DocuWare for Outlook einrichten

1. DocuWare für Outlook hinzufügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, um DocuWare für Outlook einzurichten

1.1 Der Administrator einer Microsoft-Organisation stellt das Add-In über das Microsoft Admin Center zentral für alle Mitarbeiter oder für bestimmte Benutzer innerhalb der Organisation bereit. Diese Methode wird empfohlen, um den Prozess so einfach wie möglich zu halten.

1.2. Alternativ können die Benutzer das Add-in selbst für den eigenen Account installieren. In diesem Fall muss der Administrator nachträglich die App freigeben.

1.1 DocuWare für Outlook zentral hinzufügen

Um DocuWare for Outlook in der Organisation einzusetzen, wird das Add-In über das Microsoft Admin Center in die Konten der Benutzer geladen.

  1. Melden Sie sich als Administrator einer Microsoft-Organisation mit Ihrem Administrator-Konto am Microsoft-Portal an.

  2. Navigieren Sie im Menü zum Bereich Settings > Integrated apps und klicken Sie auf Retrieve apps. In einigen Office-Versionen heißt die Schaltfläche Get apps.
    R1. Rollout to the org - Retrieve Apps

  3. Klicken Sie im nächsten Fenster auf + Deploy Add-in und Choose from the Store, um auf die Liste der Anwendungen im Microsoft Store zuzugreifen.

  4. Suchen Sie nach der Anwendung "DocuWare for Outlook" und klicken Sie auf Add.
    R4. Rollout to the org - Search for DocuWare

  5. Legen Sie fest, welche Benutzer Zugriff auf das Add-In haben sollen, und wählen Sie Deployment Method Fixed (Default).
    pictemplate_small

  6. Lesen Sie die Datenschutzrichtlinie und die Nutzungsbedingungen und bestätigen Sie mit Save, dass Sie der Anwendung vertrauen.

  7. Ein Ladebildschirm wird angezeigt, während das Add-In für Ihr Unternehmen bereitgestellt wird.

  8. Mit Next ist das Add-In für Ihr Unternehmen verfügbar. .

    Es kann bis zu 12 Stunden dauern, bis das Add-in in der Multifunktionsleiste des Benutzers angezeigt wird. Benutzer müssen möglicherweise ihr Outlook aktualisieren, um das Add-in zu sehen und zu verwenden.  

1.2 Installation durch den Benutzer

DocuWare für Outlook im Microsoft App Store wird den Benutzern angezeigt. Sie könnn die App installieren, aber erst dann verwenden, wenn der Organisationsadministrator die App genehmigt hat.

Hinweis: Um den Prozess so einfach wie möglich zu halten, wird empfohlen, dass der Organisationsadministrator die App für alle Mitarbeiter ausrollt (siehe oben).

Der Benutzer kann die App mit diesen Schritten installieren:

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.

  2. Wechseln Sie zum Home Tab.

  3. Öffnen Sie mit Get add-ins oder Store (abhängig von Ihrer Outlook-Version) den Microsoft Store.
    D1. Get Add-ins for Outlook Icon

  4. Suchen Sie nach "DocuWare für Outlook".

  5. Wechseln Sie in der Ergebnisliste zu “DocuWare für Outlook” und starten mit Add die Installation.
    Sobald DocuWare für Outlook installiert ist, wird die Anwendung im Add-in-Bereich der Outlook-Symbolleiste angezeigt.
    pictemplate_small

    Wenn die Genehmigung des Organisationsadministrators noch aussteht, wird der Zugriff verweigert. Wenden Sie sich als Benutzer in diesem Fall an Ihren Administrator, um die Genehmigung zu beantragen.

Nachträgliche Freigabe von DocuWare für Outlook durch den Orgadmin

Um die Outlook-App für einzelne Mitarbeiter freizugeben, die das Add-in bereits installiert haben, meldet sich der Administrator als globaler Microsoft-Administrator mit dem Geschäftskonto der Organisation im Microsoft Admin Center an.

