Smarte Dokumentorganisation

Benutzerrollen werden in der Benutzerverwaltung im Bereich Rollen zugewiesen.

Abhängig von der Rollenzuweisung können Benutzer unterschiedliche Elemente der Lösung sehen und darauf zugreifen.

Jeder Benutzer von DocuWare hat eine oder mehrere Rollen. Es gibt 3 Hauptrollenkategorien:

Systemrollen

• Der Organization Administrator ist eine erforderliche Standard-Administratorrolle des DocuWare Systems. Die Rolle wird automatisch dem Registrierungsbenutzer "user.admin" einer Organisation zugewiesen.

• Die Default Organization Role ist eine Standardrolle, die vom System zugewiesen wird, ohne Funktionalität für die Lösung.

Abteilungsrollen

Jede Abteilung, die in der Lösung definiert ist, wird durch eine Rolle abgebildet. Wenn eine Organisation erstellt wird, stehen die folgenden Abteilungen als Beispiele zur Verfügung:

• Buchhaltung

• Vertragsverwaltung

• Qualitätsmanagement

• Personalverwaltung

• Vertrieb

Zusätzlich gibt es die Rolle Alle Abteilungen/Benutzer, die alle Benutzer der Organisation enthält.

DW - Administrator

Mitglieder dieser Benutzerrolle verwalten das System und verfügen über vollen Zugriff auf die Konfiguration und alle Archive der Lösung. Als DW - Administrator können Sie z.B. neue Benutzer anlegen (siehe nächsten Abschnitt) oder die Auswahllisten der Lösung anpassen.

Sofern Ihrem System DocuWare für Elektronische Signatur hinzugefügt wird, ist die Rolle DW-Signatur vorbereitet, um den Zugriff auf die dafür erforderlichen Elemente zu ermöglichen.

Neue Benutzer lassen sich in wenigen Schritten in den Konfiguration hinzufügen. Sie benötigen dafür die Benutzerrolle DW - Administrator (siehe vorherigen Abschnitt).

So funktioniert’s:

• Öffnen Sie die DocuWare Konfigurationen über das Hauptmenü (ein Klick auf Ihren Benutzernamen) und gehen Sie zu Benutzerverwaltung.

• Klicken Sie auf Neuer Benutzer.

• Tragen Sie im Feld Neuer unbekannter Benutzer einen eindeutigen Benutzernamen ein (dieser wird beim Login verwendet). Trennen Sie z. B. Vorname und Nachname mit einem Punkt (Vorname.Nachname); Koppeln Sie Doppelnamen mit Bindestrichen (Vorname-Vorname.Nachname).

• Geben Sie ins Feld E-Mail eine gültige E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein, damit dieser die E-Mail-Benachrichtigungen des Systems erhält und ein Passwort vergeben kann. Die weiteren Angaben sind optional.
  

  

• Für jeden Benutzer wird automatisch ein persönlicher Briefkorb Inbox erstellt.

• Um die Briefkörbe in der Administration besser unterscheiden zu können, empfehlen wir, den Namen des Benutzers hinter dem vorgeschlagenen Briefkorbnamen zu ergänzen.

• Weisen Sie dem Briefkorb das Archiv DW - Dokumente zu.

• Wechseln Sie von Allgemein zu Rollen und weisen Sie dem Benutzer mindestens eine Benutzerrolle zu.
  
  

  

  
  

• Wechseln Sie optional noch in den Bereich Dialoge und aktivieren Sie unter Liste zusätzliche Listen für den Benutzer.
  
  

  

• Speichern Sie die Konfiguration. Der Mitarbeiter erhält eine Registrierungsmail für sein Benutzer-Konto und seinen DocuWare Login.

Dokumente werden aus Briefkörben heraus in Archive abgelegt.

Briefkörbe dienen als Zwischenspeicher, um Dokumente vor der Ablage ins Archiv zu erfassen und zu sortieren. Briefkörbe können gemeinsam genutzt werden, aber auch persönlich sein.

Archive speichern Dokumente langfristig und geordnet. Nur archivierte Dokumente können über die Suche gefunden und in Workflows gesteuert werden. In den Archiven lassen sich nicht nur Dokumente, sondern auch Datensätze, z.B. Lieferanten- oder Benutzerdaten speichern.

Briefkörbe der Lösung

DW - Inbox Adminstrator: Gemeinsam genutzer Briefkorb für Mitglieder der Benutzerrolle DW - Administrator.

