Rechnungsverarbeitung

Je nach Rolle können Benutzer auf unterschiedliche Elemente der Lösung zugreifen. Welche Ablage- und Suchdialoge, Listen, Aufgaben, Ordner und Formulare Benutzer sehen, kann also ganz verschieden sein.

Jedem Benutzer muss mindestens die Benutzerrolle RV -Basisfunktionen zugewiesen sein, um mit der Lösung arbeiten zu können. Für alle Benutzer, die Rechnungen lediglich prüfen und in keine weiteren Buchhaltungsprozesse involviert sind, reicht diese Rolle in der Regel aus. Für Mitglieder der Buchhaltung sind verschiedene Rollen definiert, die jeweils an Aufgaben und Prozessschritte innerhalb der Rechnungsverarbeitung gekoppelt sind.

RV - Basisfunktionen

Standardrolle für alle Benutzer der Lösung, um Eingangsrechnungen ablegen, finden und bearbeiten (prüfen) zu können.

RV - Administrator

Mitglieder dieser Benutzerrolle verwalten die Lösung und verfügen über vollen Zugriff auf die Konfigurationen und alle Archive, um z.B. neue Benutzer anzulegen oder die Prozesseinstellungen zu ändern.

RV - Sachliche Prüfung

Mitglieder dieser Benutzerrolle erhalten eine Aufgabe, wenn DocuWare bei der sachlichen Prüfung Fehler identifiziert. Sie können dann z. B. falsche Angaben korrigieren oder eine neue Rechnung beim Lieferanten anfordern. Auch Benutzer, die neue Lieferanten anlegen, benötigen diese Benutzerrolle.

RV - Rechnungsverteilung

Mitglieder dieser Benutzerrolle weisen Rechnungen in der fachlichen Prüfung den jeweiligen Bestellern bzw. Kostenstellengruppen zu; gegebenenfalls kontieren sie die Rechnung. Wird eine Rechnung nicht fristgerecht freigegeben, erhalten sie die Aufgabe, die Rechnung neu zuzuweisen.

RV - Unvollständige Prüfung

Mitglieder dieser Benutzerrolle entscheiden, was mit Rechnungen passiert, die abgelehnt oder nicht vollständig freigegeben wurden.

RV - Finale Prüfung

Mitglieder dieser Benutzerrolle schließen den Rechnungsworkflow ab; gegebenfalls kontieren sie die Rechnung. Außerdem haben sie die Berechtigung Buchungsstapel zu exportieren und Zugriff auf die entsprechende Liste.

RV - Vollzugriff Buchhaltung & Firmenstamm

Mitglieder dieser Benutzerrolle erhalten keine buchhalterischen Aufgaben innerhalb der Rechnungsworkflows, besitzen aber erweitertete Zugriffsmöglichkeiten auf die Archive Buchhaltung und Firmenstamm sowie Zugriff auf das Archiv Systemdaten, um z.B.:

Buchungsvorschläge zu ändern

Steuerschlüssel, Kostenstellen, Aufwandskonten zu hinterlegen

Erweiterte Ablage- und Suchdialoge fürs Archiv Buchhaltung zu nutzen, auch spezielle für Ausgangsrechnungen

Über die Listen Rechnungen im Umlauf und Rechungsprüfung > 5 Tage, den aktuellen Bearbeitungsstatus von Rechnungen nachzuvollziehen. Sowie über die Liste Löschvormerkungen, alle Rechnungen im Blick zu haben, die sich in einem Löschworkflow befinden.

Darüber hinaus sind Mitglieder dieser Rolle berechtigt, Buchungsstapel herunterzuladen sowie neue Lieferanten anzulegen. Diese Rolle empfiehlt sich für Hauptverantwortliche der Buchhaltung.

RV - Erweiterte Funktionen

Mitgliedern dieser Benutzerrolle stehen zusätzliche Ablagedialoge zur Ablage von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen mit Positionsdaten zur Verfügung.

RV - Steuerprüfung

Diese Rolle kann externen Benutzern zugewiesen werden, um im Rahmen einer Steuerprüfung Rechnungen zu suchen und anzuzeigen.

Default Organization Role

Diese Rolle wird automatisch jedem Benutzer vom System zugewiesen, ohne Funktionalität für die Lösung.

Organization Administrator

Administrative Rolle des DocuWare Systems. Diese Rolle ist dem Regisitrierungsnutzer einer Organisation zugewiesen und kann nicht übertragen werden.

Das Hinzufügen neuer Benutzer erfolgt in zwei Schritten. Sie benötigen die Rolle RV - Administrator.

Schritt 1:

Im ersten Schritt legen Sie den neuen Benutzer in der DocuWare Konfiguration an.

• Öffnen Sie die DocuWare Konfigurationen übers Hauptmenü und gehen Sie zur Benutzerverwaltung.
  

  

• Klicken Sie auf Neuer Benutzer.

• Tragen Sie im Feld Neuer unbekannter Benutzer einen eindeutigen Benutzernamen ein (dieser wird beim Login verwendet). Trennen Sie z. B. Vorname und Nachname mit einem Punkt (Vorname.Nachname); Koppeln Sie Doppelnamen mit Bindestrichen (Vorname-Vorname.Nachname).

• Geben Sie ins Feld E-Mail eine gültige E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein, damit dieser die E-Mail-Benachrichtigungen des Systems erhält.

