Viele zu archivierende Dokumente haben bereits Metadaten und Suchwörter in anderen vorhandenen Systemen. DocuWare Autoindex überträgt diese Daten und fügt sie dem Archiv als Indexeinträge hinzu.
Für die Indexerweiterung können Sie bestimmte Dokumente des Archivs filtern.
Die weiteren Indexbegriffe werden einer externen Datenquelle entnommen. Als externe Datenquelle kann ein DocuWare-Archiv, eine Datenbank (Tabelle, Ansicht oder SQL Kommando) oder eine Datei dienen. Für die Zuordnung der Datensätze aus dem Archiv und der externen Datenquelle wird ein so genannter Matchcode verwendet.
Werden zusammengehörige Datensätze aus dem Archiv und der externen Datenquelle gefunden, können
Feldinhalte des externen Datensatzes als Indexeinträge für das archivierte Dokument übernommen werden
feste Einträge (z. B "gebucht") oder dynamische Einträge (z. B. aktuelles Datum) dem archivierten Dokument als Indexbegriffe zugewiesen werden
Indexeinträge des archivierten Dokuments in den externen Datensatz übernommen werden
feste Einträge (z. B "verwendet") oder dynamische Einträge (z. B. aktuelles Datum) in den externen Datensatz geschrieben werden
Der Bereich zum Einrichten von Autoindex-Konfigurationen steht nur zur Verfügung, wenn Sie eine Lizenz für DocuWare Autoindex erworben haben und das Recht für Autoindex für den Benutzer oder das entsprechende Profil aktiviert ist (in der DocuWare Konfiguration unter Allgemein > Benutzerverwaltung).
Mehr zur Anwendung von DocuWare Autoindex
Auslöser
Informationen zur Konfiguration von Autoindex erhalten Sie direkt innerhalb der Benutzeroberfläche über die Info-Icons 
. Hier folgen ergänzende Informationen.
Zeitsteuerung
Das Zeitintervall für die Wiederholung kann nicht geringer als 60 Minuten sein. Um den Autoindex-Job direkt nach der Ablage eines Dokuments zu starten, verwenden Sie bitte den Auslöser Archivereignis.
Indexdaten - Datenquelle
Informationen zur Konfiguration von Autoindex erhalten Sie direkt innerhalb der Benutzeroberfläche über die Info-Icons . Hier folgen ergänzende Informationen
Archivdatenbank
Autoindex kann die Indexdaten von archivierten Dokumenten überwachen und ändern. In der DocuWare Administration war es nötig, dafür das Quellarchiv in einem weiteren Schritt als eigene Datenquelle anzugeben. In der DocuWare Konfiguration reicht es, unter Datenquelle die Option Archivdatenbank zu aktivieren.
Textdatei - Dateizugriff
Autoindex darf lesen und schreiben: Die Datei ist während des Autoindex-Laufs für andere Zugriffe im Write-Modus gesperrt
nur lesen: Andere Anwendungen können während des Autoindex-Laufs auf die entsprechende Datei zugreifen
Kopie verwenden: Es wird eine temporäre Kopie der Textdatei als Quelle für die Indexerweiterung verwendet. Damit stellen Sie sicher, dass während des Autoindex-Laufs keine Änderungen an der Datei vorgenommen werden, auf die Autoindex zugreift. Die Original-Datei kann so auch während des Autoindex-Laufs verändert werden.
xx Sekunden warten, bevor Autoindex auf die Textdatei zugreift
Geben Sie hier an, wie lange das System mit dem Ausführen des Autoindex-Jobs warten soll, falls festgestellt wird, dass die entsprechende Datei gerade geschrieben wird. Nach der eingestellten Zeit versucht das System, erneut auf die Datei zuzugreifen. Ist die Datei dann vollständig geschrieben, startet der Autoindex-Job, anderenfalls wartet das System erneut.
Filter
Sie können für die Datenquelle die Menge der Dokumente, dessen Indexbegriffe für die Indexerweiterung verwendet werden sollen, über Filterkriterien einschränken. Dadurch wird der Autoindex-Workflow schneller. Tabellenfelder werden im Filter nicht unterstützt.
Indexdaten - Matchcode
Informationen zur Konfiguration von Autoindex erhalten Sie direkt innerhalb der Benutzeroberfläche über die Info-Icons . Hier folgen ergänzende Informationen
Übereinstimmendes Feld
Sie müssen mindestens einen Matchcode bestimmen.
Für das Quellarchiv sind Volltextfelder, Stichwortfelder und Bemerkungsfeld nicht gelistet.
Abarbeitungsliste
Hier geben Sie an, wo sich die zu durchlaufenden (iterierten) Datensätze befinden.
Archiv: Anhand der Filter wird das erste archivierte Dokument gesucht, dem Indexdaten hinzugefügt werden sollen. Danach wird in der externen Datenquelle der zugehörige Datensatz gesucht und die Indexerweiterung durchgeführt. Dann wird das nächste archivierte Dokument gesucht, usw.
