Mobile App von DocuWare

Die neue DocuWare Mobile App bietet Ihnen unterwegs schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente und Aufgaben. Durchsuchen Sie Ihre Archive, verwalten Sie Workflow-Aufgaben, teilen Sie Dokumente und importieren Sie Dateien – alles von Ihrem Smartphone oder Tablet aus. Die App ist für Android und iOS mit identischem Funktionsumfang auf beiden Plattformen verfügbar.

Unterstützte Betriebssysteme

Die App unterstützt die drei neuesten Hauptversionen von iOS und Android. Auf älteren Versionen läuft die App möglicherweise noch, wird aber nicht mehr getestet oder unterstützt. Ältere Versionen erhalten außerdem keine Sicherheitsupdates mehr – halten Sie Ihr Gerät daher auf einer unterstützten Version.

Unter diesen Links erhalten Sie die DocuWare App: App Store (iOS) | Google Play (Android)

Aufgabenverwaltung

• Aufgabenliste: Zeigt alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben, nach Workflow geordnet.

• Aufgabendetailansicht: Wechseln Sie zwischen drei Tabs – Aufgabe, Dokument und Verlauf – um die Aufgabendetails, das zugehörige Dokument und den Entscheidungsverlauf nebeneinander einzusehen.

• Push-Benachrichtigungen: Ihr Smartphone meldet Ihnen, wenn eine neue Aufgabe eintrifft, sodass Sie reagieren können, ohne die App zu öffnen. Nur mit DocuWare Cloud verfügbar.

Dokumente suchen

Sie können auf zwei Arten nach Dokumenten suchen:

1. Archivübergreifende Suche

1. Geben Sie einen Suchbegriff in die Suchleiste am oberen Bildschirmrand ein. Die App durchsucht alle Archive, auf die Sie Zugriff haben.

2. Um die Ergebnisse einzugrenzen, filtern Sie nach einem bestimmten Archiv.

3. Sobald ein Archiv ausgewählt ist, können Sie die Ergebnisse zusätzlich nach verschiedenen Kriterien sortieren.

2. Ein bestimmtes Archiv durchsuchen

1. Wählen Sie ein Archiv aus der Liste unterhalb der Suchleiste. Die App zeigt alle Dokumente in diesem Archiv an, sortiert nach Ablagedatum. Die Sortierreihenfolge lässt sich ändern.

2. Um die Ergebnisse weiter einzugrenzen, geben Sie einen Suchbegriff in die Suchleiste oberhalb der Ergebnisliste ein.

3. Um zu einem anderen Archiv zu wechseln, verwenden Sie den Filter oben.

Tippen Sie auf ein Dokument in der Ergebnisliste, um es im Viewer zu öffnen.

DocuWare Aura zu Ihren Dokumenten befragen

Mit dem Aura Chat erhalten Sie Antworten auf Fragen zu Ihren Dokumenten. Er steht Organisationen mit DocuWare Cloud im dritten Tab der Hauptnavigation der App zur Verfügung, neben Aufgaben und Suche.

Fragen Sie in Ihren eigenen Worten, zum Beispiel: „Welche Rechnungen von Peters Engineering sind noch offen?“ DocuWare Aura durchsucht alle Archive, die Ihr Administrator dafür freigegeben hat, liest die am besten passenden Dokumente und antwortet in natürlicher Sprache. Jede Antwort nennt die Dokumente, auf denen sie beruht, sodass Sie diese öffnen und prüfen können. Sie können Aura auch bitten, ein Dokument zusammenzufassen, Dokumente zu vergleichen oder ein Detail in einem Dokument zu finden.

Ihr Administrator aktiviert DocuWare Aura und wählt dessen Archive unter DocuWare Konfigurationen > Aura aus. Fehlt der Tab, ist Aura für Ihre Organisation noch nicht aktiviert. Wie DocuWare Aura funktioniert und was es kann und nicht kann, beschreibt DocuWare Aura.

Die App hält jeweils einen Chat vor. Wenn Sie einen neuen Chat beginnen, verschwindet der vorherige aus der App. Verloren ist er nicht: Sie finden ihn im DocuWare Client unter Letzte Chats in DocuWare Aura.

Es werden alle aktivierten Archive durchsucht

Derzeit nutzt der Aura Chat auf dem Mobilgerät alle Archive, die für Aura aktiviert sind. Das Aus- und Abwählen einzelner Archive wird noch nicht unterstützt.

Dokumente teilen

Um ein Dokument zu teilen, öffnen Sie es im Viewer und tippen Sie auf das Symbol Teilen in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie das Format, in dem Sie das Dokument teilen möchten, und anschließend ein Freigabeziel (z. B. eine andere App, E-Mail oder In Dateien sichern).

Dateien in DocuWare importieren

Sie können Dateien von Ihrem Mobilgerät über Importkonfigurationen an DocuWare senden. Eine Importkonfiguration legt fest, wo und wie eine Datei in DocuWare abgelegt wird.

Es stehen Ihnen möglicherweise zwei Arten von Importkonfigurationen zur Verfügung:

• Standard-Briefkorb: Diese Konfiguration ist immer verfügbar. Sie sendet die Datei zur weiteren Bearbeitung an Ihren persönlichen Briefkorb.

• Benutzerdefinierte Importkonfigurationen: Ihre Organisation stellt möglicherweise zusätzliche Konfigurationen bereit, die Dateien direkt in einem bestimmten Archiv ablegen oder vordefinierte Einstellungen anwenden. Diese richtet Ihr DocuWare Administrator ein. Nur mit DocuWare Cloud verfügbar.

Weitere Informationen zu Dokumentverarbeitung und zum Erstellen einer Importkonfiguration.

So importieren Sie eine Datei

1. Öffnen Sie die Datei, die Sie importieren möchten, auf Ihrem Mobilgerät.

2. Tippen Sie auf das Symbol Teilen.

3. Wählen Sie die DocuWare Mobile App aus dem Teilen-Menü.

4. Wählen Sie die gewünschte Importkonfiguration und tippen Sie auf Importieren.

5. Die Datei wird an DocuWare gesendet und gemäß der ausgewählten Konfiguration verarbeitet.

Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud + 7.15 + 7.14 + 7.13 + 7.12 + 7.11 + 7.10