die Registrierung erfolgt beim Einrichten der Lösung durch Ihren DocuWare Betreuer über ein in der Lösung hinterlegtes Formular.

Bitte beachten Sie: Der Signaturanbieter prüft für jede Signatur anhand der originären Registrierung, ob die veranlassende Organisation legitimiert ist. Falls das Kennwort des administrativen Benutzers, mit dem die Registrierung durchgeführt wurde, geändert wird, muss die Registrierung wiederholt werden. Wenden Sie sich in diesem Fall auch gerne an den DocuWare Support.

Wenn Sie die biometrische Signatur von Validated ID einsetzen möchten, muss das Gerät – beispielsweise ein Smartphone oder Tablet, auf dem die handschriftliche elektronische Signatur erfolgen soll – registriert werden. Sie benötigen für die Registrierung des Geräts die Benutzerrolle „SG - Administrator".

• Gehen Sie zu „Formulare" und öffnen Sie das Formular „SG - Registrierung Biometrisches Gerät".

• Tragen Sie im Formular den Gerätenamen ein. Dieser muss im Vorfeld auf dem Gerät selbst festgelegt worden sein:

  • Laden Sie hierzu je nach verwendetem Gerät die kostenfreie VIDsigner App aus dem entsprechenden Store (Google Play, Apple App etc.) aufs Gerät.

  • Sobald Sie die ViDSigner App öffnen, erscheint ein Anmelde-Formular.

  • Tragen Sie den benötigten Anmeldecode (Enrollment code) aus Ihrem VIDsigner Account / Onboarding Kit ein und definieren den Namen für das Gerät.

• Klicken Sie im Registrierungsformular auf "Übermitteln". Das Gerät kann nun beim Anlegen einer Signaturkonfiguration ausgewählt werden.

Über eine Signaturkonfiguration definieren Sie, welche Signaturmethode angewendet, wo im Dokument die Signatur platziert wird oder auch in welchem Zeitraum sie erfolgen muss. Außerdem können Sie festlegen, ob zusätzlich eine interne Gegenzeichnung nötig ist und wer für diese zuständig ist.

Über das in der Lösung bereitgestellte Formular „SG - Neue Signaturkonfiguration" können beliebig viele Signaturkonfigurationen für verschiedene Dokumentarten oder Dokumentlayouts anlegt werden – zum Beispiel für Lieferscheine, verschiedene Vertragsarten etc. Für den Zugriff auf das Formular benötigen Sie die Benutzerrolle „SG - Administrator".

Sobald Sie eine Signaturkonfiguration erstellt haben, können Benutzer der Lösung diese im Ablagedialog für zu signierende Dokumente sowie über den Stempel „Zur Unterschrift" auswählen, um den Signaturprozess zu starten.

Nützliche Hinweise im Vorfeld:

• Vor dem Erstellen einer Signaturkonfiguration muss Ihre DocuWare Organisation beim Service Provider registriert werden.

• Wenn Sie Einfluss auf das Layout zu signierender Dokumente haben, ist eine einheitliche Formatierung des Unterschriftenbereichs empfehlenswert. Erfolgt die Unterschrift zum Beispiel stets über dem selben Ankertext (z.B. Unterschrift Auftraggeber), benötigen Sie nicht für jede Dokumentart eine eigene Konfiguration.

• Falls Sie die Konfiguration für eine biometrische Signatur erstellen möchten, muss vorher die Registrierung des biometrischen Geräts durchgeführt werden.

• Falls Sie in der Signaturkonfiguration festlegen, dass eine interne Unterschrift erfolgen soll, müssen Sie den Unterzeichner gegebenenfalls vorher hinterlegen.

Neue Benutzer, die mit der Lösung arbeiten sollen, können Sie als Administrator in wenigen Schritten hinzufügen:

• Öffnen Sie die DocuWare Konfiguration übers Hauptmenü und gehen Sie zur Benutzerverwaltung.

• Klicken Sie auf „Neuer Benutzer”, um einen neuen Benutzer hinzufügen; klicken Sie alternativ auf einen bestehenden Nutzer, um ihm die Rollen und Funktionsprofile zur Nutzung der Lösung zuzuweisen.

• Tragen Sie für neue Benutzer die erforderlichen allgemeinen Daten ein.

• Wechseln Sie vom Bereich „Allgemein“ zu „Rollen“ und weisen Sie dem Benutzer mindestens die Benutzerrolle „SG - Basisfunktionen“ und optional die Benutzerrolle „SG -Administrator“ zu.

• Wechseln Sie vom Bereich „Rollen“ zu „Funktionsprofile“ und weisen Sie dem Benutzer je nach genutztem Signaturanbieter das Funktionsprofil „SG - Basisprofil DocuSign“ oder „SG - Basisprofil Validated ID“ zu.

• Speichern Sie Ihre Konfiguration.

Benutzer, die ein Dokument intern gegenzeichnen sollen, es aber nicht selbst abgelegt haben, müssen als Unterzeichner im Archiv „SG - Unterzeichner" hinterlegt werden.

Außerdem müssen in diesem Archiv alle Unterzeichner hinterlegt werden, die die zentralisierte Signatur von Validated ID nutzen, da für diese Signaturmethode ein Zertifikat erforderlich ist, das dokumentiert werden muss.

