Beim Ablegen in DocuWare wird nach eigens programmierten Kriterien geprüft, ob das Dokument abgelegt wird oder nicht. Ein Dokument, das nicht abgelegt werden darf, wird zurückgewiesen und der Anwender erhält eine entsprechende Rückmeldung, so dass er seine Angaben korrigieren kann.
Beispielsweise kann überprüft werden, ob das Datum älter ist als das aktuelle Tagesdatum oder ob ein Wert eine bestimmte Größe nicht überschreitet. Auch kann per Validierung auf externe Datenquellen zugegriffen werden. So lässt sich mit dem CRM-System abgleichen, ob die eingegebene Lieferantennummeer tatsächlich im System existiert.
Die Validierung von Indexdaten erfolgt per Webservice. Sobald ein Dokument abgelegt oder aktualisiert wird, ruft DocuWare über eine standardisierte REST-API den kundenspezifischen Validierungs-Webservice auf. Hier erfolgt die Prüfung der Eingaben. Die Programmiersprache für Ihren Validierungs-Webservice können Sie frei wählen.
Die Anbindung erfolgt im im Bereich DocuWare Konfiguration > Archive > Ablagedialoge.
Mit dem neuen Validierungs-Webservice können auch Cloud-Kunden die Indexdaten vor der Ablage in ein Archiv automatisch überprüfen lassen.
Die bisherige Form der Validierung in DocuWare wird in der Version 6.12 weiterhin unterstützt. Für die dann folgende DocuWare Version ist geplant, nur noch die Validierung per Webservice zu ermöglichen.
Mehr Informationen und Beispielvalidierungen finden Sie auf der Github-Seite.