Briefkörbe pro Abteilung: In DocuWare für Smarte Dokumentorganisation hat grundsätzlich jede Abteilung einen eigenen Briefkorb.

Die folgenden Briefkörbe sind zunächst standardmäßig eingerichet:

• Buchhaltung

• Qualitätsmanagement

• Personalverwaltung

• Vertrieb

• Vertragsverwaltung

Möglicherweise wurden jedoch diese Standard-Briefkörbe bei der Einrichtung Ihres DocuWare nach Ihren Wünschen angepasst. In diesem Fall variieren die Namen der Briefkörbe.

Ein Beispiel: Im gemeinsam verwendeten Briefkorb DW - Vertrag lassen sich Verträge erfassen und vorsortieren. Nur Benutzer, die Mitglied der Benutzerrolle DW - Vertragsverwaltung sind, haben Zugriff auf diesen Briefkorb.

Persönlicher Briefkorb für jeden Benutzer: Für jeden Benutzer wird beim Anlegen in der Konfiguration ein persönlicher Briefkorb erstellt.

Außerdem ist es möglich, beliebig viele weitere Briefkörbe in der Konfiguration zu erstellen und einzelnen Benutzern oder Rollen zuzuweisen. Mehr Infos zum Briefkorb und seinen Funktionen finden Sie unter Basiswissen.

Archive der Lösung:

DW - Dokumente: Dieses Archiv ist die zentrale Ablageorte für beliebige Dokumente in Ihrem Unternehmen: Verträge, Angebote, Briefe, E-Mails und alle anderen. Welche der archivierten Dokumente angezeigt und bearbeitet werden können, hängt von den jeweiligen Berechtigungen ab, die Benutzern individuell je Dokument zugewiesen werden. Nur Benutzer mit der Rolle DW – Alle Abteilungen/Benutzer haben vollen Zugriff auf alle Dokumente.

DW - Systemdaten: Dieses Archiv ist ein reines Datenarchiv. Hier sind die Auswahlisten für Ihre Dokumente hinterlegt, ebenso wie die Version der Lösung.

Grundsätzliche Information, wie Sie Dokumente erfassen und speichern finden Sie im Basiswissen.

Ihre Smart Document Control-Lösung bietet einige spezielle Indexfelder für die Speicherung von Dokumenten und das spätere schnelle Auffinden im Archiv.

Hier ist eine Liste:

• Art des Dokuments ist ein verpflichtender Eintrag. Die Auswahliste gewährleistet eine einheitliche Kategorisierung Ihrer Dokumente: Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Indexfeld und wählen Sie den passenden Eintrag aus. Für viele Dokumentarten stehen im nächsten Feld zusätzlich Unterarten zur Auswahl. Sollte eine passende Dokumentart oder Unterart fehlen, lassen sich die Auswahllisten beliebig anpassen.

• Fälligkeitsdatum: Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest. Das Dokument erscheint dann in der Liste DW - Dokumente - Fällig (in den nächsten 30 Tagen) oder in der Liste Fällig (jetzt). Sie können die Fälligkeit auch nach der Ablage jederzeit per Stempel festsetzen oder ändern.

• Automatische Vertragsverlängerung ist ein optionales Feld bei der Ablage von Verträgen. Wenn Verträge automatisch verlängert werden unterstützt eine Anzeige in der Liste Vertragsalarm Sie dabei, rechtzeitig zu reagieren.

• Workflow starten: Wenn Sie ein neues Dokument ablegen, können Sie direkt einen Workflow starten, um Feedback oder eine Freigabe anzufordern, indem Sie den Workflow aus der Dropdown-Liste Menue auswählen. Oder Sie starten den Workflow später mit einem Stempel auf das gespeicherte Dokument.

• Zugriff: Die Standardeinstellung gibt allen Mitgliedern, die der gleichen Abteilungsrolle wie Sie zugewiesen sind, automatisch Zugriff auf die Dokumente – im Bild unten DW - Vertrieb. In diesem Indexfeld löschen oder fügen Sie Rollen oder Benutzer hinzu. Zugriff am gespeicherten Dokument können Sie darüber hinaus anderen mit einem Stempel geben.

• Nachricht: Informieren Sie Benutzer, die Sie im Feld Zugriff ausgewählt haben, per E-Mail über Änderungen der Berechtigungen am Dokument.
  
