DocuWare E-Invoicing Service konfigurieren

Der DocuWare E-Invoicing Service verbindet Ihre juristische Person, zum Beispiel ein Unternehmen, mit länderspezifischen E-Rechnungsnetzwerken und Steuerbehörden, um konforme E-Rechnungen zu senden und zu empfangen.

Nachdem Ihre juristische Person für den DocuWare E-Invoicing Service registriert wurde, verbinden Sie diese mit DocuWare und konfigurieren, wie E-Rechnungen gesendet und empfangen werden. Führen Sie diese Konfiguration für jede registrierte juristische Person separat durch.

Die Voraussetzungen für den E-Invoicing Service finden Sie im Artikel Überblick: DocuWare E-Invoicing Service.

Hinweise zum Einrichten von Workflows für eingehende und ausgehende E-Rechnungen finden Sie im Artikel So richten Sie Workflows für den DocuWare E-Invoicing Service ein.

1. Neuen E-Invoicing Service einrichten

1. Gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > Integrationen > E-Invoicing.

2. Wählen Sie Neuer E-Invoicing Service.

3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für diese Konfiguration ein. Verwenden Sie einen Namen, der die juristische Person und ihren Zweck eindeutig kennzeichnet, zum Beispiel „DE | Firmenname". Der Konfigurationsname wird auch als Workflow-Variable ConfigurationName verwendet, um in einem DocuWare Workflow auf die E-Invoicing-Service-Konfiguration zu verweisen.

4. Vervollständigen Sie die Konfiguration Registerkarte für Registerkarte wie unten beschrieben.

Tab „Provider Connection"

Auf dem Tab Provider Connection stellen Sie die Verbindung zwischen DocuWare und Ihrer registrierten juristischen Person her.

Provider Environment Type

• Production: Wählen Sie diese Option für produktive Konfigurationen im Live-Betrieb.

• Staging: Wählen Sie diese Option, um die Einrichtung vor dem Go-live zu testen. Diese Option ist nur sichtbar, wenn für Ihr Konto eine Staging-Umgebung aktiviert wurde.

Company Name: Wählen Sie die juristische Person, für die Sie den E-Invoicing Service konfigurieren möchten. Die Dropdown-Liste zeigt alle registrierten und bestätigten juristischen Personen an. Es stehen nur Unternehmen zur Verfügung, deren Registrierung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Company Country: Wird nach dem Herstellen der Verbindung automatisch ausgefüllt. Schreibgeschützt. Das Land bestimmt, welche Transporttypen und länderspezifischen Optionen auf den folgenden Registerkarten verfügbar sind.

Service user: Das Benutzerkonto, unter dem der E-Invoicing Service ausgeführt wird. Um einen anderen Benutzer zuzuweisen, wählen Sie Change User. Dieser Benutzer muss über die Berechtigung zum Ausführen eines DocuWare Workflows mit dem E-Invoicing Service verfügen. Ein dediziertes Servicekonto wird empfohlen, um die Nachverfolgung in der Workflow-Historie des Dokuments zu erleichtern.

Wählen Sie Test Connection, um die Verbindung zu überprüfen. Bei Erfolg wird der Status Connected angezeigt und Sie werden zur nächsten Registerkarte weitergeleitet.

Tab „Peppol Configuration"

Das Tab Peppol Configuration zeigt die Verbindungsdetails Ihrer juristischen Person für das Peppol-Netzwerk an. Der DocuWare E-Invoicing Service verwaltet diese Verbindung als Ihr E-Rechnungs-Dienstleister in Ihrem Auftrag.

Alle Felder sind schreibgeschützt und werden automatisch auf Basis der Angaben aus der Unternehmensregistrierung für den DocuWare E-Invoicing Service befüllt. Wenn Angaben geändert werden müssen, wenden Sie sich an den DocuWare-Support.

Status: Zeigt an, ob Peppol für diese juristische Person aktiviert oder deaktiviert ist.

Registered Name: Der Name, unter dem Ihre juristische Person im Peppol-Netzwerk registriert ist. Dieser sollte mit dem bei der Registrierung verwendeten Firmennamen übereinstimmen.

Peppol ID/Identifier: Die eindeutige Kennung Ihrer juristischen Person im Peppol-Netzwerk. Das Format ist länderspezifisch und basiert auf den bei der Registrierung angegebenen Steueridentifikationsdaten. Teilen Sie diese ID Ihren Lieferanten mit, damit sie E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk an Ihr Unternehmen senden können.

