Der Tab DocuWare E-Invoicing Service > Erstellen ist derzeit nur für französische Rechtsträger verfügbar.
Auf diesem Tab konfigurieren Sie die Erstellung von E-Reports für Rechnungen, die als einzelne Datensätze in DocuWare gespeichert sind. Ihre Rechnungsdaten, einschließlich Kopfdaten und Positionen, werden in Indexfeldern und Tabellenfeldern gespeichert und dienen als Grundlage für die Erstellung einer konformen E-Rechnung zur E-Reporting-Übermittlung an die DGFiP. Das Befüllen dieser Indexfelder ist eine notwendige Voraussetzung, um E-Reports aus in DocuWare gespeicherten Daten zu erstellen.
Wählen Sie das Archiv und die Dokumentverarbeitungskonfiguration aus, mit denen DocuWare Ihre Indexdaten in eine E-Rechnung im Format France CII Invoice CIUS für das E-Reporting umwandelt.
DocuWare unterstützt die direkte Erstellung von E-Report-Dateien nicht. E-Reports werden immer aus einer konformen E-Rechnung erstellt – entweder aus Ihren DocuWare Indexdaten mithilfe dieser Konfiguration oder als vorhandene strukturierte E-Rechnungsdatei, die direkt über den Workflow-Endpunkt tax-reports/create übermittelt wird.
Information: Ihre Verantwortlichkeiten
Der DocuWare E-Invoicing Service validiert, übermittelt und verfolgt E-Reports, die aus der erstellten E-Rechnung abgeleitet werden. Die folgenden Verantwortlichkeiten verbleiben bei Ihrem Rechtsträger:
Inhaltliche Richtigkeit: Die Richtigkeit der deklarierten Inhalte liegt in Ihrer Verantwortung. DocuWare garantiert die strukturelle Konformität der erstellten E-Rechnung (France CII Invoice CIUS), nicht jedoch deren Inhalt und steuerliche Richtigkeit.
Meldeperiodizität: Sie sind dafür verantwortlich, dass E-Reports innerhalb der geltenden Fristen übermittelt werden: monatlich, vierteljährlich oder wie nach Ihrem geltenden Mehrwertsteuerregime erforderlich. DocuWare übermittelt das, was es empfängt, zu dem Zeitpunkt, zu dem es dies über den DocuWare Workflow empfängt.
Langzeitarchivierung: Die gesetzliche Archivierungspflicht für die zugrunde liegenden Rechnungen liegt bei Ihrem Rechtsträger. DocuWare bewahrt die übermittelte E-Rechnung, die ursprüngliche Übermittlung und die PPF-Antworten auf. Mit einer geeigneten Verfahrensdokumentation kann DocuWare als revisionssicheres Werkzeug dienen, um diese Anforderung zu unterstützen und vollständige Nachvollziehbarkeit für steuerliche und Compliance-Zwecke zu bieten.
Exklusivität: Wenn Ihr Rechtsträger E-Reports für denselben Meldebereich bereits über ein anderes System oder einen anderen Kanal übermittelt, müssen Sie dies vor der Aktivierung des E-Reportings im DocuWare E-Invoicing Service abstimmen, um doppelte Meldungen zu vermeiden. Wenden Sie sich vor der Aktivierung an den DocuWare Support.
Wann müssen Sie das E-Reporting manuell auslösen?
Für französische Rechtsträger gelten E-Reporting-Pflichten sowohl für eingehende als auch für ausgehende Rechnungen. Je nach Übertragungskanal und Rechnungstyp wird das E-Reporting entweder automatisch vom DocuWare E-Invoicing Service abgewickelt oder muss manuell über einen DocuWare Workflow ausgelöst werden.
Automatisches E-Reporting | keine manuelle Aktion erforderlich:
Die folgenden Szenarien werden vom DocuWare E-Invoicing Service im Rahmen der Rechnungsübermittlung automatisch abgewickelt:
Eingehende Rechnungen, die als inländische E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk empfangen werden
Ausgehende B2B- und B2G-E-Rechnungen, die über das Peppol-Netzwerk gesendet werden
Ausgehende vereinfachte B2C-E-Rechnungen, die über das Peppol-Netzwerk gesendet werden
Manuelles E-Reporting | Workflow-Konfiguration erforderlich:
Die folgenden Szenarien erfordern, dass Sie die Übermittlung von E-Reports manuell über einen DocuWare Workflow konfigurieren und auslösen:Eingehende Rechnungen, die per E-Mail in einem E-Rechnungsformat empfangen werden: Der E-Report wird über das Senden der E-Rechnung an den Steuermelde-Endpunkt erstellt.
Eingehende Rechnungen, die per E-Mail als PDF oder unstrukturiertes Dokument empfangen werden: Der E-Report wird über eine E-Rechnung aus den in DocuWare gespeicherten Indexdaten erstellt.
Ausgehende B2B-E-Rechnungen, die per E-Mail in einem E-Rechnungsformat gesendet werden: Der E-Report wird über das Senden der E-Rechnung an den Steuermelde-Endpunkt erstellt.
Ausgehende Rechnungen, die per E-Mail als PDF gesendet werden: Der E-Report wird über eine E-Rechnung aus den in DocuWare gespeicherten Indexdaten erstellt.
