タスク

タスクは、ユーザーにアクションを実行させるワークフローのステップです。タスクをワークフローに組み込むには、ドラッグ＆ドロップを使ってタスクを左手のサイドバーから右側のフローダイアグラムへ移動します。これによりダイアログが開き、そこでウィザードがタスクを定義するためのステップを案内します。まず、全般のステップで、名前、説明、スタンプの動作などのプロパティを指定し、共同作業者への通知を入力し、タスク内で決定するディシジョンを指定します。最後に、エスカレーションレベルでタスクの期限を指定します。  

全般

タスク名

フローチャートビューのタスクのノードに名称が表示されます。
タスクの名前には、次の文字が使えます： a-z、A-Z、0-9、_ およびスペース。無効な文字が入力されると、名前フィールド周囲の枠が赤に変わり、OK ボタンは無効化されます。    

タスクの説明 (任意)

例えば類似のタスクと区別するためなど、タスクをより詳細に説明したい場合はここに記入できます。この説明は、ユーザーが Web Client でワークフロータスクをクリックするとユーザーに表示されます。

スタンプ: 社員がディシジョンを下すためにドキュメントにスタンプする必要がある場合 (例えば、請求書の場合は「認可」)、それをここにセットアップできます。    

フォームを使用してディシジョンを下すと、スタンプが自動的に設定されます

フォームでディシジョンを下し、ドキュメントが処理された明確な証拠としてスタンプを自動的に追加設定する場合は、このオプションを有効にします。

下の領域では、スタンプを受け取る情報と、スタンプの設定方法を指定します。

通知

新しいタスクをメールでユーザーに自動的に通知するには、ここで設定します。

電子メールを送信

メール通知機能を使用するには、まずこのオプションを有効にします。

件名

ここに件名を入力します。例：「あなたに新しいワークフロータスクがあります」ワークフロー変数を挿入する場合は、編集をクリックします。    

本文

メールに含まれるべきテキストをここに入力します。ワークフロー変数を挿入する場合は、編集をクリックします。    

メールにドキュメントを添付

メールに、タスクに属するドキュメントを添付したい場合、このオプションを有効にします。このオプションは、件名にドキュメントへのリンクを挿入したかどうかに関係なく使用できます。

ディシジョン

このステップでは、責任のあるユーザーがタスク内でどのディシジョンを決めそれをどのように行うかを定義します。ウィザードのナビゲーションバーにあるタブは、以前定義されたディシジョンの数を「ディシジョン」の名前の後に示します。下で、ダイアログは、左にあるすべてのディシジョンが一覧表示されている 2 列のサイドバーと、右にある設定のための広い領域とに分けられています。ディシジョンを追加するとすぐ、設定が右側の領域に表示されます。    

リスト内のディシジョンを移動するには、ディシジョンにカーソルを合わせ、表示される二重矢印をクリックします。

ディシジョンをより詳細に定義する領域が右側に表示されます。

全般

名称のほか、ディシジョンの一般的な設定もあります：  

説明: タスクを処理する人にどんなディシジョンのオプションがあるべきかを、ここで説明します。例： 「着信請求書を承認あるいは拒否する」。するとこの説明は、ユーザーが Web Client で当該のディシジョンの情報ボタンをクリックするとユーザーに表示されます。    

色: 色の設定は、フローチャート内のタスクの出力に適用されます。    

既定のディシジョン: ディシジョンは、デフォルトでタスクのエディタに表示されます。これにより、ディシジョンを毎回再選択する必要がなくなります。    

ダイアログ

エディタに表示される決定用ダイアログには、以下の要素を含めることができます：  

• フィールド

• インデックステーブル

• リンク:

• 説明:

フィールドダイアログ要素のプロパティ

エディタが、例えばコストセンターなど、ディシジョンのためのデータをダイアログに入力する場合、そのためにどの入力フィールドが利用可能である必要があるかをここで指定します。使用可能なオプションは、テキスト、数値、小数、日付、日付/時刻、キーワード、ユーザー、ロール、代理ルールです。          

フィールド名

ダイアログでユーザーに表示されるフィールド名を入力します。ダイアログのフィールド名には、次の文字が使えます：a-z、A-Z、0-9、_ およびスペース。追加する文字を入力することができます。          

この名前は、タスク内のすべてのデシジョンを通じて一意である必要があります

タイプ

データタイプの選択によって、どのコントロールエレメントが Web Client ワークフロータスクに表示されるべきか、どの文字がそこに入力できるかが指定されます。