  

  

• Klicken Sie auf Ablegen. Das Dokument wird sicher im Archiv DW - Dokumente gespeichert.

Hinweis: Nur die Dokumentenart ist obligatorisch. Alle anderen Indexfelder sind optional.

Jedes Dokument wird bei der Ablage mindestens mit der Art des Dokuments (Angebot, Vertrag etc.) und optional einer entsprechenden Unterart (Kunde, Lieferant etc.) indexiert.

Für eine einheitliche Indexierung sind häufige Dokumentarten und Unterarten in einer Auswahlliste hinterlegt, die Sie beliebig anpassen und erweitern können.

Für alle Dokumentarten ist eine Aufbewahrungsdauer von 100 Jahren vordefiniert. Wenn Sie Dokumentarten länger oder kürzer in DocuWare aufbewahren möchten, können Sie die Aufbewahrungsdauer in wenigen Schritten ändern.

Als DW - Administrator der Lösung können Sie die Auswahllisten für Art des Dokuments und Unterart beliebig anpassen und erweitern.

So funktioniert's:

Neue Dokumentart hinzufügen

• Gehen Sie im DocuWare Client in den Briefkorb-Bereich und klicken Sie auf Datensatz erstellen (das Feld Ablegen wechselt zu Datensatz erstellen, sobald kein Dokument markiert ist; klicken Sie dafür einfach auf einen leeren Bereich im Briefkorb).

• Wählen Sie den Ablagedialog DW - Systemdaten - Art des Dokuments aus.
  
  

  

• Tragen Sie ins Feld Art des Dokuments eine neue Dokumentart ein.

• Geben Sie darunter optional eine passende Unterart ein.

• Legen Sie optional eine Aufbewahrungsdauer für die Dokumentart / Unterart an; wenn nichts eingetragen wird, beträgt die Aufbewahrung standardmäßig 100 Jahre.
  

  

• Speichern Sie über den Klick auf Datensatz erstellen. Die neue Dokumentart / Unterart ist nun in der Auswahlliste verfügbar.

Neue Unterart hinzufügen

• Öffnen Sie wie oben beschrieben über Datensatz erstellen den Ablagedialog DW - Systemdaten - Art des Dokuments.

• Wählen Sie im Feld Art des Dokuments die Dokumentart, für die Sie eine weitere Unterart definieren möchten.

• Tragen Sie im Feld Unterart eine neue Unterart ein und legen Sie optional die Aufbewahrungsdauer fest; wenn nichts eingetragen wird, beträgt die Aufbewahrung standardmäßig 100 Jahre.

Vorhandene Dokumentart / Unterart umbenennen

• Klicken Sie im DocuWare Client auf den Bereich Suchen.

• Wählen Sie den Suchdialog DW - Systemdaten - Art des Dokuments aus.
  
  

  

• Geben Sie die Dokumentart / Unterart ein, die Sie ändern möchten und klicken Sie auf den gelben Such-Button.

• Wählen Sie ein Ergebnis aus und klicken Sie auf Indexeinträge ändern oder alternativ per Doppelklick aufs Ergebnis

• Ändern Sie die entsprechenden Daten ab und speichern Sie.

Für den schnellen Zugriff auf Dokumente und Aktionen, sind in der Lösung verschiedene Listen vorbereitet, die sich automatisch aktualisieren. Welche Listen Sie sehen, hängt von Ihren Benutzerrollen oder davon ab, welche Listen Ihnen in der Benutzerverwaltung zugewiesen wurden.

Benutzerrolle DW - Alle Abteilungen/Benutzer:

• Fällig (jetzt)

• Fällig (in den nächsten 30 Tagen)

• Status der Zuweisung

Benutzerrolle DW - Vertragsverwaltung:

• Vertragsalarm

Benutzerrolle DW - Signatur:

• Warten auf Signatur

• Signierte Dokumente (letzte 30 Tage)

• Nicht signierte Dokumente (letzte 30 Tage)

Wenn Sie ein Dokument im Archiv DW - Dokumente ablegen, wird das Dokument automatisch mit allen Mitgliedern der Abteilung geteilt, d.h. mit allen Benutzern, die der selben Abteilungsrolle zugeordnet sind, wie Sie. Aber Sie können anderen Rollen und/oder Benutzern Berechtigungen am Dokument nehmen oder geben.