• Optional können Sie für den Benutzer einen persönlichen Briefkorb erstellen. Dokumente, die der Benutzer später in diesem Briefkorb sammelt, sieht nur er allein. Darüber hinaus erhält jeder Benutzer automatisch die in der Lösung vorkonfigurierten Briefkörbe oder kann sich bei Bedarf selbst weitere Briefkörbe erstellen.
  

  

• Wechseln Sie vom Bereich Allgemein zu Rollen und weisen Sie dem neuen Benutzer mindestens die Rolle RV - Basisfunktionen und optional weitere Rollen zu, die er für seine Aufgaben benötigt.

Schritt 2:

Für alle Benutzer, die Rechnungen prüfen und freigeben sollen, definieren Sie in einem weiteren Schritt die jeweiligen Freigabetypen (Besteller, Erstprüfer einer Kostenstellengruppe oder Vorgesetzter) im Personalstammdaten-Archiv der Lösung. Dabei können Sie auch ein individuelles Freigabelimit und einen Vorgesetzten sowie eine Vertretung für den Benutzer definieren.

• Wechseln Sie von der DocuWare Konfiguration in den DocuWare Client. Gehen Sie in den Briefkorb-Bereich und klicken auf Datensatz erstellen (das Feld Ablegen wechselt zu Datensatz erstellen, sobald kein Dokument markiert ist).
  

  

Benutzer als Besteller hinterlegen

Nur Benutzern, die als Besteller im Personalstammdaten-Archiv hinterlegt sind, kann eine Rechnung in der fachlichen Prüfung über die Besteller-Auswahl zugewiesen werden.

• Wählen Sie den Ablagedialog RV - Personalstammdaten - Besteller aus.

• Tragen Sie Vorname und Name des Benutzers im Ablagedialog ein; nutzen Sie für die Zuweisung der DocuWare ID die Auswahlliste im Drop-down-Menü.

• Definieren Sie in den weiteren Feldern ein individuelles Freigabelimit und einen Vorgesetzten*, an den eine Rechnung zusätzlich zur Prüfung geht, wenn dieses Limit überschritten wird. Und/oder hinterlegen Sie einen Vertreter**, falls der Prüfer die Rechnung nicht rechtzeitig prüft.

• Wählen Sie im Pflichtfeld Mandant entweder den Platzhalter Mandant oder einen hinterlegten Mandanten aus.

• Speichern Sie den Datensatz und wiederholen Sie den Vorgang gegebenenfalls, wenn Sie den Benutzer für weitere Mandanten hinterlegen möchten.
  
  

  

  
  *Der Benutzer, der als Vorgesetzter eines Bestellers ausgewählt wird, muss im Personalstammdaten-Archiv als Besteller oder Vorgesetzter mit höherem Limit hinterlegt sein und demselben Mandant zugeordnet sein.

  **Der Benutzer, der als Vertreter eines Bestellers definiert wird, muss ebenfalls im Personalstammdaten-Archiv als Besteller hinterlegt und demselben Mandant zugeordnet sein.
  

Benutzer als Erstprüfer für Kostenstellengruppe hinterlegen

Wenn Sie die fachliche Prüfung über Kostenstellengruppen steuern, sollte für jede Kostenstellengruppe mindestens ein Erstprüfer hinterlegt werden.

• Wählen Sie den Ablagedialog RV - Personalstammdaten - Erstprüfer aus.

• Tragen Sie Vorname und Name des Benutzers im Ablagedialog ein; nutzen Sie für die Zuweisung der DocuWare ID die Auswahlliste im Drop-down-Menü.

• Definieren Sie in den folgenden Feldern ein individuelles Freigabelimit und einen Vorgesetzten*, an den eine Rechnung zusätzlich zur Prüfung geht, wenn dieses Limit überschritten wird. Und/oder hinterlegen Sie einen Vertreter**, falls der Prüfer die Rechnung nicht rechtzeitig prüft.

• Weisen Sie den Benutzer einer Kostenstellengruppe zu.

• Wählen Sie im Pflichtfeld Mandant entweder den Platzhalter Mandant oder einen hinterlegten Mandanten aus.

• Speichern Sie den Datensatz und wiederholen Sie den Vorgang gegebenenfalls, wenn Sie den Benutzer für weitere Mandanten oder für weitere Kostenstellenstellengruppen als Erstprüfer hinterlegen möchten.

*Der Benutzer, der als Vorgesetzter eines Erstprüfers ausgewählt wird, muss im Personalstammdaten-Archiv als Vorgesetzter mit höherem Limit hinterlegt sein und demselben Mandant und derselben Kostenstellengruppe zugeordnet sein.

**Der Benutzer, der als Vertreter eines Erstprüfers definiert wird, muss im Personalstammdaten-Archiv hinterlegt und demselben Mandant zugeordnet sein.

Benutzer als Vorgesetzten hinterlegen

Als Vorgesetzte hinterlegte Benutzer fungieren weder als Besteller noch als Erstprüfer und erhalten Rechnungen nur, wenn das Limit von Bestellern bzw. Erstprüfern nicht ausreicht. Hinterlegen Sie diese Benutzer über den Ablagedialog RV - Personalstammdaten - Vorgesetzter und gehen Sie vor wie oben beschrieben.

Tipp

Welche Benutzer und Freigabehierarchien hinterlegt sind, können Sie über eine Suche im Personalstammdaten-Archiv einfach nachvollziehen (Arbeitsbereich Suchen > Suchdialog RV - Personastammdaten - Personalstammdaten > einzelne Benutzer suchen oder über eine direkten Klick auf den Suchen-Button alle Benutzerdaten aufrufen)

Allgemeine Benutzerdaten wie die E-Mail-Adresse oder der Name eines Benutzers werden in der Benutzerverwaltung innerhalb der DocuWare Konfiguration geändert. Hier können Sie auch ändern, welche Rollen ein Benutzer hat. Sie benötigen die Rolle RV - Administrator.