Abhängig vom Länderprofil können einige Einstellungen bearbeitbar sein, während andere fest vorgegeben sind. In Belgien und Frankreich beispielsweise ist die Nutzung des Peppol-Netzwerks verpflichtend und die Peppol-Konfiguration kann nicht geändert werden.

Peppol aktivieren und deaktivieren

Ob Peppol aktiviert oder deaktiviert werden kann, hängt vom Land Ihrer juristischen Person ab:

• Optional (zum Beispiel Deutschland): Verwenden Sie die Schaltfläche Activate oder Deactivate, um Peppol für diese juristische Person zu aktivieren oder zu deaktivieren.

• Verpflichtend (zum Beispiel Belgien): Peppol ist verpflichtend und kann nach der Aktivierung nicht mehr deaktiviert werden. Ist Peppol für ein Land mit Peppol-Pflicht nicht aktiviert, kann die Konfiguration nicht gespeichert werden.

• Frankreich (Sonderfall): Peppol wird mit der Registrierung im Annuaire automatisch aktiviert.

Information: Peppol-Netzwerk

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist eine Sammlung offener Standards und ein Netzwerk für den konsistenten und interoperablen Austausch von E-Procurement-Dokumenten, insbesondere E-Rechnungen. Innerhalb des Peppol-Netzwerks ist der Rechnungsinhalt stets strukturiertes XML auf Basis der Norm EN 16931. Ob Peppol verpflichtend ist, hängt vom Land des Unternehmens und in einigen Fällen vom Transporttyp (B2G vs. B2B) ab.

Tab „Receiving E-Invoices"

Auf dem Tab Receiving E-Invoices legen Sie fest, wie eingehende E-Rechnungen und Gutschriften in DocuWare verarbeitet werden. Die Registerkarte ist in zwei Abschnitte unterteilt: Invoices und Credit Notes. Konfigurieren Sie beide Abschnitte separat, da die XML-Struktur von Rechnungen und Gutschriften je nach Format unterschiedlich sein kann.

Information: Konfiguration der Dokumentverarbeitung

Falls Ihre Konfiguration für die Dokumentverarbeitung nicht in der Dropdown-Liste angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass diese zuvor erstellt wurde. Siehe auch die Voraussetzungen.

Die folgenden Felder sind sowohl im Abschnitt Invoices als auch im Abschnitt Credit Notes verfügbar:

Document processing configuration (Pflichtfeld): Wählen Sie die Dokumentverarbeitungs-Konfiguration aus, die Daten aus der eingehenden E-Rechnung extrahiert, diese den DocuWare Indexfeldern zuordnet und das Dokument in das Zielarchiv importiert. Diese Konfiguration muss vorab erstellt werden. Siehe auch die Voraussetzungen.

E-Invoice Format (Pflichtfeld): Wählen Sie das Format aus, in das eingehende E-Rechnungen für die interne Verarbeitung umgewandelt und in DocuWare gespeichert werden. DocuWare kann E-Rechnungen, die in unterschiedlichen Formaten eingehen, in ein einheitliches Standardformat umwandeln. So können Sie unabhängig vom ursprünglichen Format des Absenders einen einheitlichen internen Verarbeitungs- und Freigabeprozess anwenden.

Formats of clipped document(s): Wählen Sie zusätzliche Dokumentdarstellungen aus, die der umgewandelten E-Rechnung beigefügt werden sollen:

• Original: Hängt die E-Rechnung in ihrem ursprünglich gelieferten Format des Absenders an, zum Beispiel UBL, CII, XRechnung oder andere netzwerkspezifische Formate.

• PDF Invoice: Hängt eine menschenlesbare PDF-Darstellung der E-Rechnung zu Prüfzwecken an. Diese PDF ist nicht rechtsverbindlich.

• PDF Invoice (Signed): Diese Option wird derzeit nicht unterstützt.

Information: Original-E-Rechnung speichern

Das Speichern der Original-E-Rechnung ist gesetzlich vorgeschrieben. Wählen Sie unter Formats of clipped document(s) immer Original. Wird das Original nicht gespeichert, ist es nicht mehr zugänglich und die rechtliche Konformität kann nicht gewährleistet werden.

Network ID Field: Wählen Sie das Archiv-Indexfeld aus, in dem die Netzwerk-Referenz-ID der Rechnung (zum Beispiel die Peppol-Transaktions-ID) gespeichert wird. So können Sie die Rechnung systemübergreifend nachverfolgen und referenzieren.

Nach dem Empfang einer E-Rechnung über den DocuWare E-Invoicing Service wird diese im konfigurierten Archiv gespeichert und der interne Freigabeprozess kann beginnen. Sofern vom jeweiligen Netzwerk und den lokalen Vorschriften unterstützt, werden Statusaktualisierungen für empfangene E-Rechnungen automatisch zwischen Absender und Netzwerk ausgetauscht.

