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ユーザーとユーザー権限は DocuWare 構成内でわかりやすく明確に管理されます。
ここでは数回クリックするだけで、新しいユーザー、個人用の文書トレイ、タスクに必要なすべての権限を作成できます。権限は通常どおりにグループとロールのメンバーシップを使用して付与することも、機能、機能プロファイル、ファイルキャビネットのプロファイルの割り当てによって付与することもできます。新しいユーザーがここで使用できるダイアログやスタンプを指定することもできます。新しい同僚が自動的に送信された登録メールを介して登録すると、これらの同僚はすぐにダイアログやスタンプを使用できます。
ここではユーザーに加えて、グループ、ロール、機能プロファイルも管理できます。
DocuWare 7.12: 組織内のすべてのユーザーのリストを CSV 形式でエクスポートできるようになりました。 リストには、ユーザー名、メールアドレス、アクティビティの状態、ライセンスが含まれています。
ユーザー管理 - ユーザー
DocuWare 構成内のユーザー管理機能の概要を以下に示します。
個々のユーザー構成オプションに関する情報は、情報アイコン 
を使用してソフトウェア内から直接取得できます。
ユーザーの概要
新しいユーザーを作成する
DocuWareユーザー名には、"│"(ALT-179)などの特殊文字は使用できません。ログイン試行の失敗によってブロックされたユーザーのブロックを解除する
登録メールをユーザーに送信する
ユーザーを削除する
ユーザーの概要を検索してフィルタリングする
ユーザーの構成
名前とメールを使用してユーザーを作成する
ユーザーの初回パスワードを設定するか、登録メールを介して登録できるようにする
ユーザーの文書トレイを自動的に作成する
ユーザーに権限を付与する: グループ、ロール、ファイルキャビネットのプロファイル、機能プロファイルを介して付与することも、個別の機能を使用して付与することもできます
ユーザーのダイアログとスタンプを割り当てる
ユーザー権限を修正する
ユーザーのパスワードを変更するか、対応するメールをユーザーに送信する
ユーザー管理 - グループ
グループはユーザーの集まりで、権限の割り当てを容易にします。グループに属することにより、ユーザーはグループに割り当てられた権限が付与されます。一方、権限はロールの割り当てによってグループに付与されます。
ディレクトリサービスでユーザー同期を使用する場合、グループは不可欠です。グループが存在しない場合、ロールを使用してユーザーに直接割り当てる必要があります。
既定のグループは「共用」です。このグループには既定のユーザーである「管理」と「基本」が割り当てられます。このグループには「デフォルトの組織ロール」というロールも含まれています。
グループごとに以下を定義します。
グループの名前
グループのメンバー
グループメンバーに権限を割り当てるロール
DocuWare の権限システムに関する詳細情報
ユーザー管理 - ロール
ロールは機能プロファイル、ファイルキャビネットのプロファイル、ダイアログのセットで、権限の割り当てを容易にします。1 つ以上のロールを使用すると、数回クリックするだけで DocuWare のすべての権限と機能をユーザーに割り当てることができます。
ロールは直接ユーザーに割り当てることも、グループに割り当てることもできます。
デフォルトでは「組織管理者」と「デフォルトの組織ロール」が設定されています。後者には「共用」グループが含まれています。
ロールごとに以下を定義します。
ロールの名前
使用する機能プロファイル
使用するファイルキャビネットのプロファイル
使用するファイルキャビネットダイアログ (検索ダイアログ、保管ダイアログ、結果リスト、リスト、フォルダ表示)
ロールに割り当てるユーザーとグループ
DocuWare の権限システムに関する詳細情報
ユーザー管理 - 機能プロファイル
機能プロファイルは、DocuWare の機能権限と管理者権限のセットで、権限の割り当てを容易にします。ファイルキャビネットのプロファイルと異なり、機能プロファイルは個々のファイルキャビネットを参照しませんが、全般的に適用されます。
機能プロファイルはユーザーに直接割り当てることも、ロールに割り当てることもできます。
機能プロファイルはデフォルトで「既定の組織プロファイル」が設定されています。これには「デフォルトの組織ロール」という役割が含まれています。
機能プロファイルごとに以下を定義します。
機能プロファイルの名前
DocuWare の構成コンポーネントと管理コンポーネントに使用する権限
機能プロファイルに割り当てるユーザーとロール
DocuWare の権限システムに関する詳細情報
代理ルールと代理リストを DocuWare Administration でシステム設定することができます。
代理ルールと代理リスト
DocuWareバージョン7.11以降では、置換ルールと置換リストは、DocuWare構成 > ユーザー管理で作成されます。
代理ルール
代理ルールは、タスクの所有者に例えば休暇で連絡がつかなくても、ワークフロータスクを完了できるようにします。この場合、代理ルールでどの社員がそのタスクをどんな順序で割当てられるべきかを指定します。実際の所有者が不在であれば、タスクは代理ルールの最初の社員に割当てられます。例えばこの社員も休暇中であれば、タスクは 2 番めの代理へというように先へ送られます。
代理ルールを適用するには、管理者またはユーザー自身が、DocuWare Client の [プロファイルと設定] > [不在] のメインメニューで不在を入力し、タスクを割り当てられている社員や代行ルールの一部となっている社員が不在だと入力しなければなりません。
代理リスト
幾つかの代理ルールが 1 つの代理リストにまとめられます。代理リストは、例えば様々なコストセンターの代理ルールから成ることができます。Workflow Designer で代理リストから、タスクの割当てのためすべてまたは幾つかの代理ルールを選択できます。したがってルールは少なくとも 1 つの代理リストに属すべきです。
ユーザー管理 - ライセンス
指名ライセンスまたはワークフローライセンスをユーザーに割り当てたり、取り下げたりします。利用可能なライセンスの残数も表示されます。ユーザーごとに最大 1 つのライセンスを割り当てることができます。
DocuWare 7.12: User Synchronization に新しく追加された "すべてのグループをスキップ" 機能により、管理者はデフォルトで選択されているすべてのグループを同期時にスキップするように設定し、同期が必要なグループのみを選択することによって同期を簡単に管理できるようになりました。