• Gehen Sie über das Hauptmenü im DocuWare Client in die DocuWare Konfiguration und dann zur Benutzerverwaltung.

• Klicken Sie auf den entsprechenden Benutzer und ändern Sie die Daten unter Allgemein.

• Wechseln Sie vom Bereich Allgemein zum Bereich Rollen und aktivieren bzw. deaktivieren Sie die entsprechenden Rollen.

Freigabelimit, Vorgesetzter, Vertretung oder auch Kostenstellengruppe eines Benutzers werden im Personalstammdaten-Archiv der Lösung geändert. Sie benötigen die Rolle RV - Administrator.

• Gehen Sie im DocuWare Client auf den Bereich Suche und wählen Sie den Suchdialog RV - Personalstammdaten - Personalstammdaten aus.
  

  

• Führen Sie die Suche nach dem entsprechenden Benutzer aus.

• Öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und klicken Sie auf Indexeinträge ändern. Oder klicken Sie alternativ per Doppelklick auf den Eintrag.
  

  

• Ändern Sie die entsprechenden Daten ab und speichern Sie diese.

Dokumente werden aus Briefkörben heraus in Archive abgelegt.

Briefkörbe dienen als Zwischenspeicher, um Dokumente vor der Ablage ins Archiv zu erfassen und zu sortieren. Briefkörbe können gemeinsam genutzt werden, aber auch persönlich sein.

Archive speichern Dokumente langfristig und geordnet. Nur archivierte Dokumente können in Workflows weiterverarbeitet werden. In den Archiven lassen sich nicht nur Dokumente, sondern auch Datensätze, z.B. Lieferanten- oder Benutzerdaten speichern. Über den Bereich Suchen finden Sie archivierte Daten und Dokumente wieder.

Folgende Briefkörbe sind in der Lösung für Rechnungsverarbeitung enthalten:

RV - Eingangsrechnung

Gemeinsam genutzter Briefkorb für alle Benutzer der Lösung zum Erfassen und Vorsortieren von Eingangsrechnungen und zugehörigen Dokumenten wie Bestellung und Lieferschein. In diesem Briefkorb ist Intelligent Indexing aktiv.

RV - Eingangsrechnung mit Positionsdaten

Gemeinsam genutzer Briefkorb fürs Erfassen und Vorsortieren von Eingangsrechnungen mit Positionsdaten. Nur Benutzer, die Mitglied der Rolle RV - Erweiterte Funktionen sind, haben Zugriff auf diesen Briefkorb. In diesem Briefkorb ist Intelligent Indexing aktiv.

RV - Bestellung

Gemeinsam genutzer Briefkorb fürs Erfassen und Vorsortieren von Bestellungen. Nur Benutzer, die Mitglied der Rolle RV - Erweiterte Funktionen sind, haben Zugriff auf diesen Briefkorb. In diesem Briefkorb ist Intelligent Indexing aktiv.

RV - Lieferschein

Gemeinsam genutzer Briefkorb fürs Erfassen und Vorsortieren Lieferscheinen. Nur Benutzer, die Mitglied der Rolle RV - Erweiterte Funktionen sind, haben Zugriff auf diesen Briefkorb. In diesem Briefkorb ist Intelligent Indexing aktiv.

Persönlicher Brieforb für jeden Benutzer

Für jeden Benutzer kann beim Anlegen in der Konfiguration automatisch ein persönlicher Brieforb erstellt werden. Außerdem ist es möglich, beliebig viele weitere Briefkörbe in der Konfiguration zu erstellen und einzelnen Benutzern oder Rollen zuzuweisen.

Folgende Archive sind in der Lösung für Rechnungsverarbeitung enthalten:

RV - Buchhaltung

In diesem Archiv speichern Sie Ihre Eingangsrechnungen, zugehörige Belege wie Bestellung und Lieferschein oder auch Ausgangsrechnungen.

RV - Firmenstammdaten

In diesem Archiv werden die Firmenstammdaten Ihrer Lieferanten hinterlegt und verwaltet.

RV - Personalstammdaten

In diesem Archiv werden die Benutzerdatensätze verwaltet; hinterlegt werden hier z.B. Vertreter, Kostenstelle und Freigabelimit eines Benutzers. Jeder Benutzer muss zuvor in der DocuWare Konfiguration angelegt werden.

RV - Systemdaten

In diesem Archiv

• werden Ihre Sachkonten, Kostenstellen, Steuerschlüssel und Mandanten hinterlegt und verwaltet

• wird das Formular mit Ihren Prozesseinstellungen gespeichert

• ist hinterlegt, welche Version der Lösung Sie einsetzen

• können Sie die Verfahrensdokumentation zur Lösung abrufen

• finden Sie eine Excel-Datei zur einfachen Übermittlung Ihrer Konfigurationsdaten fürs Einrichten der Lösung

• Erfassen Sie Rechnungen per Drag & Drop, den Import-Button oder Scannen im Briefkorb RV - Eingangsrechnung. Auch E-Mails und E-Mail-Anhänge lassen sich einfach per Drag & Drop in den Briefkorb legen. Eine weitere Option ist zudem die direkte Anbindung von Outlook an DocuWare.

• Sobald eine Rechnung im Briefkorb RV - Eingangsrechnung ankommt, wird sie automatisch per Intelligent Indexing ausgelesen und vorindexiert.