  1. Wechseln Sie zu Applications > Enterprise applications und wählen Sie DocuWare für Outlook.
    E2. Admin selects the application from the list

  2. Wählen Sie Permissions and Grant admin consent for your organization.
    E4. Grant permission for your organization

  3. Melden Sie sich mit dem Admin-Konto der Organisation im Microsoft Admin Center an.

  4. Überprüfen Sie die angeforderten Berechtigungen und akzeptieren Sie die Verwendung des Add-Ins. Danach können sich die Benutzer anmelden und DocuWare for Outlook verwenden.
    E5. Accept permissions on the organization level

  5. An dieser Stelle kann der Administrator nochmals die Berechtigungen überprüfen, denen er auf der Seite Application zugestimmt hat (Schritt 2).
    Review Addin permissions

  6. In der App-Übersicht weist der Administrator die App mit einem Klick auf Assign users and groups auf der linken Seite bestimmten Benutzern oder Gruppen in seiner Organisation zu.
    E7. Assign Users and groups

2. DocuWare Symbol als Shortcut einfügen

Sie können als Benutzer einen Shortcut für das Ablegen in DocuWare anlegen:

B Shortcut

Um einen solchen Shortcut anzulegen, ist keine Administratorberechtigung erforderlich. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf das Einstellungsrad in der Menüleiste oben rechts:
    B1. Shortcut creation - image 1

  2. Dann klicken Sie unten auf View all Outlook settings.

  3. Wechseln Sie im Einstellungsdialog in den Bereich Mail und wählen Sie Customize actions. Das DocuWare Symbol ist unter der Rubrik Message surface verfügbar.
    B2. Shortcut creation - image 2

  4. Aktivieren Sie die Checkbox und speichern Sie.

3. DocuWare für Outlook zum ersten Mal starten

Um DocuWare für Outlook-Add-in zu starten, rufen Sie eine E-Mail auf und klicken auf das DocuWare Symbol (So erstellen Sie eine Verknüpfung) oder Sie klicken auf die drei Punkte (Bereich Optionen) und dann auf das DocuWare Symbol.
A0. Launch App for the 1st time

Beim ersten Start prüft das System die Berechtigungen. Es gibt zwei Arten:

  • Benutzerbezogen: der Benutzer muss die Verwendung der App genehmigen. Bestätigen Sie mit Accept die Genehmigung..
    A2. Permissions Requested by Microsoft

  • Organisationsbezogen: Wenn die Berechtigung für die Verwendung der App auf Organisationsebene noch nicht erteilt wurde, kann die App noch nicht verwendet werden. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Administrator der Organisation – mehr Informationen dazu.

Wenn alle Berechtigungen erteilt wurden wird nach dem Start der Anwendung rechts ein Seitenfenster angezeigt:

A5. After the acceptance of the permissions the Connect Your Account section is unlocked

Verbinden Sie sich als Benutzer mit Ihrem DocuWare Konto:

  1. Geben Sie die System-URL ein. Mit einer ungültigen URL können Sie nicht fortfahren. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihren Administrator.

  2. Klicken Sie auf Connect.
    Dann wird das Add-in automatisch geschlossen.

  3. Aktualisieren Sie die Seite und öffnen Sie erneut DocuWare für Outlook erneut.

  4. Klicken Sie auf Continue und melden Sie sich an Ihrem DocuWare Konto an.
    A8. Login to the account

  5. Nun können Sie E-Mails archivieren.

Hinweise:

  1. Spracheinstellung: Standard von DocuWare für Outlook ist Englisch. Der Benutzer kann die Sprache nicht direkt im Add-In ändern. Haben Sie jedoch eine andere Sprache für Microsoft Outlook gewählt, wird auch das Add-in in dieser Sprache angezeigt – sofern DocuWare Cloud diese Sprache unterstützt.

    Beispiele:

    • Der Benutzer hat Spanisch als Sprache für Microsoft Outlook eingestellt. Da DocuWare Cloud diese Sprache unterstützt, wird auch DocuWare für Outlook in Spanisch angezeigt.

    • Der Benutzer hat Arabisch als Sprache für Microsoft Outlook eingestellt. Da DocuWare Cloud diese Sprache nicht unterstützt, wird DocuWare für Outlook in der Standardsprache Englisch angezeigt.

  2. Ein Microsoft-Mandant kann immer nur mit einer DocuWare Organisation verbunden werden.

    • Dies muss nur einmal pro Sitzung von Microsoft Outlook erfolgen.

    • Wenn Sie den Browser wechseln, z. B. von Chrome zu Firefox, oder von der lokalen Desktop-Anwendung von Outlook, ist dies eine neue Session, für die Sie sich jeweils anmelden müssen.

  3. Single sign on kann mit DocuWare für Outlook verwendet werden.

Verwandte Artikel