Neue Unterzeichner können in wenigen Schritten hinterlegt werden. Sie benötigen hierzu die Benutzerrolle „SG - Administrator":

• Gehen Sie im DocuWare Client in den Briefkorb-Bereich und klicken Sie auf Datensatz erstellen (das Feld Ablegen wechselt zu Datensatz erstellen, sobald kein Dokument markiert ist; klicken Sie dafür einfach auf einen leeren Bereich im Briefkorb).

• Wählen Sie den Ablagedialog „SG - Unterzeichner - Neuer Unterzeichner" aus.

• Tragen Sie alle Daten ein. Ein Eintrag im Feld „Zertifikat" ist nur notwendig, wenn der Unterzeichner die zentralisierte Signatur anwendet. Tragen Sie in diesem Fall die Zertifikatsnummer des Nutzers ein.

• Speichern Sie über „Datensatz erstellen". Der neue Unterzeichner kann nun beim Anlegen einer Signaturkonfiguration als Unterzeichner ausgewählt werden.

Dokumente können entweder direkt bei Ablage oder nachträglich per Stempel in den Signaturprozess übergeben werden. Welche Signaturmethode dabei angewendet wird, und ob z. B. eine interne Gegenzeichnung erfolgt, wird durch die Signaturkonfiguration definiert, die Sie dabei auswählen.

Sobald das Dokument unterzeichnet ist, wird es automatisch im Archiv gespeichert - entweder als Ersatz für das ursprüngliche, unsignierte Dokument oder vor das unsignierte Dokument geheftet. Auch dies wird individuell je Signaturkonfiguration definiert. Standardmäßig wird zudem ein Zertifikatsreport mitabgelegt.

• Signaturprozess bei der Ablage starten

• Erfassen Sie das Dokument im Briefkorb (via Scan, Import, Drag & Drop, Drucken etc.) und wählen Sie den Ablagedialog „Zur Unterschrift" aus (im Standard ist dieser Ablagedialog mit dem Archiv „SG -Dokumente" verknüpft).

• Stellen Sie sicher, dass als Signaturstatus "Sofort zur Signatur übergeben" eingetragen ist (in der Regel ist dies vorausgefüllt).

• Wählen Sie die passende Signaturkonfiguration für Ihr Dokument aus und füllen Sie mindestens die Felder „Unterschrift von", „E-Mail" und „Mobilnummer" aus.

• Der Signaturprozess startet, sobald Sie das Dokument über „Ablegen" speichern.

Signaturprozess per Stempel starten

Für bereits archivierte Dokumente kann ein Signaturprozess jederzeit per Stempel angestoßen werden. Bitte beachten Sie, dass Dokumente in dem Archiv abgelegt sein müssen, das in Ihrem System für den Signaturprozess angepasst wurde (im Standard wird hierfür das Archiv „SG - Dokumente" verwendet).

• Rufen Sie das gewünschte Dokument auf und öffnen Sie es im Viewer.

• Wählen Sie den Stempel „Zur Unterschrift" aus (oder alternativ den Stempel „SG -Freie Positionierung, falls Ihnen diese Signaturmethode von DocuSign zur Verfügung steht und Sie diese einsetzen möchten).

  

• Wählen Sie eine passende Signaturkonfiguration aus und geben Sie die erforderlichen Daten ein. Der Signaturprozess wird eingeleitet, sobald Sie den Stempel an einer beliebigen Stelle im Dokument anbringen.

  

  Wenn die Signatur durch den Unterzeichner erfolgt ist, wird der angebrachte Stempel nicht mehr auf dem Dokument angezeigt.

Sie können einen gestarteten Signaturprozess stoppen, indem Sie den Stempel „SG - Unterschrift abbrechen" am Dokument anbringen.

Welche Dokumente aktuell zur Signatur anstehen bzw. in den letzten 30 Tagen zur Signatur gegeben wurden, können Sie über Listen nachvollziehen (alle Listen beginnen mit dem Archivnamen „SG - Dokumente" bzw. mit dem Archiv, das in Ihrem System für den Signaturprozess angepasst wurde):

Meine Dokumente warten auf Signatur

In dieser Liste sehen Sie die Dokumente, für die Sie die Unterzeichnung angefordert haben und die sich noch im Signaturprozess befinden.

Meine signierten Dokumente (letzte 30 Tage)

Diese Liste enthält alle signierten Dokumente der letzten 30 Tage, deren Unterzeichnung Sie angefordert hatten.

Meine nicht signierten Dokumente (letzte 30 Tage)

Diese Liste enthält alle Dokumente der letzten 30 Tage, deren Unterzeichnung Sie angefordert, hatten, die aber nicht vollständig signiert wurden.

Alle Dokumente warten auf Signatur

In dieser Liste sieht der Administrator alle Dokumente, für die eine Unterzeichnung angefordert wurde.

Für eine detaillierte Überwachung der Dokumente in den Workflows werden außerdem Datensätze im Archiv „SG - Systemdaten" erzeugt. Mit der Benutzerrolle „SG - Administrator" können Sie diese Informationen über folgende Listen abrufen (beide Listen beginnen mit dem Archivnamen SG - Systemdaten):

Datensätze im Signaturprozess

In dieser Liste sehen Sie alle Datensätze, die sich noch im Signaturprozess befinden.

Nicht signierte Datensätze (letzte 30 Tage)

Diese Liste basiert auf allen Datensätzen der letzten 30 Tage, die im Signaturprozess nicht signiert wurden.