• Markieren Sie das Dokument, klicken Sie auf Ablegen und wählen Sie den Ablagedialog RV - Buchhaltung - Eingangsrechnungen aus.
  
  

  

• Prüfen Sie die Indexierung und ergänzen bzw. korrigieren Sie sie gegebenenfalls.
  

  

• Klicken Sie dazu in das entsprechende Indexfeld, löschen einen Eintrag per Klick aufs x und tragen den Begriff über die Auswahlliste oder durch Anklicken des Begriffs im Dokument ein (Funktion One Click Indexing).

• Ist alles korrekt indexiert, klicken Sie erneut auf Ablegen, um das Dokument im Archiv zu speichern.

Über den Briefkorb RV - Eingangsrechnung können Sie auch beliebige andere Belegarten erfassen und ablegen. Mit der Rolle Vollzugriff Buchhaltung & Firmenstamm stehen Ihnen zusätzlich die Ablagedialge RV - Buchhaltung - Erweiterte Ablage und RV - Buchhaltung - Ausgangsrechnungen zur Verfügung. Für diese Ablagedialoge ist Intelligent Indexing nicht aktiv.

Weitere Infos erhalten Sie im Video-Tutorial Eingangsrechnungen erfassen und ablegen.

Erweiterte Ablage mit Positionsdaten für Positionsabgleich

Wenn Sie Rechnungen und die dazugehörigen Bestellungen und Lieferscheine mitsamt Positionsdaten ablegen und abgleichen möchten, nutzen Sie für die Erfassung der Dokumente mit Intelligent Indexing die Briefkörbe RV - Bestellung, RV - Eingangsrechnung mit Positionsdaten und RV - Lieferschein sowie die zu den Briefkörben passenden Ablagedialoge, die Sie jeweils am Glühbirnchen-Icon neben dem Ablagedialog erkennen. Diese Briefkörbe und Ablagedialoge stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie Mitglied der Benutzerrolle RV - Erweiterte Funktionen sind.

Im Archiv gespeicherte Dokumente oder auch Datensätze rufen Sie über den Bereich Suchen wieder auf.

Für jedes Archiv sind in der Lösung passende Suchdialoge vorkonfiguriert, die Benutzern abhängig von ihrer Benutzerrolle zur Verfügung stehen. Hier eine Beispielansicht (Rolle RV - Vollzugriff Buchhaltung & Firmenstamm):

Klicken Sie auf einen Suchdialog und geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Über das Feld Fulltext lässt sich zudem der gesamte Text auf den archivierten Dokumenten nach Schlagworten durchsuchen.

Tipps und Hinweise

Beim Suchdialog RV - Buchhaltung - Eingangsrechnungen ist die Suche nach der Belegart Rechnung (eingehend) bereits vorbelegt. Grenzen Sie die Suche weiter ein, indem Sie z.B. auch einen Firmennamen oder ein Rechnungsdatum eintragen.

Wenn Sie nach anderen Belegarten als Eingangsrechnungen im Buchhaltungs-Archiv suchen möchten, entfernen Sie Rechnung (eingehend) aus dem Suchdialog oder nutzen Sie den Suchdialog RV - Buchhaltung - Erweiterte Suche.

Suchbegriffe lassen sich bequem aus den Auswahllisten übernehmen. Um diese aufzurufen, klicken Sie einfach auf den Pfeil rechts von einem Indexfeld.

Suchen Sie mit Platzhalter * oder logischen Operatoren, um genau die gewünschten Dokumente in der Ergebnisliste zu erhalten.

Falls Sie eine archivierte Eingangsrechnung im Buchhaltungs-Archiv nicht wiederfinden, könnte sie irrtümlich in einem anderen Archiv abgelegt worden sein und kann dann auch nur dort gefunden werden.

Weitere Infos erhalten Sie im Video-Tutoial Schnelle Suche.

Als Dubletten identifizierte Eingangsrechnungen finden Sie über den Status der Eingangsrechnung. Sie benötigen die Rolle RV - Vollzugriff Buchhaltung & Firmenstamm oder RV - Administrator.

Wählen Sie unter Suchen den Suchdialog RV - Buchhaltung - Erweiterte Suche aus.

Gehen Sie zum Feld Status. Wählen Sie über die Auswahlliste Intern abgelehnt – Dublette aus, oder geben Sie den Suchbegriff mit Platzhalter ein, z.B.: Dublette oder Intern.

Beachten Sie aber:

Der Eintrag Dublette wird im Workflow Sachliche Prüfung individuell beim Schritt Prozess beenden vergeben. Wenn Sie hier unter Anmerkungen einen anderen Begriff als Dublette eingetragen haben, z.B. Duplikat oder Doppelte Rechnung etc., wird dieser ins Statusfeld übernommen. Ihr Suchbegriff müsste dann entsprechend Duplikat oder Intern abgelehnt – D lauten.

Wurde im Workflow Sachliche Prüfung beim Schritt Prozess beenden unter Rechnung löschen die Standardeinstellung von Nein auf Ja geändert, wird die Rechnung beim nächsten Löschzyklus aus dem Archiv gelöscht und kann dann nicht mehr gefunden werden. Zwischenzeitlich wird die Rechnung in der Liste RV - Buchhaltung - Löschvormerkungen angezeigt.

Für den schnellen Überblick zu Exportdaten und Statusinformationen, sind in der Lösung verschiedene Listen vorbereitet, die sich automatisch aktualisieren. Welche Listen Sie sehen, hängt von Ihren Benutzerrollen oder davon ab, welche Listen Ihnen individuell zugewiesen wurden. Hier eine Beispielansicht (Rolle RV - Vollzugriff Buchhaltung & Firmenstamm):

Folgende Listen stehen für die jeweiligen Benutzerrollen zur Verfügung:

• RV - Vollzugriff Buchhaltung & Firmenstamm

• RV - Buchhaltung - Löschvormerkungen

• RV - Buchhaltung - Rechnungen im Umlauf

• RV - Rechnungsprüfung > 5 Tage

• RV - Buchhaltung - Ausgangsrechnung (offen)

RV - Vollzugriff Buchhaltung & Firmenstamm / RV - Finale Prüfung

• RV - Buchhaltung - Warten auf Export

RV - Erweiterte Funktionen

• Bestellung (offen)

RV - Administrator

Mitglieder der Benutzerrolle RV - Administrator haben Zugriff auf alle bereits aufgeführten und folgende Listen:

• RV - Buchhaltung - In Sachlicher Prüfung

• RV - Buchhaltung - In Fachlicher Prüfung

• RV - Buchhaltung - In Unvollständiger Prüfung

• RV - Buchhaltung - In Finaler Prüfung

• RV - Buchhaltung - Prüfung durch Besteller

• RV - Buchhaltung - Rechnungsprüfung < 2 Tage

• RV - Buchhaltung - Rechnungsprüfung < 5 Tage

Falls Benutzer Zugriff auf Listen benötigen, die nicht in ihrer Benutzerrolle enthalten sind, können diese Listen über die Benutzerverwaltung auch individuell je Benutzer aktiviert werden (Benutzerverwaltung > Benutzer > Dialoge > Liste).

Sobald eine Rechnung indexiert und ins Buchhaltungs-Archiv abgelegt wurde, kann sie folgende Prozesse der Weiterverarbeitung durchlaufen:

Sachliche Prüfung

Der Workflow enthält als Standardeinstellung eine automatische Dublettenkontrolle. Zusätzliche lassen sich weitere Optionen aktivieren:

• Prüfung der Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UstG
  Nach der Ablage einer Rechnung prüft der Workflow bei Rechnungsbeträgen unter 250 €, ob Rechnungsdatum, Bruttobetrag (Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe) und Steuersatz vorhanden sind. Bei höheren Beträgen wird außerdem geprüft, ob eine Steuernummer oder USt-IdNr sowie eine Rechnungsnummer vorhanden sind. Und, ob Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz in drei Einzelpositionen aufgeführt sind. Zusätzlich werden Steuer- und Bruttobetrag berechnet und mit den Werten auf der Rechnung verglichen.

• Abgleich mit der Bestellung

  Falls DocuWare zu einer neu abgelegten Rechnung eine passende Bestellung findet und diese nicht mehr als 5 Euro (standardmäßig definierter Toleranzwert) abweicht, wird die Rechnung ohne weitere Zwischenschritte in den Workflow Finale Prüfung übergeben. Das Bestelldokument lässt sich über Verknüpft in der Werkzeugliste des DocuWare Viewer direkt anzeigen

• Positionsabgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen

  Für Rechnungen mit umfangreichen Artikellisten bietet die vorkonfigurierte Lösung die Möglichkeit eines automatisierten Positionsabgleichs der Rechnung mit der Bestellung und dem/den zugehörigen Lieferschein/en. Ein automatisierter Workflow vergleicht die Artikel und Mengen auf allen Belegen und übergibt die Rechnung bei Abweichungen in die fachliche Prüfung. Wenn alle Positionsdaten übereinstimmen, geht es direkt in der finalen Prüfung weiter.

• Lieferantenprüfung

  Bei der Lieferantenprüfung wird geprüft, ob der Lieferant bereits im Lieferantenstamm der Lösung (Archiv RV - Firmenstammdaten) hinterlegt ist. Bei neuen Lieferanten kann bequem per Webformular ein neuer Lieferantensatz angelegt werden. Die Lieferantenprüfung (und somit die Hinterlegung des Lieferantenstamms) ist Voraussetzung dafür, dass in der finalen Prüfung automatisierte Buchungsstapel für den Import in Finanzanwendungen erstellt werden können.

Weitere Infos erhalten Sie in den Video-Tutorials Sachliche Rechnungsprüfung und Lieferantenprüfung & neue Lieferanten anlegen.

Fachliche Prüfung

In der fachlichen Prüfung können Benutzer mit der Benutzerrolle Rechnungsverteilung Rechnungen direkt einem oder mehreren Bestellern zur Prüfung zuweisen. Falls einem Lieferant ein oder mehrere feste Besteller zugeordnet sind, wird die Rechnung ohne manuelle Zuweisung automatisch zur Prüfung an diese übergeben. Darüber hinaus ist die Zuweisung und Aufteilung von Rechnungsbeträgen an Kostenstellengruppen möglich. Die beiden Freigabevarianten lassen sich unabhängig voneinander oder auch kombiniert einsetzen. Auch die Kontierung der Rechnung kann bereits vorgenommen werden.

Weitere Infos erhalten Sie in den Video-Tutorials Fachliche Prüfung durch Besteller und Fachliche Prüfung je Kostenstelle

Unvollständige Prüfung

In diesen Workflow werden Rechnungen übergeben, deren Gesamtbetrag in der fachlichen Prüfung nicht vollständig freigeben oder die abgelehnt wurden, um zu entscheiden, was mit ihnen passieren soll.