Für manuelle E-Reporting-Szenarien beachten Sie die Konfigurationsschritte unten sowie die Workflow-Anleitung unter E-Reporting mit dem DocuWare E-Invoicing Service verstehen (in Kürze verfügbar).
So funktioniert die E-Report-Erstellung im Allgemeinen
Die E-Report-Erstellung umfasst vier Schritte über verschiedene DocuWare Komponenten hinweg. Nur Schritt 3, die E-Reporting-Erstellungstabelle, wird auf diesem Tab Erstellen konfiguriert; die übrigen werden vorher vorbereitet oder laufen danach ab.
Datenextraktion: Extrahieren Sie Ihre Rechnungsdaten in DocuWare Indexfelder und Tabellenfelder.
Dokumentverarbeitungskonfiguration: Konfigurieren Sie eine Dokumentverarbeitungskonfiguration, um Ihre Indexfelder dem Format France CII Invoice CIUS zuzuordnen.
E-Reporting-Erstellungstabelle: Nun können Sie diesen Tab Erstellen konfigurieren und Ihr Archiv mit der Dokumentverarbeitungskonfiguration verknüpfen.
E-Reports mit DocuWare Workflow senden: Konfigurieren und lösen Sie im Workflow Designer die Übermittlung der E-Reports an die DGFiP aus.
1. Datenextraktion
Ihre Rechnungsdaten müssen als Werte in Indexfeldern und Tabellenfeldern in DocuWare vorliegen, bevor E-Rechnungen für das E-Reporting erstellt werden können. Mit den folgenden Standardfunktionen von DocuWare können Sie Indexfelder aus vorhandenen Dokumenten extrahieren und befüllen:
IDP (Intelligent Document Processing): Extrahiert strukturierte Daten aus Ihren Dokumenten anhand konfigurierter Extraktionsregeln.
Intelligent Indexing: Ein selbstlernendes System, das Dokumentinhalte automatisch erfasst und indexiert. So verringert es den manuellen Aufwand und erhöht die Genauigkeit bei der Archivierung.
API: Befüllen Sie Indexfelder programmgesteuert über die DocuWare API.
Sie sind dafür verantwortlich, dass die Daten in Ihren Indexfeldern vollständig und korrekt sind, bevor Sie die E-Report-Erstellung auslösen.
2. Dokumentverarbeitungskonfiguration
Sie müssen eine Dokumentverarbeitungskonfiguration erstellen und konfigurieren, um Ihre DocuWare Indexfelder und Tabellenfelder dem E-Rechnungsformat France CII Invoice CIUS zuzuordnen. Diese Zuordnung legt fest, wie Ihre Indexfeldwerte in die strukturierte E-Rechnung übersetzt werden, die DocuWare an die DGFiP übermittelt.
Einzelheiten zur erforderlichen Feldzuordnung für das E-Reporting finden Sie unter „E-Reporting mit dem DocuWare E-Invoicing Service verstehen". (in Kürze verfügbar)
3. E-Reporting-Erstellungstabelle
Verknüpfen Sie in der Konfigurationstabelle das Archiv, das Ihre Rechnungsdaten enthält, mit der Dokumentverarbeitungskonfiguration.
Spalte | Beschreibung |
|---|---|
Archiv | Wählen Sie das Archiv aus, das Ihre Indexdaten enthält, die zur Erstellung von E-Rechnungen für das E-Reporting verwendet werden. |
Dokumentverarbeitungskonfiguration | Wählen Sie die Dokumentverarbeitungskonfiguration aus, die Ihre Indexfelder und Tabellenfelder dem Format France CII Invoice CIUS zuordnet. |
Verwenden Sie die Schaltfläche +, um eine Zeile hinzuzufügen. Verwenden Sie die Schaltfläche −, um eine Zeile zu entfernen. Verwenden Sie die Schaltfläche ↺, um die verfügbaren Optionen neu zu laden.
Wenn Ihre Rechnungsdaten bereits als konforme strukturierte E-Rechnungsdatei vorliegen, können Sie den Endpunkt POST /v1/tax-reports/create direkt aus Ihrem DocuWare Workflow aufrufen, ohne diese Tabellenkonfiguration zu verwenden. Diese Tabelle ist nur für die Umwandlung von Indexdaten in eine E-Rechnung für E-Reporting-Zwecke erforderlich.
4. E-Reports mit DocuWare Workflow senden
Die Übermittlung von E-Reports an die DGFiP lösen Sie innerhalb eines DocuWare Workflows aus. Im Workflow Designer konfigurieren Sie eine Webservice-Aktivität, die den E-Reporting-Endpunkt aufruft. Der Pfad, den Sie im Workflow auswählen, bestimmt, ob E-Reports aus Ihren Indexdaten oder aus einer vorhandenen E-Rechnungsdatei erstellt werden.
Eine Anleitung zur Workflow-Konfiguration finden Sie unter So richten Sie Workflows für den DocuWare E-Invoicing Service ein.
Information: Ressourcen zur Validierung Ihrer E-Rechnungen
Die folgenden Ressourcen unterstützen Sie dabei, die Struktur und die Geschäftsregeln Ihrer E-Rechnungen während der Implementierung zu validieren. Nutzen Sie die Demodokumente und Spezifikationen, um Ihre Konfiguration vor dem Live-Gang mit Beispieldaten zu testen.
Nächster Konfigurationsschritt: Tab Berechtigungen