DocuWare Export

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Ermöglichen Sie den Datenaustausch mit Anwendungen von Drittanbietern, indem Sie Indexdaten aus DocuWare im bevorzugten Format der Fremdanwendung exportieren. Dies ist besonders nützlich für die Integration von DocuWare in ERP- und Buchhaltungssysteme. Exportieren Sie zum Beispiel die Indexdaten von Rechnungen, um diese Daten in Ihr Buchhaltungssystem zu importieren. Der Datenexport kann von jedem Buchhaltungs- oder ERP-System genutzt werden, das CSV-Dateien als Input akzeptiert.

DocuWare deckt das gesamte Spektrum der möglichen Konventionen ab, die die führenden Buchhaltungssysteme für die Struktur der zu importierenden Daten vorsehen. In den meisten Fällen müssen Sie nur einen Teil aller möglichen Einstellungen angeben.

Sie starten einen Export mit der DocuWare Export App, die mit DocuWare Desktop Apps installiert wird. Geöffnet wird diese App über die Windows-Programmauswahl, denn die App ist unabhängig von der eigenen Oberfläche der DocuWare Desktop Apps.

Ein Export basiert immer auf einer Konfiguration. Diese erstellen Sie, das Funktionsprofil Export konfigurieren vorausgesetzt, oder Ihr Organisationsadministrator in der DocuWare Konfiguration im Bereich Integrationen > Daten-Export. Um einen Export ausführen zu können, muss Ihnen mindestens eine entsprechende Konfiguration zugewiesen sein.

Hinweis:

DocuWare bietet zwei Möglichkeiten, Daten in das eigene Dateisystem zu exportieren.

  1. docXporter exportiert Dokumente und Indexdaten. Dabei lassen sich die Indexdateien durch Templates frei wählbar konfigurieren - zum Beispiel im bevorzugten Format einer Fremdanwendung. DocXporter erfordert eine Zusatzlizenz.

  2. Die Desktop App DocuWare Export exportiert ausschließlich Indexdaten im CSV-Format. Das Modul ist Funktionsumfang von DocuWare Cloud inbegriffen.

Datenexport ausführen

Direkt exportieren

Öffnen Sie die DocuWare Export App und wählen Sie eine Export-Konfiguration sowie den Ordner aus, in dem der Output gespeichert werden soll. Klicken Sie den Button zum sofortigen Export.

Zeitgesteuert exportieren

Öffnen Sie die DocuWare Export App im Administrator-Modus. Über den Link öffnen Sie die Windows-Aufgabenverwaltung und terminieren den Export.

Export konfigurieren und testen

Format

Wählen Sie zwischen einem Export in Form einer fixen Ergebnisliste und einem Export mit benutzerspezifisch von Ihnen definierte Inhalt. Legen Sie zudem das Trennzeichen für den CSV-Export fest.

Regeln

Legen Sie anhand von Indexwerten die Dokumente fest, deren Indexdaten Sie exportieren möchten. Hier ein Beispiel für ein Filterpaar von Bedingungen:

AND

Dokumenttyp

Gleich

Rechnung

Status

Gleich

Bereit für Export

Dateiname

Für den Dateinamen können Sie feste Werte, vordefinierte Einträge und Indexfelder kombinieren.

Kodierungseinstellungen

Die Zeichenkodierung wird entsprechend der Exportkodierung in Ihren Organisationseinstellungen vorgenommen. Nur wenn Sie eine Kodierung für ein anderes Gebietsschema benötigen, nehmen Sie hier die entsprechenden Einstellungen vor.

Benutzerdefinierter Inhalt

Bearbeiten Sie hier alle Angaben für das Einbinden von Datei- und Dokumentkopfzeilen, Tabellenfelder und Dokumentfußzeilen in die Export-Datei. Das Ergebnis wird in der Layoutvorschau des Datenblatts rechts angezeigt.

Daten einbinden, trennen und transformieren

Aktivieren Sie das Einbinden der gewünschten Dateninhalte und fügen Sie jedem Inhalt jeweils eine oder mehrere Zeilen hinzu. Um Inhalte zu trennen oder zu transformieren, fahren Sie mit der Maus über eine Eintragszeile, wodurch Ihnen die Funktionen angezeigt werden:

  • Inhalt trennen: Sie können die Indexfeld-Daten in Spalten aufteilen. Sie verwenden zum Beispiel Auswahllisten, die eine Kostenstellennummer und einen zugehörigen Namen enthalten, etwa "40000 - Vertrieb". Exportiert werden soll aber nur die Nummer, denn diese wird in Ihrer Finanzbuchhaltungslösung verwendet. Oder in einem Feld werden Projektnummern und Namen gespeichert und Sie möchten beides getrennt exportieren, etwa "2022-01 - Upside-down roller coaster".
    Im Dialog Exportinhalte trennen stehen Ihnen bereits bearbeitete Einträge in einer eigenen Auswahlliste zur Verfügung. Nach Eingabe des Trennzeichens werden die Spalten, die sich aus dem Muster und dem Trennzeichen ergeben, automatisch dem Dialog hinzugefügt. Die Einstellungen für Resultierende Spalten werden eingeblendet, sobald Sie mindestens einen Trennzeichen-Charakter festgelegt haben und in einen anderen Bereich des Dialogs klicken.

  • Inhalt transformieren: Sie können Daten umwandeln, zum Beispiel wenn Sie Abkürzungen durch volle Namen ersetzen möchten. Oder es steht in einem Feld der Monatsname, exportiert werden soll aber die entsprechende Zahl, zum Beispiel "01" statt "Januar".

Inhalt

  • Dateikopfzeile: Die Kopfzeile der CSV-Datei existiert einmal pro exportierter CSV-Datei.

  • Dokumentdatensatz (Kopfzeile): Die Kopfzeile des CSV-Dokuments existiert einmal pro exportiertem Dokument.

  • Tabellenfeld: Sie können Daten aus Tabellenfeldern exportieren, die etwa für Einzelposten in Rechnungen verwendet werden.

  • Dokumentfußzeile: Manche CSV-Formate erfordern eine Dokument- oder Datensatz-Fußzeile, die üblicherweise einige zusammenfassende Informationen aus dem Dokument enthält.

Daten zuweisen

Um einen zweiten Export derselben Indexdaten zu vermeiden, können Indexdaten automatisch nach dem Export geändert werden, zum Beispiel der Wert in einem Status-Feld.

Exportvorschau

Mit dem Button Exportvorschau können Sie einen Durchlauf des Exports ausführen, ohne dass der Schritt Daten zuweisen ausgeführt wird (darin kann deren Status geändert werden, um einen zweiten Export zu vermeiden). So können Sie den Export so oft wie nötig testen.