フィールド設定のダイアログを開くには、右側にある [編集] アイコンをクリックします。使用可能なオプションは、ファイルタイプによって異なります。ここでは、最も重要な設定に関する情報をご紹介します。    

書き込み禁止

例えば、ユーザーが請求書を編集する際に、どの金額が承認されたかを知る必要がある場合などに、書き込み禁止の指定が有効です。

既定のエントリ

ソースによって異なるパラメータを設定します。どのパラメータに対してどのソースを選択可能かについては、「ソース」の概要を参照してください。    

選択リスト

ドロップダウンリストから選択リストを選択します。ファイルキャビネットのデフォルトの選択リストは使用できません。

Workflow Engine は DocuWare システムから独立して機能します。したがってインデックスメタデータが選択リストとしてユーザーに利用可能な場合は、ファイルキャビネットのデータにアクセスするため、外部選択リストを作成する必要があります。

選択リストのみ

このオプションを有効にすると、ユーザーは選択リストの値のみを入力できるようになります。

インデックステーブルダイアログ要素のプロパティ

[インデックステーブル] オプションは、ワークフローにリンクされているファイルキャビネットに少なくとも 1 つのインデックステーブルが設定されている場合にのみ表示されます： [DocuWare 構成] > [ファイルキャビネット]。    

ダイアログでは、インデックステーブルの名前が自動的にフィールド名として表示されます。テーブルの列をクリックすると、「フィールド」セクションで説明したプロパティに加えて、以下のオプションを編集することができます：          

合計値を計算

小数部の列の合計を計算し、ワークフローフォームの下部に表示するかどうかを選択することができます。合計オプションは、例えば請求書の金額には役立ちますが、品目番号には有効ではありません。          

残高を記入

また、このオプションは、[小数] または [数値] タイプの列にのみ使用可能です。合計金額オプションで定義した合計金額との差額が自動的に入力されます。例えば、請求書の最初の 2 行の 1 行目に小計金額として 300 が入力されており、合計金額が 1000 となっている場合を考えてみましょう。2 行目に残高となる 700 が自動入力されます。      

テーブル全体の事前入力

すでに保存されているドキュメントのインデックステーブルの内容を使用して、インデックステーブル全体を事前入力することもできます。定期的に行われる請求で、アーカイブ済みドキュメントの同一データを常に使用するような一般会計で役立ちます。      
事前入力を行うには、フィールドプロパティで [他のインデックステーブルからのデータでインデックステーブルを事前入力] を選択し、事前入力データをテーブル内の既存のデータに追加するかどうか、または事前入力データで既存のデータを置き換えるかどうかを選択します。次に、ソースインデックステーブルを指定します。これは、同じファイルキャビネット内でも、別のファイルキャビネット内でも構いません。SQL クエリでデータが使用される (使用元の) ドキュメントを指定します。複数の結果が存在する場合、最初の結果のみが使用されます。送り先テーブルの列の選択では、使用可能な列のみが表示されます。    

挿入されたテーブルデータは、最初は Web Client でタスクのユーザーだけが見ることができます。ユーザーが [適用] で確認したときに初めて、データがアーカイブに書き込まれます。一方、[データの割り当て] アクティビティを伴うテーブル操作では、自動的にファイルキャビネットにデータが書き込まれます。    

アクティブなインスタンスが存在する場合でも、テーブルフィールドに列を追加することができます。このインデックステーブルを使用するワークフローのインスタンスは今までどおりに使用できます。新しい列は、ユーザーインターフェースには表示されますが無効になっています。インスタンスが新しい場合は新しい列を構成し、列が書き込み禁止にならないようにします。また、必要なプロパティをすべてを含めるようにします。これらの変更は、ワークフローの新しいインスタンスにのみ適用されます。新しい列は、既存のインスタンスのワークフロー履歴に表示されません。

リンクダイアログ要素のプロパティ  

ユーザーのワークフローダイアログに、サードパーティのプログラムへのリンクなどを追加します。また、データソースから直接リンクを取ることもできます。このために、[アドレスに記入] で次のオプションを使用できます: 文書のインデックスデータ、ファイルキャビネット、ワークフローのシステム変数、ワークフローのグローバル変数、固定項目、ローカルデータ接続 (DocuWare Cloud) / 外部データ (DocuWare On-premises)。      

