Vertrauen bildet die Grundlage für jede Zusammenarbeit und jeden Austausch von Waren und Informationen, ob im privaten oder im geschäftlichen Rahmen. In Verträgen oder anderen Vereinbarungen steht als verbindliches Symbol für dieses Vertrauen die Unterschrift einer Person.
Was früher nur mit Papier und Stift möglich war, gelingt heute mit der elektronischen Signatur: eine Übereinkunft schaffen, die so verbindlich ist wie die Unterschrift per Hand – und das mit Geschäftspartnern in der ganzen Welt. Signaturen schaffen auch über große Entfernungen Rechtssicherheit für Ihre Dokumente.
Fast alle Branchen haben sich zudem darauf eingestellt, dass ihre Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus zusammenarbeiten, einschließlich Home-Office und mobilen Büros.
Cloud-Signaturen tragen erheblich zu Ihrem Unternehmenserfolg bei: Sie ermöglichen die Überprüfung der Echtheit von Dokumenten auch über die Ferne und stellen Ihre Geschäftskontinuität und Produktivität sicher.
Integrität und Authentizität von Dokumenten belegen
Täglich schreiben oder erhalten wir Unmengen von Dokumenten. Ein Teil davon benötigt im geschäftlichen oder behördlichen Umfeld keine besondere Beweiskraft. Andere Dokumente, zum Beispiel bestimmte Verträge, müssen rechtssicher gestaltet sein, damit auch ein Gericht sie als verbindlich ansehen würde. Je nach Branche, Prozess, Vorliebe, Unternehmensstandort und Geschäftspartnern gibt es unterschiedliche Regeln, um Rechtssicherheit zu schaffen.
Die elektronische Signatur ermöglicht es Ihnen, die Authentizität, Integrität und Herkunft eines Dokuments zu überprüfen:
Authentizität: Das Dokument ist echt.
Integrität: Der Inhalt des Dokuments wurde nicht verändert.
Herkunft: Die Person, die das Dokument erstellt hat, ist identifizierbar.
Elektronische Signaturen für vernetztes Business und Remote-Arbeit
Geschäftsdokumente gehören nicht mehr nur in Firmenbüros zum Alltag. Sie finden sich auch im Home Office und beim mobilen Arbeiten. Eine solche verteilte Umgebung verlangt nach Verbindlichkeit und Rechtssicherheit auch über große Distanzen hinweg. Elektronische Signaturen helfen den Mitarbeitern, ihre Aufgaben sofort und von jedem Ort aus zu erfüllen. Schließlich soll ein Prozess nicht ins Stocken geraten, nur weil ein Mitarbeiter beim mobilen Arbeiten ein Dokument mangels Druckmöglichkeit nicht unterschreiben kann.
Standortunabhängige Transaktionen rechtskonform vollziehen
Auch wenn die gesetzlichen Modelle regional variieren, eines ist klar: Die Hardware-Sicherheitsmodule zum Erstellen digitaler Zertifikate können sich überall in hochsicheren Cloud-Infrastrukturen befinden.
Wo früher eine physische Smartcard und ein Lesegerät nötig war, genügt heute die Anbindung über Signaturanbieter, die nach klaren Sicherheitsstandards geprüft und zertifiziert sind. So sind auch die Daten, die beim Signaturvorgang ausgetauscht werden, sicher.
Signieren von jedem Gerät
Durch das Einbinden elektronischer Signaturen in automatisierte Workflows können Unternehmen alle Prozesse rechtssicher abschließen, unabhängig vom genutzten Gerät. Dies bezieht Unterschriften ein, die auf PCs, Tablets und mobilen Geräten geleistet werden, gleich ob diese dem Unternehmen oder dem Kunden gehören.
Die Transaktionsdaten sind sicher und geschützt. Mit modernen Signaturen erfüllen Unternehmen die Compliance-Anforderungen ihrer jeweiligen Region, sowohl bei der Informationssicherheit als auch beim Datenschutz.
Authentifizierung und Identitätsübermittlung
Viele Dokumente wie z. B. Verträge werden von einer Person in einer Organisation erstellt und unterzeichnet und dann von einer Person außerhalb der Organisation gegengezeichnet. In diesen Fällen wird sehr häufig eine fortgeschrittene elektronische Signatur verwendet. Anerkannte Verfahren hierfür sind die Bestätigung per Zugangscode, Telefon oder SMS oder auch die wissensbasierte Authentifizierung.
Je nach Anforderungen an die Signatur kann es jedoch nötig sein, die Identität des Unterzeichners zweifelsfrei zu verifizieren. In diesen Fällen empfiehlt sich eine qualifizierte elektronische Signatur. Die Verifizierung erfolgt hier über einen Drittanbieter, der den Nutzer authentifiziert und so dessen Identität beim Signieren sicherstellt.
Was Sie bei Ihrer Entscheidung beachten sollten
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen elektronische Signaturen einsetzen möchten, sollten Sie bei der Auswahl einer Lösung u.a. diese Fragen berücksichtigen:
Eignet sich die Signaturlösung, um Integrität und Authentizität der Dokumente zu belegen?
Läuft das Signieren in automatisierten Workflows ab, in die Sie auch Mitarbeiter mit Remote-Arbeitsplatz einbinden können?
Bietet die Lösung das Signieren auf firmen- wie auf kundeneigenen Geräten?
Erlaubt die Lösung das Signieren mit unterschiedlichen Stufen der Beweiskraft (fortgeschritten und qualifiziert)?
Werden die Daten des Signaturvorgangs rechtskonform in der gewünschten Datenschutzregion gespeichert?
Setzt der Signaturdienstleister hochsichere Hardware-Sicherheitsmodule (HSM) mit Compliance-Nachweis ein?