Es gibt zwei Möglichkeiten, anderen Benutzern dauerhaft Rechte zuzuweisen:

• Direkt bei der Ablage

  Alle Benutzer, die mit der Lösung arbeiten, entscheiden für jedes Dokument, das sie im Archiv ablegen, wer Zugriff auf das Dokument erhält. Optional können Sie Kollegen dabei auch per E-Mail informieren.

• Nach der Ablage per Stempel

  Mit dem Stempel Zugriff geben können Sie als Besitzer eines Dokuments anderen Benutzern auch nach der Ablage Lese- oder Bearbeiten-Berechtigungen am Dokument zuweisen. Über den Stempel ist es im Gegensatz zur Ablage auch möglich, weitere Benutzer als Besitzer des Dokuments einzutragen.

Wie Sie Berechtigungen nachvollziehen und gegebenfalls ändern erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Es gibt zwei Wege, um Berechtigungen an Dokumenten im Archiv nachzuvollziehen und gegebenenfalls zu ändern – über den Suchdialog oder über Verknüpfungen.

Über Suchdialog

• Klicken Sie auf Suchen und wählen Sie den Suchdialog DW - Dokumente - Zugriff bearbeiten aus.

• Führen Sie eine Suche nach dem/den gewünschten Dokumenten aus.

• Markieren Sie ein Dokument in der Ergebnisliste und klicken Sie in der Werkzeugleiste der Ergebnisliste auf Indexeinträge bearbeiten.
  

  

• Die einzelnen Berechtigungen am Dokument werden Ihnen angezeigt:
  

  

• Berechtigung ändern: Wenn Sie selbst als Besitzer eingetragen sind, können Sie die Berechtigungen bearbeiten: Wählen Sie weitere Benutzer über die jeweiligen Auswahllisten aus und fügen diese mit einem Klick aufs Plus hinzu. Oder nehmen Sie Benutzern die entsprechenden Berechtigungen, indem Sie auf deren Namen und dann aufs Minuszeichen klicken.

• Zusätzliche Berechtigung anfragen: Wenn Sie z.B. sehen, dass Ihnen Lesen-Rechte zugewiesen sind, Sie aber auch Bearbeiten-Rechte benötigen, können Sie diese z. B. per Anfrage senden beim Besitzer anfordern.

Über verknüpfte Dokumente

Eine weitere einfache Möglichkeit, Berechtigungen nachzuvollziehen, bietet sich über die Funktion Verknüpfte Dokumente. Besitzern eines Dokuments und Mitgliedern der gleichen Abteilungsrolle, mit denen das Dokument bei der Ablage geteilt wurde, wird hierüber die Verknüpfung DW - Zugriff bearbeiten angezeigt. Benutzern mit Lesen-Zugriff die Verknüpfung DW - Besitzer, um bei Bedarf Bearbeiten-Rechte anzufordern.

• Klicken Sie auf die entsprechende Verknüpfung.
  

  

  
  

• Klicken Sie im neu geöffneten Register auf Indexeinträge ändern.

• Je nach aufgerufener Verknüpfung wird Ihnen nun der Besitzer des Dokuments angezeigt oder die einzelnen Berechtigungen, um diese wie oben beschrieben zu bearbeiten.

Bei der Ablage ins Archiv können Sie Dokumenten ein Fälligkeitsdatum mitgeben. Wurde ein Dokument ohne Fälligkeit abgelegt, lässt sich diese auch später jederzeit über den Stempel Fälligkeit ändern festlegen.

30 Tage vor der festgelegten Fälligkeit erscheint das Dokument dann automatisch in der Liste DW - Dokumente - Fällig (in den nächsten 30 Tagen) eines jeden Benutzers, der Besitzer dieses Dokuments ist. Dokumente, die aktuell fällig sind, werden in der Liste DW-Fällig (jetzt) angezeigt.

Fälligkeit erledigt

Wenn die erforderliche Aktion abgeschlossen ist, setzen Sie das Dokument auf erledigt und es verschwindet aus der Fälligkeitsliste. Sie benötigen dafür die Berechtigung Bearbeiten am Dokument.

• Öffnen Sie das gewünschte Dokument per Doppelklick im DocuWare Viewer.

• Klicken Sie aufs Stempel-Symbol in der Kopfleiste des Viewers und dann DW - Fälligkeit erledigt.

• Geben Sie optional einen Kommentar ein und platzieren Sie den Stempel über Anbringen auf dem Dokument.