Tab „Sending E-Invoices"

Auf dem Tab Sending E-Invoices konfigurieren Sie, wie ausgehende E-Rechnungen verarbeitet werden. Die hier konfigurierten Einstellungen dienen als Voreinstellungen für den DocuWare Workflow. Einige Einstellungen können im Workflow angepasst oder überschrieben werden, und einige Werte können sich abhängig vom Inhalt der E-Rechnung selbst ändern.

Anweisungen zum Einrichten des Workflows für den Versand von E-Rechnungen finden Sie unter So richten Sie Workflows für den DocuWare E-Invoicing Service ein.

Allgemein

Default Transport Type: Wählen Sie das Standardnetzwerk oder die Standardmethode für den Versand von E-Rechnungen aus. Die verfügbaren Transporttypen hängen vom Land Ihrer juristischen Person ab.

Information: Standardeinstellungen können überschrieben werden

Die Standardeinstellungen auf dieser Registerkarte können durch den Inhalt der E-Rechnung oder die Workflow-Konfiguration überschrieben werden.

Belgien (BE)

In Belgien ist der Versand von E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk verpflichtend. Der Default Transport Type ist auf Peppol Network gesetzt. Auf dieser Registerkarte ist keine zusätzliche länderspezifische Konfiguration erforderlich.

Information: Versand von E-Rechnungen an belgische öffentliche Einrichtungen (B2G)

In Belgien werden E-Rechnungen an öffentliche Einrichtungen über Mercurius, die föderale Plattform für den Empfang von Lieferantenrechnungen, verarbeitet. Rechnungen werden anhand der Peppol-ID des Empfängers automatisch über das Peppol-Netzwerk an Mercurius weitergeleitet. Über die Standard-Peppol-Einrichtung im DocuWare E-Invoicing Service hinaus ist keine zusätzliche Konfiguration erforderlich.

Deutschland (DE)

In Deutschland ist die Nutzung des Peppol-Netzwerks optional. Wählen Sie unter Default Transport Type den bevorzugten Transporttyp aus.

Technische und fachliche Regelprüfungen: Für in DocuWare gespeicherte E-Rechnungen können technische und fachliche Regelprüfungen durchgeführt und zu Prüfzwecken ein Bericht erstellt werden. Diese Funktion wird im DocuWare Workflow ausgelöst und konfiguriert. Siehe „So richten Sie Workflows für den DocuWare E-Invoicing Service ein" (in Kürze verfügbar).

Information: Versand von E-Rechnungen an deutsche öffentliche Einrichtungen (B2G)

In Deutschland werden E-Rechnungen an öffentliche Einrichtungen über OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-Rechnungseingang) weitergeleitet. Enthält eine E-Rechnung eine Leitweg-ID als Empfängerkennung, leitet der DocuWare E-Invoicing Service die Rechnung automatisch über das verbundene Netzwerk an die zuständige öffentliche Stelle weiter. Für das B2G-Routing ist keine zusätzliche Konfiguration erforderlich.

Polen (PL)

In Polen sind mehr Konfigurationseinstellungen erforderlich als in anderen Ländern. E-Rechnungen werden über KSeF (Krajowy System e-Faktur), die nationale E-Rechnungs-Plattform der polnischen Steuerbehörde, ausgetauscht.

Default Transport Type: Auf KSeF (Krajowy System e-Faktur) gesetzt.

Konfigurieren Sie die KSeF-Verbindung mit den folgenden Feldern:

Status: Zeigt an, ob KSeF für diese juristische Person aktiviert ist. Nach der Aktivierung können Sie die bestehenden Verbindungseinstellungen aktualisieren. Eine Deaktivierung ist nicht möglich.

Start Date: Das Datum, an dem KSeF erstmals für diese juristische Person aktiviert wurde. Dieses Feld ist schreibgeschützt.

Electronic Certificate: Laden Sie das elektronische Zertifikat hoch, das für Ihr Unternehmen im Rahmen der KSeF-Registrierung beim polnischen Finanzministerium (Ministerstwo Finansów) ausgestellt wurde. Akzeptierte Formate sind .pfx und .p12.

Information: KSeF-Zertifikat erhalten

Informationen darüber, wie Sie Ihr Zertifikat erhalten, finden Sie in der offiziellen KSeF-Dokumentation: https://www.podatki.gov.pl/ksef/

Certificate PIN: Geben Sie die PIN ein, die zum hochgeladenen elektronischen Zertifikat gehört.