Finale Prüfung

Vollständig geprüfte und freigegebene Rechnungen werden in diesem Workflow abgeschlossen. Auch die Kontierung kann dabei erfolgen. Bei Bedarf werden im Hintergrund Exportdateien für die Übergabe an ein FiBu-System erzeugt.

Weitere Infos erhalten Sie in den Video-Tutorials Finale Prüfung mit Kontierung und Buchungsstapel exportieren

Damit Prüfer zeitnah ihr Feedback in der fachlichen Prüfung geben, lässt sich beim Einrichten der Lösung über das Formular Prozesseinstellungen der Versand einer automatischen Erinnerungsmail aktivieren.

Dabei lässt sich frei definieren, nach wie vielen Arbeitstagen nach dem Erhalt einer Aufgabe die Erinnerung versendet wird. Mit dem Versand der Erinnerung erhalten Empfänger zwei weitere Arbeitstage Zeit, Feedback zu geben.

Bleibt die Aufgabe weiterhin unerledigt, wird sie an die Rolle RV - Rechnungsverteilung zurückgegeben, um die Rechnung erneut zuzuweisen.

Hinweis

Falls die Erinnerungsfunktion nicht aktiviert ist, bleiben die Aufgaben bis zur Erledigung be den zugewiesenen Verantwortlichen.

Die Kontierung einer Rechnung in DocuWare ist Voraussetzung für die Erstellung eines Buchungsstapels. Die Lösung zeigt eine Splitbuchungstabelle in der fachlichen* und finalen Prüfung an, die im Standard folgende Positionen enthält:

• Freigabe durch (nur relevant, wenn fachliche Prüfung je Kostenstellengruppe eingesetzt wird)

• Splitbetrag (Pflichtfeld, wenn fachliche Prüfung je Kostenstellengruppen eingesetzt wird)

• Konto (standardmäßig hinterlegt sind die Aufwandskonten des Kontenrahmens SKR04 von DATEV)

• Buchungstext

• Steuerschlüssel (standardmäßig hinterlegt sind die kodierten Steuerkurzschlüssel von DATEV)

• Kostenstelle

• Gegenkonto (wird automatisch mit dem im Lieferantenstamm hinterlegten Lieferantenkonto gefüllt)

5 Tipps für komfortables Kontieren

Die Einträge für Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel können Sie einfach übers Drop-down-Menü aus den Auswahllisten übernehmen.

Über eine Sternchensuche gelangt man schnell zum gewünschten Eintrag: Geben Sie z. B. im Feld Konto *Masch ein, um alle Konten zu sehen, die das Stichwort Maschinen enthalten.

Beträge und Buchungstext lassen sich mit der Funktion One Click Indexing mit einem Klick aus der Rechnung übernehmen oder direkt eintragen. Spätestens bei der Aufgabe Abschluss innerhalb des Workflows Finale Prüfung müssen die Pflichtfelder ausgefüllt werden, damit ein Buchungsstapel erstellt werden kann. Selbstverständlich kann die Rechnung aufgesplittet kontiert werden und für jeden Teilbetrag eine neue Kontierungszeile angefügt werden.

Beträge können Netto oder Brutto erfasst werden. Wählen Sie entsprechend bei der Aufgabe Abschluss in der finalen Prüfung Abschluss (Netto) oder Abschluss (Brutto) aus. Stellt DocuWare beim Abgleich zur Rechnung eine Differenz fest (z.B. aufgrund der Rundung von Netto auf Brutto), muss dieser Differenzbetrag zusätzlich kontiert werden. Bitte beachten Sie dabei, Rundungsdifferenzen ohne Steuersatz zu kontieren, um keine neuerliche Differenz zu generieren.

Buchungsvorschlag: Standardmäßig merkt sich DocuWare die Kontierung der letzten Rechnung des Lieferanten für die nächste Rechnung dieses Lieferanten und füllt die Kontierungstabelle (Splitbuchungstabelle) entsprechend vor. Alternativ können Sie je Lieferant auch eine feste Vorbelegung definieren oder die Vorbelegung deaktivieren. Die Einstellungen für Buchungsvorschläge lassen im Firmenstammdaten-Archiv jederzeit ändern.

*Wenn Sie die fachliche Prüfung nicht über Kostenstellengruppen steuern, kann die Tabelle in der fachlichen Prüfung ausgeblendet sein und wird Ihnen dann nur in der finalen Prüfung angezeigt.

Die Lösung ergänzt automatisch für jede Rechnung im Workflow Finale Prüfung mit der Aktivität Abschluss buchungsbezogene Daten (vorausgesetzt, Sie haben die Option Buchungsstapel aktiviert und kontieren ihre Rechnungen in DocuWare).

Sobald die buchungsbezogenen Datensätze zum Export bereitstehen, wird dies in den Listen unter RV - Buchhaltung - Warten auf Export angezeigt.

Um die Liste Warten auf Export sehen und die Daten herunterladen zu können, benötigen Sie die Benutzerrollen RV - Finale Prüfung oder RV - Vollzugriff Buchhaltung & Firmenstamm. Dabei kann der Zugriff individuell z. B. auf Mandanten eingeschränkt sein.

So funktioniert der Export, mit dem DocuWare einen Buchungsstapel generiert:

• Öffnen Sie DocuWare Export übers das Windows Startmenü (Voraussetzung: DocuWare Desktop Apps müssen installiert und verbunden sein).

• Wählen Sie Ihr Finanzsystem aus.

• Wählen Sie als Ausgabeort einen lokalen Speicherort.