• Das Dokument verschwindet aus Ihren Fälligkeitslisten.

Fälligkeit ändern

Wenn sich ein Termin verschiebt, neu ergibt oder zusätzliche Zeit für eine Aktion benötigt wird, können Sie dies mit dem Stempel Fälligkeit ändern steuern.

• Öffnen Sie das gewünschte Dokument per Doppelklick im DocuWare Viewer (es kann, muss dafür aber nicht in einer Ihrer Fälligkeitslisten angezeigt sein).

• Klicken Sie aufs Stempel-Symbol in der Kopfleiste des Viewers und dann DW - Fälligkeit ändern.

• Geben Sie das neue Fälligkeitsdatum und optional einen Kommentar ein und platzieren Sie den Stempel über Anbringen auf dem Dokument.

• Das Dokument bleibt oder erscheint zum festgelegten Zeitpunkt in den jeweiligen Fälligkeitslisten wie oben beschrieben.

Fordern Sie von Kollegen eine Freigabe oder Feedback an, indem Sie einen Workflow entweder direkt bei der Ablage starten oder zu einem späteren Zeitpunkt mit einem Stempel.

So funktioniert's:

Bei der Ablage:

Starten Sie einen Workflow, wenn Sie ein Dokument ablegen und legen Sie einen Termin fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Zugriffsrechte, die im Rahmen der Aufgabe vergeben werden, bestehen nur temporär bis zur Erledigung.

• Wählen Sie Workflow starten im Ablagedialog.

• Wählen Sie aus den zur Verfügung stehenden Workflows entweder Freigabe oder Feedback anfordern.

• Wenn Sie das Dokument ablegen, wird eine Aufgabe angezeigt.
  
  

  

• Öffnen Sie die Aufgabe Empfänger auswählen:
  
  

  

• Wählen Sie die Empfänger, die das Dokument bearbeiten und/ oder lesen.

• Beschreiben Sie im Feld Kommentar die Aufgabe oder geben Sie einen anderen Kommentar ein.

• Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.

• Wählen Sie, ob die Aufgabe von einem oder allen Mitarbeitern zu erledigen ist und bestätigen Sie.

• Das Dokument erscheint in Ihrer Liste DW – Dokumente – Status der Zuweisung mit dem Status Warten auf Freigabe (oder Feedback),

• Das Dokument erscheint als Aufgabe bei allen Benutzern, die Sie ausgewählt haben. Sie werden automatisch per E-Mail informiert und können die Aufgabe und das Dokument direkt über einen Link öffnen.

Später per Stempel

Benutzer können einen Workflow auch für ein bereits archiviertes Dokument starten, indem Sie den Stempel Workflow starten nutzen.

• Öffnen Sie ein archiviertes Dokumente per Doppelklick im DocuWare Viewer.

• Klicken Sie aufs Stempel-Symbol in der Kopfleiste des Viewer und dann auf den Stempel DW - Workflow starten.
  
  

  

• Wählen Sie einen Workflow und platzieren Sie den Stempel über Anbringen auf der gewünschten Stelle auf dem Dokument, um den Workflow zu starten.

Die nächsten Schritte sind identisch mit denen, wenn der Workflow bei der Ablage gestartet wird.

Aufgabe erledigen

• Öffnen Sie Ihre Aufgabe über den Link in der E-Mail oder direkt über Ihre Aufgaben im DocuWare Client.

• Wählen Sie eine Entscheidung, tragen Sie einen Kommentar ein und schließen Sie die Aufgabe mit Bestätigen ab.
  
  

  

• Das Dokument verschwindet automatisch aus Ihren Aufgaben.

Das Dokument wird in der Liste DW - Dokumente - Status der Zuweisung des Benutzers, der die Rückmeldung angefordert hat mit dem Status erledigt gekennzeichnet, sobald alle erforderlichen Benutzer ihre Aufgaben gegeben haben. Anschließend verbleibt es für 30 Tage in der Liste, um den Status nachzuvollziehen.

Workflow beenden

Der Initiator des Workflows erhält eine Aufgabe, sobald die zugewiesene Aufgabe von allen Empfängern erledigt wurde. Zusätzlich wird er mit einer E-Mail benachrichtigt – mit Link zur Aufgabe. Die Aufgabe Ergebnis zeigt die Entscheidungen und ein Klick auf Bestätigen schließt den Workflow.