Credit Note Code: Wählen Sie die Korrekturart aus, die auf Ihre Gutschriften anwendbar ist:

• Für eine Korrektur mit Wirkung zum Datum der Anerkennung der ursprünglichen Rechnung

• Korrektur mit Wirkung zum Ausstellungsdatum der Korrekturrechnung

• Korrektur mit Wirkung zu einem abweichenden Datum, auch wenn die Daten für einzelne Positionen der Korrekturrechnung unterschiedlich sind

Type of Operation: Gibt den Transaktionstyp an, zum Beispiel Waren und Dienstleistungen. Dieser Wert kann sich abhängig vom Inhalt der E-Rechnung ändern.

Legal Invoice: Nachdem eine Rechnung erfolgreich an das KSeF-Netzwerk übermittelt wurde, wird sie digital signiert und mit einem QR-Code versehen, der relevante Rechnungsdaten enthält. Aktivieren Sie Store PDF with QR Code, um diese rechtsgültig signierte Version in DocuWare zu speichern, und wählen Sie aus, wie sie gespeichert wird:

• Clip After: Das PDF mit QR-Code wird an das Original-E-Rechnungsdokument in DocuWare angehängt.

• Replace Original: Das PDF mit QR-Code ersetzt das Original-E-Rechnungsdokument in DocuWare.

Wählen Sie Activate, um die KSeF-Verbindung für diese juristische Person zu aktivieren.

Berechtigungen

Auf der Registerkarte Permissions weisen Sie die Benutzer und Rollen zu, die diese E-Invoicing-Service-Konfiguration verwenden und verwalten dürfen.

• Use: Erlaubt dem Benutzer oder der Rolle, diese Konfiguration in einem DocuWare Workflow zum Senden und Empfangen von E-Rechnungen zu verwenden. Diese Berechtigung ist für den dem Workflow zugewiesenen Benutzer erforderlich.

• Administrate: Erlaubt dem Benutzer oder der Rolle, diese Konfiguration zu bearbeiten oder zu löschen. Benutzer mit der Berechtigung Administrate benötigen zusätzlich die Berechtigung Use, um die Konfiguration aktiv zu nutzen.

Information: Zusätzlich erforderliche Berechtigungen

Benutzer, die E-Rechnungen senden und empfangen, benötigen außerdem die erforderlichen Berechtigungen für das Zielarchiv, den zugehörigen DocuWare Workflow und die Konfiguration der Dokumentverarbeitung.

2. Speichern und aktivieren

Wenn Sie alle Konfigurationsregisterkarten vervollständigt haben, wählen Sie Speichern. DocuWare prüft die Konfiguration und die Verbindung und zeigt das Ergebnis an:

• Successfully connected: Die Konfiguration wurde gespeichert. Wählen Sie See provider overview, um zur E-Invoicing-Übersicht zurückzukehren, oder folgen Sie den Links, um mit der Einrichtung im Workflow Designer fortzufahren.

• Fehler: Es wird eine Meldung angezeigt, die angibt, welche Einstellung korrigiert werden muss. Korrigieren Sie die angezeigten Felder und wählen Sie erneut Speichern.

Aktivieren Sie die Konfiguration nach dem erfolgreichen Speichern in der E-Invoicing-Übersicht, indem Sie das Kontrollkästchen Active für den entsprechenden Eintrag aktivieren. Der E-Invoicing Service ist nun für diese juristische Person aktiv und bereit, E-Rechnungen zu senden und zu empfangen.

3. Konfigurationen verwalten

In der E-Invoicing-Übersicht unter DocuWare Konfigurationen > Integrationen > E-Invoicing können Sie bestehende Konfigurationen bearbeiten, kopieren und löschen.

Für die folgenden Aktionen benötigen Sie:

• die Berechtigung Configure E-Invoicing in der Benutzerverwaltung

• die Berechtigung Administrate für die jeweilige Konfiguration

Bearbeiten

Wählen Sie das Symbol Bearbeiten, um eine bestehende Konfiguration zu öffnen und zu ändern. Je nach Land und Aktivierungsstatus der Konfiguration sind einige Felder nach der Aktivierung möglicherweise nicht mehr bearbeitbar.

Kopieren

Wählen Sie das Symbol Kopieren, um ein Duplikat einer bestehenden Konfiguration zu erstellen. Die Kopie enthält alle Konfigurationseinstellungen wie Formatauswahl, Voreinstellungen für geklammerte Dokumente und Berechtigungen. Company Name und Peppol Configuration werden nicht kopiert, da diese spezifisch für das registrierte Konto der juristischen Person sind.