Datenquelle: Anhand der Filter wird der erste externe Datensatz gesucht, der zur Indexerweiterung verwendet werden soll. Danach wird im DocuWare Archiv das zugehörige Dokument gesucht und die Indexerweiterung durchgeführt. Dann wird der nächste externe Datensatz gesucht, usw.
Die Auswahl hat folgende Auswirkungen:
Benötigte Zeit für den Autoindex-Lauf: Je nachdem, wie groß das Archiv und wie hoch der Anteil der zu indexierenden Dokumente innerhalb des Archivs ist und wie groß die externe Datenquelle und wie hoch der Anteil der zu verwendenden externen Datensätze ist, kann der Autoindex-Lauf verschieden lange dauern. Generell gilt: Je kleiner der Datenbestand ist, der zuerst durchsucht wird, desto schneller kann Autoindex ausgeführt werden.
Informationen hinzufügen, falls keine zusammengehörigen Datensätze gefunden werden: Wird über den Matchcode kein zusammengehöriges Datensatzpaar gefunden, können nur dort Informationen hinzugefügt werden, wo sich die zu durchlaufenden Datensätze befinden. Beispiele: Wird das Archiv durchlaufen, so können die Dokumente, zu denen es keinen zugehörigen externen Datensatz gibt, den festen Indexeintrag "nicht gebucht" erhalten. Wird hingegen die externe Datenquelle durchlaufen, so können alle externen Datensätze, zu denen kein archiviertes Dokument gefunden wurde, den Eintrag "nicht verwendet" erhalten (im Schritt Zurückschreiben).
Datensätze hinzufügen, falls keine zusammengehörigen Datensätze gefunden werden: Wird über den Matchcode kein zusammengehöriges Datensatzpaar gefunden, können dort Datensätze hinzugefügt werden, wo sich die zu durchlaufenden Datensätze nicht befinden. Beispiele: Wird das Archiv durchlaufen, so können zu den Dokumenten, zu denen es noch keinen zugehörigen externen Datensatz gibt, externe Datensätze angelegt werden. Dabei wird der Indexeintrag, der als Matchcode verwendet wird, als Eintrag in den externen Datensatz geschrieben (im Schritt Zurückschreiben). Wird hingegen die externe Datenquelle durchlaufen, so können zu den Datensätzen, zu denen es noch kein zugehöriges Dokument gibt, Datensätze in DocuWare angelegt werden. Dabei wird der Eintrag, der als Matchcode verwendet wird, als Indexeintrag in den DocuWare-Datensatz geschrieben.
Je nachdem, ob die Arbarbeitungsliste anhand vom Archiv oder von der Datenquelle erstellt wird, stehen nachfolgend andere Optionen für die Übertragung der Indexdaten zur Verfügung.
Abarbeitungsliste anhand von Archiv
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Mehrere Treffer
Alle Datensätze für Indexierung verwenden | Es können die Werte unterschiedlicher externer Datensätze in ein Stichwortfeld im DocuWare-Archiv geschrieben werden. Sollte kein Stichwortfeld zur Verfügung stehen, wird der Wert des zuletzt gefunden Datensatzes für die Indexierung verwendet. Diese Option steht nicht zur Verfügung, wenn die externe Datenquelle nicht aktualisiert werden kann (z.B. SQL Kommando, Abfrage, read-only Dateiverbindung). |
Keine Treffer
Indexierung für Dokument nicht ändern | Sie können den fehlenden Datensatz der externen Datenquelle hinzufügen (im Schritt Zurückschreiben). In diesen Datensatz werden die Feldinhalte, die als Matchcode verwendet werden, eingetragen. Sollten Sie definieren, dass ein Feldinhalt, der als Matchcode bestimmt war, durch einen anderen Begriff ersetzt wird, so wird dieser neue Begriff in den Datensatz für die externe Datenquelle übernommen. |
Indexierung für Dokument ändern | Um die archivierten Dokumente, die noch keine Entsprechung in der externen Datenquelle haben, zu kennzeichnen, können Sie dem Dokument z.B. den festen Eintrag "gebucht" hinzufügen. |
Abarbeitungsliste anhand von Datenquelle
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Mehrere Treffer
Indexdaten von allen Dokumenten ändern | Der externe Datensatz wird anhand des letzen gefundenen Dokuments aktualisiert (im Schritt Zurückschreiben). Mehrere Einträge können in ein Stichwortfeld geschrieben werden. |
Keine Treffer
Indexierung für Dokument nicht ändern | In die externe Datenquelle können Sie die Datensätze, zu denen es noch kein Dokument im Archiv gibt, mit einem Indexeintrag kennzeichnen (im Schritt Zurückschreiben). |
Neuen Datensatz mit dem Matchcode-Feld zum Archiv hinzufügen | In den neuen Archiv-Datensatz werden die Begriffe, die als Matchcode verwendet werden, eingetragen. |
Datenzuweisung
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Geben Sie hier an, welche Werte als Indexbegriffe für die archivierten Dokumente verwendet werden sollen. Als Werte stehen zur Verfügung: die Feldinhalte der externen Datenquelle, feste Einträge und Systemeinträge wie aktuelles Datum.