説明ダイアログ要素のプロパティ

[既定のエントリ] の下のプロパティに、決定を下すための情報をユーザーに提供するテキストを入力します。説明内でさらに詳しい情報を提供するために、インデックスフィールド、リンク、システム変数、グローバルワークフロー変数などを使用するオプションもあります。

検証

タスクの入力は、タスクを完了する前に検証できます。例えば請求書の承認では、承認された部分金額の合計が、完成した分割転記の合計金額と一致するかどうかを確認することが可能です。検証で値が一致しない場合、ユーザーにメッセージが表示されます。    

演算式を入力します。演算式では、現在のディシジョンからインデックスフィールドとワークフローフィールドの変数と値を使用できます。

ユーザーがタスクを確認したときに適用されます。検証でエラーが返された場合、ユーザーにメッセージが表示されます。メッセージもここで指定できます。

ワークフローダイアログでのユーザー入力を検証するには、[ワークフローフィールド] タブにリストされているエレメントを使用します。

データを割り当てる

定義されたソースからのデータが特定の送り先へ書き込まれるべき場合、それをここで設定できます。

データの自動割り当ての詳細については、「データを割り当てる」アクティビティの章をお読みください。ここで使用できる機能は、「データを割り当てる」アクティビティのダイアログと同じです。    

唯一の違いは、タスク内で自動的にデータを割り当てる場合、ワークフローフィールドの入力タイプが利用可能であることです。これにより、例えば請求書が却下された場合、指定された却下理由を「コメント」インデックスフィールドに入力して書き込むことができます。

割り当て先

このステップでは、タスクを割り当てるかどうか、そしてタスクを割り当てる場合は、どのユーザー、ロール、代理ルール、変数に割り当てるかを決定します。これには以下 3 つの選択肢があります：          

タスクを割り当てる

• 再割り当てなし

• ワークフローフィールド別に割り当て

• 直接割り当て先を設定する: タスクを割当てるための通常の方法で進めます。          

エスカレーションレベル

このステップでは、リマインダー設定と期日設定を使ってタスクの 2 つのエスカレーションレベルを指定します。    

1. 最初のエスカレーションレベルでは、タスクリストでタスクが色付きでハイライトされ、必要に応じてメールでリマインダーが送信されます。

2. 特定の期間が経過すると (タイムアウト)、第 2 のエスカレーションレベルに達します。この時間は分、時間、あるいは日です。

就業時間のデフォルト設定は、月曜日から金曜日の 8:00-17:00 です。これらのエスカレーションレベルに達したケースに対し、自動再割り当てを定義することもできます。例えば、ある人が請求書を承認あるいは拒否することになっていて、これを 3 営業日以内にしない場合、タスクは別のユーザーと部署の長に自動的に割当てられます。    

リマインダー設定

タスクがこのレベルに達すると、Web Client のワークフロータスクでタスクに黄色のフラグが表示されます。締め切りは 3 営業日がデフォルト設定です。第 1 のエスカレーションレベルが発生したとき、タスクについての自動メール催促状が社員に送信されるように指定することができます。

期日設定

期限切れのタスクは、Web Client のワークフロータスクリストに赤いフラグで表示されます。

あるいは、タスクはタイムアウトの出力によりリダイレクトされて、再割り当てされます。再割当てはユーザー、ロール、代理ルールに基づいて起こることがあります。第 2 のエスカレーションレベルが発生したとき、タスクの期日が過ぎていることを示すリマインダーが社員に自動的にメールで送信されるように指定することもできます。

リマインダー設定で変数を使用してタスクのリマインダーの時間を設定すると、選択した変数が期日の参照日として使用されます。すると例えば「5 営業日後に期日超過」という設定を作成した場合、期日はリマインダーが送信された日から 5 営業日後になります。    

自動再割当て

タスクを割当てられた社員が外出した場合、自動的にタスクを再割り当てすることができます。

自動再割当ては、タスクが代理ルールに割当てられている場合のみ利用可能です。するとタスクは代理順に次の社員に割当てられます。タスクがロールに割当てられていて、このタスクを選んだユーザーが       (したがって他のユーザーにはこれをブロック) 「不在」のステータスである場合、タスクはこのロールが割当てられるすべてのユーザーに再び利用可能になります。    

代理ルールは DocuWare Administration で指定します。    

タスクの自動再割当てはワークフロー履歴に書き留められます。

組織の一般労働時間として適用される曜日と時間は、DocuWare 構成の [組織設定] > [全般] > [時間と言語] で指定します。