• Führen Sie den Export über Export jetzt ausführen aus oder lösen Sie ihn über eine Windows Zeitsteuerung aus.

• Sie erhalten für jeden Mandanten einen Buchungsstapel basierend auf der Namenskonvention EXTF-Buchungsstapel-<Tagesdatum>-<Mandantenkennung>-<Monat des Rechnungsdatums>-<Jahr des Rechnungsdatums>; wenn Sie Rechnungen nicht auf mehrere Mandanten buchen, wird der Platzhalter Mandant verwendet.

• Existiert bereits ein Buchungsstapel, werden weitere neue Rechnungen dieses Tages beim nächsten Export hinzugefügt. Wurde der Stapel vom Speicherort bereits in die Finanzanwendung importiert, erstellt DocuWare einen neuen Buchungsstapel.

• Nach dem Datenexport werden die Rechnungen automatisch aus der Liste Warten auf Export in Ihrem DocuWare Client entfernt und mit dem Status Exportiert im Archiv gespeichert.

Damit Ihre Steuerschlüssel / -sätze, Kostenstellen oder Aufwandskonten in DocuWare zur Verfügung stehen, werden sie initial im Systemdaten-Archiv eingespielt.

Kommen später weitere Daten hinzu, können Sie diese als Administrator einfach hinzufügen:

Sie benötigen die Rolle RV - Vollzugriff Buchhaltung & Firmenstamm oder RV - Administrator.

Neuer Steuerschlüssel

• Gehen Sie in den Briefkorb-Bereich, klicken Sie auf Datensatz erstellen (das Feld Ablegen wechselt zu Datensatz erstellen, sobald kein Dokument markiert ist; klicken Sie dafür einfach auf einen leeren Bereich im Briefkorb).

• Wählen Sie den Ablagedialog RV - Systemdaten - Steuerschlüssel aus.

• Tragen Sie im Feld Steuerschlüssel den neuen Steuerschlüssel Ihrer Finanzbuchhaltung ein sowie den entsprechenden Steuersatz im Feld Steuersatz.

• Beachten Sie dabei die Formate: Steuersatz Nr>Steuersatz-Beschreibung (z.B. 9>19,00%-Vorsteuer) für Steuerschlüssel und Dezimalzahl mit zwei Nachkommastellen für den Steuersatz (z.B.19,00).

• Wählen Sie im Pflichtfeld Mandant entweder den Platzhalter Mandant oder einen hinterlegten Mandanten aus.

• Klicken Sie erneut auf Datensatz erstellen, um die Daten zu speichern.

Neue Kostenstelle

• Klicken Sie im Briefkorb-Bereich auf Datensatz erstellen (siehe oben) und wählen den Ablagedialog RV - Systemdaten - Kostenstelle aus.

• Tragen Sie im Feld Kostenstelle die neue Kostenstelle ein. Beachten Sie dabei das Format Kostenstellennummer>Kostenstellenbezeichnung.

• Wählen Sie im Pflichtfeld Mandant entweder den Platzhalter Mandant oder einen hinterlegten Mandanten aus.

• Klicken Sie erneut auf Datensatz erstellen, um die Kostenstelle zu speichern.

Neues Aufwandskonto

• Klicken Sie im Briefkorb-Bereich auf Datensatz erstellen (siehe oben) und wählen Sie den Ablagedialog RV - Systemdaten - Aufwandskonten aus.

• Tragen Sie im Feld Aufwandskonto das neue Konto ein. Beachten Sie dabei das Format Kontonummer> Kontobezeichnung. Die Kontonummer darf nur Ziffern und keine Leerzeichen enthalten.

• Wählen Sie im Pflichtfeld Mandant entweder den Platzhalter Mandant oder einen hinterlegten Mandanten aus.

• Klicken Sie erneut auf Datensatz erstellen, um das Konto zu speichern.

Ihr Lieferantenstamm wird beim Einrichten der Lösung initial im Firmenstammdaten-Archiv hinterlegt, wenn Sie die sachliche Prüfung mit Lieferantenprüfung nutzen. Das im Lieferantenstamm erfasste Firmenkonto dient bei der Kontierung als Gegenkonto und ist notwendig, um in der finalen Prüfung Buchungsstapel erstellen zu können. Kontieren Sie für mehrere Mandanten, muss ein Lieferantenstamm je Mandant hinterlegt werden.

Kommen später neue Lieferanten hinzu, lassen sich diese sehr einfach hinzufügen. Es gibt zwei Wege:

Sie benötigen die Rolle RV - Sachliche Prüfung, RV - Vollzugriff Buchhaltung & Firmenstamm oder RV - Administrator.

Über Formular Lieferant anlegen

• Gehen Sie im DocuWare Client zu Formulare.

• Öffnen Sie das Formular Lieferant anlegen per Doppelklick.

• Tragen Sie die Daten des neuen Lieferanten im Formular ein.

• Soblad Sie die Daten übermitteln, wird der Lieferant im Firmenstammdaten-Archiv gespeichert.

Weitere Infos hierzu finden Sie auch im Video-Tutorial Lieferantenprüfung & neue Lieferanten anlegen

Über Datensatz erstellen

Darüber hinaus ist es möglich, neue Lieferantendatensätze per Ablagedialog ins Archiv RV - Firmenstammdaten zu speichern:

• Gehen Sie in den Briefkorb-Bereich. Klicken Sie auf Datensatz erstellen (das Feld Ablegen wechselt zu Datensatz erstellen, sobald kein Dokument markiert ist; klicken Sie dafür einfach auf einen leeren Bereich im Briefkorb).