Felder | In dieser Spalte sind die Indexfelder des Archivs aufgeführt. Nicht gelistet sind die Matchcode-Felder, die Systemfelder, die Tabellenfelder, das Bemerkungsfeld und das Volltextfeld. Wählen Sie ein Stichwortfeld für die Indexerweiterung, so wird der neue Eintrag als weiteres Stichwort dem Stichwortfeld hinzugefügt. An dieser Stelle können Sie pro Stichwortfeld nur einen neuen Eintrag zuweisen. Ist das Stichwortfeld bereits voll (64 Einträge), wird ein Eintrag in der Logging-Datei erstellt. |
Füllen mit |
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Wert | In dieser Spalte geben Sie an, mit welchem Eintrag oder Inhalt welchen Feldes die Indexerweiterung durchgeführt wird. Je nach gewähltem Eintragstyp, sind verschiedene Angaben möglich.
|
Überschreiben | Ein gegebenenfalls bereits vorhandener Indexeintrag des archivierten Dokuments wird durch den Eintrag, der zur Indexerweiterung verwendet werden soll, überschrieben. Aktivieren Sie diese Option nicht, so wird der Eintrag, der zur Indexerweiterung verwendet werden soll, nur dann in das DocuWare Indexfeld geschrieben, wenn dieses leer ist. |
Auch wenn leer | Ein gegebenenfalls bereits vorhandener Indexeintrag eines archivierten Dokuments wird durch einen leeren Eintrag bzw. den Eintrag NULL der externen Datenquelle überschrieben. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Indexfeld kein Stichwortfeld ist, als Eintragstyp Feld ausgewählt und die Option Überschreiben aktiviert ist. |
Zurückschreiben
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Sie haben mit Autoindex die Möglichkeit, Einträge der externen Datenquelle hinzuzufügen, beziehungsweise bestehende Einträge zu ersetzen oder zu löschen. Die neuen Einträge können von folgender Art sein:
Indexinformationen der archivierten Dokumente
Feste Einträge
Vordefinierte Einträge
Die Möglichkeit zur Ergänzung der externen Datenquelle besteht, wenn diese ein DocuWare Archiv, eine Datenbankverbindung oder eine Dateiverbindung ist und darauf mit Schreib-Rechten zugegriffen werden kann. Bei den externen Feldern, die den Matchcode enthalten, kann keine Information hinzugefügt werden.
Wenn Autoindex in eine externe Datenbank schreibt, muss der Typ des Datenbankfelds der externen Datenbank identisch sein mit dem Typ des Datenbankfelds in DocuWare, aus dem Autoindex die zu schreibenden Daten entnimmt.
Quelle aktualisieren wenn Treffer vorhanden sind
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Treffer
Nach der Verarbeitung durch Autoindex können die Datensätze der externen Quelle gelöscht, geändert oder nicht geändert werden. Diese Optionen für die übereinstimmenden Datensätze stehen zur Verfügung, unabhängig davon, ob die Abarbeitungsliste anhand vom Archiv oder von der Datenquelle erstellt wird.
Datensätze ändern
Füllen mit |
|
Wert | Je nach gewähltem Eintragstyp sind verschiedene Angaben möglich.
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Überschreiben | Ein bereits vorhandener externer Eintrag wird durch den Eintrag, der zur Datenergänzung verwendet werden soll, überschrieben. Aktivieren Sie diese Option nicht, so wird der Eintrag, der zur Datenergänzung verwendet werden soll, nur dann in das externe Feld geschrieben, wenn dieses leer ist. |
Auch wenn leer | Ein bereits vorhandener Eintrag eines externen Datensatzes wird durch einen leeren Eintrag bzw. den Eintrag NULL überschrieben wird. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn als Eintragstyp Feld ausgewählt und die Option Überschreiben aktiviert ist. |
Quelle aktualisieren, wenn keine Treffer vorhanden sind
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Keine Treffer
Es wurden keine übereinstimmenden Dokumente zum Datensatz gefunden. Je nachdem, ob im Schritt Indexdaten die Abarbeitungsliste anhand vom Archiv oder von der Datenquelle erstellt wird, stehen unterschiedliche Optionen für das Zurückschreiben zur Verfügung.
Abarbeitungsliste anhand von Archiv
Zu einem Dokument im Archiv wird kein übereinstimmender Datensatz in der Datenquelle gefunden. Sie können in der Datenquelle einen neuen Datensatz anlegen. Die Feldinhalte, die als Matchcode dienen, werden in den neuen Datensatz eingetragen.
Abarbeitungsliste anhand von Datenquelle
Zu einem Datensatz in der Quelle liegt im Archiv kein entsprechendes Dokument vor. Sie können im Datensatz in der Quelle Indexeinträge hinzufügen oder ändern - beispielsweise, um zu vermerken, dass für diesen Datensatz noch kein Dokument im Archiv vorliegt.