Wählen Sie nach dem Kopieren das Unternehmen für die neue juristische Person aus und passen Sie die verbleibenden Einstellungen nach Bedarf an. Dies ist nützlich, wenn Sie mehrere juristische Personen mit ähnlichen Konfigurationen einrichten.

Löschen

Wählen Sie das Symbol Löschen, um eine Konfiguration zu entfernen. Es wird ein Bestätigungsdialog angezeigt.

Was passiert, wenn Sie eine Konfiguration löschen:

• Die DocuWare Konfiguration wird entfernt.

• Das zugrunde liegende E-Invoicing-Service-Konto bleibt aktiv. E-Rechnungen, die an die zugehörige Peppol-ID gesendet werden, können weiterhin empfangen werden.

• Die Konfigurationshistorie ist nicht mehr zugänglich, sobald eine neue Konfiguration für dieselbe juristische Person erstellt wurde.

• Das Löschen einer Konfiguration kündigt nicht den Vertrag für den DocuWare E-Invoicing Service für diese juristische Person.

Um die Verarbeitung von E-Rechnungen in DocuWare fortzusetzen, erstellen Sie eine neue Konfiguration für dieselbe juristische Person, indem Sie die Schritte unter 1. Neuen E-Invoicing Service einrichten wiederholen.

Information: Vertrag für den DocuWare E-Invoicing Service kündigen

Das Kündigen des Vertrags für eine juristische Person unterscheidet sich vom Löschen der Konfiguration und hat dauerhafte Folgen:

• Das E-Invoicing-Service-Konto wird dauerhaft gelöscht.

• E-Rechnungen können für die zugehörige Peppol-ID nicht mehr empfangen werden.

• Die Konfiguration kann nicht aktiviert werden.

• Der DocuWare Workflow gibt zurück: „You do not have a valid E-Invoicing license to process this request."

Um den DocuWare E-Invoicing Service nach einer Vertragskündigung erneut für diese juristische Person zu nutzen, sind eine neue Bestellung und eine erneute Registrierung erforderlich.

4. Historie

Um die Verarbeitungshistorie der gesendeten und empfangenen E-Rechnungen anzuzeigen, wählen Sie in der E-Invoicing-Übersicht in der Spalte Aktionen das Symbol Historie. Dadurch wird der Task Viewer für die ausgewählte Konfiguration geöffnet.

Task Viewer

Der Task Viewer zeigt die Verarbeitungshistorie für die E-Invoicing-Konfiguration der ausgewählten juristischen Person an. Verwenden Sie den Datumsfilter From, um die angezeigten Einträge einzugrenzen.

Der Task Viewer ist in zwei Abschnitte unterteilt:

• Received Invoices: Listet alle E-Rechnungen auf, die über den E-Invoicing Service empfangen wurden.

• Sent Invoices: Listet alle E-Rechnungen auf, die über den E-Invoicing Service gesendet wurden.

Jeder Eintrag zeigt die folgenden Informationen an:

Wählen Sie einen Eintrag aus, um die Ansicht Invoice Details zu öffnen, die folgende Informationen bietet:

• Invoice ID: Interne Rechnungskennung

• Document ID: DocuWare Dokumentreferenz

• File Cabinet ID: Das Archiv, in dem die Rechnung gespeichert ist

• Network ID: Die Netzwerk-Transaktions-Referenz-ID

• Statushistorie: Ein detailliertes Protokoll aller Verarbeitungsschritte mit Zeitstempeln, Statusaktualisierungen und etwaigen Fehlermeldungen

Nach einer erfolgreichen Transaktion speichert DocuWare die Network ID automatisch im entsprechenden Dokument, sodass Sie die Rechnung systemübergreifend nachverfolgen können.

Information: Langzeitarchivierung von E-Rechnungen

• E-Rechnungen werden über Netzwerke wie Peppol oder KSeF übermittelt, jedoch nicht langfristig in diesen Netzwerken gespeichert. Die gesetzliche Pflicht zur Archivierung von E-Rechnungen liegt beim ausstellenden bzw. empfangenden Unternehmen. Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Land, in Deutschland zum Beispiel 10 Jahre gemäß GoBD. DocuWare dient als Ihr Langzeitarchiv für E-Rechnungen und stellt sicher, dass Dokumente während der erforderlichen Aufbewahrungsfrist zugänglich und unveränderbar bleiben.

• Wichtig: Stellen Sie immer sicher, dass die Original-E-Rechnung gespeichert wird, da dies das rechtsverbindliche Dokument für Steuer- und Prüfzwecke ist.

Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud