Mit Dateiverbindungen in DocuWare können Sie CSV-Dateien hochladen und konfigurieren, wie die Daten im System verwendet werden – einschließlich der Spaltenstruktur und der Feldzuordnung. Administratoren nutzen diese Funktion vor allem, um Autoindex-Workflows einzurichten, die Dokumente automatisch mit Daten aus externen Dateien anreichern, oder um Auswahllisten für eine einfachere Dateneingabe zu erstellen. Dateiverbindungen erleichtern die Integration externer Datenquellen für spezifische Anforderungen.
Neue Dateiverbindung erstellen
Für den Zugriff auf das Modul Dateiverbindungen sind keine besonderen Berechtigungen erforderlich. Navigieren Sie zu DocuWare Konfigurationen > Integrationen > Dateiverbindungen und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Dateiverbindung.
Dateistruktur einrichten
Für den Upload von CSV-Dateien stehen zwei Optionen zur Verfügung:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Dateisystem und wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus, oder ziehen Sie die CSV-Datei per Drag-and-Drop in den Dialog:
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Wählen Sie den Speicherort aus, an dem Ihre CSV-Datei gespeichert ist, und wählen Sie dann die Datei aus der Liste der Dateinamen.
Ein Speicherort kann im Bereich DocuWare Konfigurationen > Integrationen > FTP erstellt werden.
Weitere Optionen:
Dateiname: Dieser Eintrag zeigt eine Liste aller CSV-Dateien vom gewählten Speicherort. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hochladen möchten. Wenn Sie bereits eine Datei über Dateisystem ausgewählt haben, zeigt das Feld „Dateiname" die ausgewählte Datei an und ist deaktiviert. In diesem Fall ist keine weitere Auswahl oder Konfiguration in diesem Bereich erforderlich.
Speicherort: Zeigt die zuvor konfigurierten systemweiten Speicherorte an. Wenn mehrere Speicherorte vorhanden sind, werden sie in diesem Dropdown aufgelistet. Wählen Sie einen aus, um den CSV-Upload zu aktivieren.
Kodierungstyp: Gibt die Codepage der Datei an. Klicken Sie auf das Dropdown, um eine Codepage auszuwählen. Die verfügbaren Optionen hängen von den regionalen Einstellungen Ihres Computers ab.
Dateityp: Als Dateitypen stehen mit Trennzeichen und Feste Länge zur Verfügung.
Trennzeichen: Wählen Sie das Zeichen, das die Felder voneinander trennt. Wählen Sie aus der Liste oder wählen Sie Benutzerdefiniert und geben Sie ein eigenes Trennzeichen ein.
Textindikator: Wählen Sie das Textqualifizierungszeichen (z. B. ein Anführungszeichen) oder deaktivieren Sie es. Sie können auch Benutzerdefiniert wählen und ein anderes Zeichen eingeben.
Nummer der Zeile mit Spaltentitel: Geben Sie die Zeile an, die die Spaltennamen enthält. Wenn hier 0 eingegeben wird, geht das System davon aus, dass keine Informationen über Spaltennamen verfügbar sind.
Extraktion starten von Zeile: Geben Sie die erste Zeile an, die zu verwendende Daten enthält, basierend auf der Struktur Ihrer Datei.
Führende Leerzeichen entfernen: Wenn aktiviert, werden Leerzeichen am Anfang von Werten entfernt.
Nachstehende Leerzeichen entfernen: Wenn aktiviert, werden Leerzeichen am Ende von Werten entfernt.
Spalten definieren
Konfigurieren Sie Ihre Daten unter Spaltendefinition. Die Tabelle enthält die folgenden Felder:
Spalte: Zeigt die Anzahl der Spalten in der Datei an.
Titel: Geben Sie den Anzeigenamen für die Spalte ein.
Typ: Wählen Sie den Spaltentyp aus dem Dropdown: Text, Numerisch oder Datum.
Format: Zeigt das Format für den ausgewählten Typ an. Bei Text gibt es keine zusätzlichen Optionen, das Feld bleibt standardmäßig leer. Bei Numerisch oder Datum wird das Format hier angezeigt. Klicken Sie auf den Eintrag, um die Formatierungsoptionen zu ändern.
Aktiv: Legen Sie fest, ob die Spalte aktiv oder inaktiv ist.
Vorschau: Das Fenster auf der rechten Seite zeigt eine Live-Vorschau basierend auf Ihren Einstellungen der Spaltendefinition. Mit der Schaltfläche oben rechts können Sie das Layout der beiden Bereiche zwischen vertikal und horizontal umschalten.
Das Fenster Vorschau auf der rechten Seite zeigt, wie Ihre Datei basierend auf den Einstellungen der Spaltendefinition aussehen wird, und aktualisiert sich in Echtzeit. Mit der Schaltfläche oben rechts können Sie das Layout der beiden Bereiche zwischen vertikal und horizontal umschalten.
Übersichtsseite der Dateiverbindungen
Diese Seite listet alle zuvor erstellten Dateiverbindungen auf. Über das Menü Aktionen können Sie die Einstellungen einer vorhandenen Verbindung bearbeiten, eine Kopie mit allen Werten und Einstellungen erstellen oder die Verbindung löschen. Verwenden Sie die Suchleiste, um eine bestimmte Verbindung schnell zu finden: .png)
Die Tabelle zeigt:
Name: Der Name der Dateiverbindung.
Beschreibung: Die Beschreibung der Dateiverbindung.
Speicherort: Der Speicherort der Dateiverbindung.
Verwendet in: Module, die die Dateiverbindung aktuell verwenden.
Hier sehen Sie eine Liste aller zuvor erstellten Dateiverbindungen.