Mit dem DocuWare Signature Service versehen Sie Ihre Dokumente in einem Workflow mit einer elektronischen Signatur. Zwei Faktoren sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen noch zukunftsfähiger wird:
Durch das Signieren innerhalb von Workflows halten Sie den Aufwand für Ihre Mitarbeiter so gering wie möglich und beschleunigen Ihre Prozesse.
Sie nutzen Fernsignaturen, auch Cloud-Signaturen genannt, und sind deshalb unabhängig vom Arbeitsort der Beteiligten.
Bei Cloud-Signaturen läuft der Signiervorgang über das Internet in der Cloud ab, gleich ob Sie mit DocuWare Cloud oder mit einem On-Premises-System von DocuWare arbeiten. Sie müssen dafür also nichts zusätzlich installieren.
Der DocuWare Signature Service sorgt dafür, dass Ihre Dokumente über einen anerkannten, geprüften Signaturanbieter signiert werden. Er bietet Ihnen maximale Geschwindigkeit und Flexibilität beim Einsatz der elektronischen Signaturen:
Nahtlos binden Sie externe Signaturanbieter wie Validated ID oder DocuSign in Ihre DocuWare-Workflows ein. Die Dokumente werden automatisch an den Dienstleister übermittelt, ebenso automatisch erhält der Empfänger die Nachricht, dass ein Dokument zur Unterschrift vorliegt.
Zeitnah sammeln Sie die Unterschriften zu einem Dokument von allen relevanten Mitarbeitern ein.
Fortgeschritten oder qualifiziert? Sie wählen den Sicherheitslevel für die Signatur entsprechend Ihren Anforderungen. Der Unterschied besteht vor allem im Authentifizierungsverfahren. Bei der fortgeschrittenen Signatur genügt zum Beispiel eine Zwei-Faktor-Authentifizierung des Unterzeichners (z.B. E-Mail und SMS). Bei der qualifizierten Signatur ist zur Authentifizierung das Zertifikat eines Vertrauensdienstanbieters erforderlich.
Die qualifizierten Zertifikate für eine qualifizierte elektronische Signatur sind beim externen Dienstleister zentral hintergelegt, sodass sie jederzeit abgerufen werden können.
Das Dokument wird zusammen mit der Signatur revisionssicher im Archiv gespeichert.
Flexibel und rechtssicher
Mit DocuWare können Sie das elektronische Signieren flexibel gestalten und alle Vorgaben erfüllen, die Ihre Branche oder der Gesetzgeber für Ihre Prozesse macht. Nutzen Sie zum Beispiel diese Möglichkeiten:
Signieren Sie ein einzelnes Dokument an mehreren Stellen, zum Beispiel einen Vertrag auf den Seiten 1, 3 und 7.
Fassen Sie mehrere geklammerte Dateien zu einem Dokument zusammen und lassen diese als einzelne Abschnitte signieren. Der Unterzeichner erhält so kostengünstig nur ein Dokument, das aus mehreren Dateien wie in einem Umschlag besteht. Das bietet sich zum Beispiel an, wenn mit einem Vertrag eine Standard-Vertraulichkeitsvereinbarung unterschrieben werden soll. (Nur DocuSign)
Legen Sie eine Frist für das Signieren fest. Nach Ablauf dieser Frist, gerechnet vom Versand der Signaturanfrage, hat der Unterzeichner keine Möglichkeit mehr, das Dokument zu signieren.
Richten Sie Erinnerungs-E-Mails ein. Hat ein Unterzeichner ein Dokument innerhalb einer bestimmten Zeitspanne nicht signiert, erhält er eine entsprechende Erinnerung.
Sorgen Sie dafür, dass der Unterzeichner nach Unterschrift eine Kopie des signierten Dokuments als E-Mail-Anhang erhält.
Versehen Sie Dokumente mit einem elektronischen Firmenstempel, auch Siegel genannt, bevor Sie sie an den Unterzeichner versenden. So weisen Sie die Dokumente als echt (Authentizität) und unverändert (Integrität) aus. (Nur Validated ID)
Ein solches Siegel funktioniert technisch wie eine elektronische Signatur und kann ein fortgeschrittenes oder ein qualifiziertes Zertifikat haben. Der Unterschied: Das elektronische Siegel ist immer an eine juristische Person gebunden, also ein Unternehmen, eine Behörde und andere Organisation. Die elektronische Signatur ist stets einer natürlichen Person zugeordnet.