Mit der neuen Workflow Analytics API können Unternehmen tiefgehende Analysen zu Geschäftsprozessen erstellen. Die API liefert strukturierte Daten aus DocuWare, die sich direkt in Microsoft Power BI (über den neuen Power BI Connector) oder in andere Analyse- und Integrationslösungen einbinden lassen.
Komponente: DocuWare Cloud
Anwendungen
Workflow-Daten extrahieren, um wichtige Erkenntnisse zu gewinnen
Prozesse optimieren durch Identifikation von Engpässen
Arbeits- und Ressourcenmanagement verbessern
Leistungsindikatoren (KPIs) verfolgen, um Effizienz zu messen
Sie möchten Fragen beantworten wie etwa:
Wie viele Rechnungen wurden von verschiedenen Abteilungen bearbeitet?
Wie viele Dokumente wurden zur Zahlung freigegeben?
Wie lange dauern ein Workflow und eine Aufgabe im Schnitt?
Wie haben Automatisierungsmaßnahmen die Effizienz gesteigert?
Vorteile
Direkte Datenintegration, keine Middleware nötig
Effiziente Handhabung großer Datensätze
Compliance- und Sicherheitsstandards von DocuWare Cloud
So geht’s
Die API nutzt sogenannte Datenprojektionen, die gezielt Informationen zu Workflows bereitstellen, zum Beispiel:
Task-Dauer: Wie viel Zeit verging von der Zuweisung bis zur Bearbeitung?
Entscheidungen und Bearbeiter: Wer traf wann welche Entscheidung?
Reaktionszeiten: Wie lange dauerte es, bis eine Aufgabe aufgenommen wurde?
Fehlerrouten: Bei welchen Workflows traten Fehler auf?
Globale Variablen: Welche Werte wurden während des Workflows gespeichert?
Laufzeiten: Wie lang dauert ein Workflow insgesamt?
Dank der API können Daten aus DocuWare Workflows zum Beispiel in Power BI ausgewertet werden. Die Analyse ergibt in diesem Fall 13 Tage als durchschnittliche Bearbeitungsdauer von Rechnungen.
Es werden zwei Formate unterstützt: JSON für die Integration mit externen Anwendungen und benutzerdefinierte Entwicklung, CSV für die Kompatibilität mit gängigen Analysetools. Eine robuste Authentifizierung stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf die API zugreifen können. Die Schnittstelle bietet eine Persistenz von 90 Tagen pro Workflow und eine automatische Aktualisierung alle 24 Stunden.
Für lokal installierte Systeme wird die API in einer zukünftigen DocuWare Version freigegeben.
Die API-Beschreibung finden Sie auf der folgenden Unterseite Ihrer DocuWare Cloud: …/DocuWare/Workflow/Analytics/index.html. Die Dokumentation ist verfügbar unter https://knowledgecenter.docuware.com/docs/de/workflow-analytics-api