• Wählen Sie den Ablagedialog RV - Firmenstammdaten - Lieferantenstamm aus.

• Tragen Sie die Daten des neuen Lieferanten im Ablagedialog ein.

• Speichern Sie die Daten. Fertig.

Hinweise:

Buchungsvorschlag: Wenn Sie Rechnungen in DocuWare kontieren, ist je Lieferant eine automatische Vorbelegung der Kontierungstabelle (Splitbuchungstabelle) möglich. Falls Sie diese Option nutzen, werden die Kontierungsfelder jeweils mit den Werten der letzten Rechnung dieses Lieferanten befüllt. Alternativ kann eine feste Vorbelegung mit stets denselben Einträgen erfolgen (nur über Formular auswählbar). Dabei werden standardmäßig die Werte, die Sie für die erste Rechnung des Lieferanten verwenden als feste Einträge im Firmenstamm hinterlegt und können nachträglich jederzeit wie alle anderen Einstellungen zum Buchungsvorschlag nachträglich angepasst werden.

Fester Bearbeiter: Aktivieren Sie diese Option, falls Rechnungen eines Lieferanten stets von denselben Bestellern geprüft werden und die Zuweisung an diese automatisiert erfolgen soll. Bitte beachten Sie: Beim Anlegen eines Lieferanten über das Formular können Sie nur einen Bearbeiter hinterlegen. Wenn Sie mehrere Bearbeiter hinterlegen möchten, legen Sie den Lieferant über Datensatz erstellen an. Alternativ können Sie weitere Bearbeiter auch nachträglich hinzufügen, indem Sie die Daten im Firmenstamm ändern.

Betragsaufteilung: Beim Kontieren einer Rechnung können Sie Rechnungsbeträge individuell manuell aufteilen. Alternativ kann pro Lieferant festgelegt werden, ob die Beträge automatisch prozentual oder zu gleichen Teilen aufgeteilt werden sollen.

Ändern sich die Daten eines Lieferanten, lassen sich diese einfach anpassen:

Sie benötigen die Rolle RV - Sachliche Prüfung, RV - Vollzugriff Buchhaltung & Firmenstamm oder RV - Administrator.

• Gehen Sie im DocuWare Client auf den Bereich Suche.

• Wählen Sie das Archiv für die Firmenstammdaten aus und führen Sie eine Suche nach der entsprechenden Firma aus.

• Öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und klicken Sie auf Indexeinträge ändern.

• Ändern Sie die entsprechenden Daten ab und speichern Sie diese.

Falls Rechnungen eines Lieferanten stets von denselben Bestellern geprüft werden, ist es möglich diesen die Rechnung automatisiert zuzuweisen und in der fachlichen Prüfung den manuellen Schritt der Rechnungsverteilung zu überspringen.

Die festen Bearbeiter werden je Lieferant im Firmenstammdaten-Archiv hinterlegt.

Sind einem Lieferant mehrere Bearbeiter zugeordnet, erfolgt die Prüfung stets durch den ersten, der prüft.

Wenn Sie Rechnungen in DocuWare kontieren, ist je Lieferant eine automatische Vorbelegung der Kontierungstabelle (Splitbuchungstabelle) möglich. Standardmäßig merkt sich DocuWare die Kontierung der letzten Rechnung eines Lieferanten für den Buchungsvorschlag. Alternativ können Sie je Lieferant eine feste Vorbelegung der Tabellenfelder definieren oder die Vorbelegung ganz ausschalten.

Die Einstellungen für den Buchungsvorschlag werden beim Anlegen eines Lieferanten aktiviert und lassen sich im Archiv für die Firmenstammdaten jederzeit nachträglich bearbeiten und ändern. Sie benötigen die Rolle RV - Vollzugriff Buchhaltung & Firmenstamm oder RV - Administrator.

• Gehen Sie im DocuWare Client auf den Bereich Suche und wählen RV - Firmenstammdaten - Buchungsvorschlag.

• Führen Sie eine Suche nach der entsprechenden Firma aus.

• Öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü und klicken Sie auf Indexeinträge ändern.
  
  

  

Ändern Sie die bisherigen Einstellungen je nach Bedarf ab:

Buchungsvorschlag deaktivieren: Ändern Sie die Einstellung im Feld Buchungsvorschlag von Ja auf Nein und speichern Sie Ihre Einstellung.

Fester Buchungsvorschlag: Ändern Sie die Einstellung im Feld Buchungsvorschlag gegebenenfalls von Nein auf Ja und die Einstellung im Feld Vorbelegung durch auf Lieferantenstammsatz. Falls Sie bereits Rechnungen des Lieferanten verarbeitet und kontiert haben, sind die Einträge der letzten Rechnung in der Tabelle für den Buchungsvorschlag zu sehen und werden künftig für alle Rechnungen des Lieferanten angewendet. Ändern Sie die Einträge bei Bedarf ab. Falls die Tabelle noch leer ist, füllen Sie diese mit den gewünschten Einträgen für die Vorbelegung.
Alternativ können Sie die Tabelle auch leer lassen. In diesem Fall werden die Daten der nächsten Rechnung, die Sie für diesen Lieferanten kontieren, als fester Buchungsvorschlag für alle weiteren Rechnungen übernommen. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

Buchungsvorschlag durch letzte Rechnung: Ändern Sie die Einstellung im Feld Buchungsvorschlag gegebenenfalls von Nein auf Ja und die Einstellung im Feld Vorbelegung durch auf Letzte Rechnung des Lieferanten. Speichern Sie Ihre Einstellungen.