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Pour importer des courriers électroniques, vous devez disposer des autorisations suivantes :
Droit fonctionnel :
Les utilisateurs amenés à voir et à utiliser la zone Courriers électroniques généraux dans la configuration DocuWare doivent disposer du droit fonctionnel Configurer Connect to Mail.Droits des armoires électroniques :
Pour importer des courriers électroniques, les employés doivent avoir le droit de les stocker dans l'armoire électronique sélectionnée (Configuration DocuWare > Armoires électroniques > Autorisations).Boîte de dialogue de stockage :
Assignez la boîte de dialogue de stockage sélectionnée pour l'indexation aux employés concernés (Configuration DocuWare > Armoires électroniques > Autorisations).Service de messagerie :
Créez un service de messagerie établissant une connexion avec votre fournisseur de compte de messagerie électronique.
Le système sur lequel le Background Process Service (BPS) est exécuté doit pouvoir se connecter au service de messagerie. Veuillez le noter lors de la sélection des ports et, si nécessaire, lors de la configuration du pare-feu.
Description
Pour importer et archiver automatiquement des courriers électroniques depuis un compte IMAP ou Exchange dans DocuWare, trois étapes sont nécessaires :
1. Créer un service de messagerie.
Le service de messagerie établit une connexion avec votre fournisseur de compte de messagerie électronique. Vous sélectionnez le service de messagerie lorsque vous connectez la configurationde stockage au compte de messagerie (étape 3).
Le service de messagerie est généralement configuré au sein de l'entreprise par un employé spécifique, tel que l'administrateur DocuWare.
2. Créer une configuration de stockage.
Dans la configuration de stockage, vous définissez la cible de stockage dans DocuWare, armoire électronique ou bac, et l'indexation automatique des courriers électroniques lors de l'importation.
Dans la configuration, choisissez une boîte de dialogue de stockage pour indexer les courriers électroniques. Deux méthodes d'indexation sont disponibles, servant de base au renseignement automatique des boîtes de dialogue.
Valeur fixe : Si vous souhaitez renseigner le champ index avec une valeur fixe, précisez-le ici dans la configuration. Cela n'est pas modifié pendant l'importation.
Propriétés des courriers électroniques : Les informations contenues dans l'en-tête du courrier électronique sont lues et transférées dans le champ index. Par exe l'expéditeur, les fichiers joints, les noms dans le champ CC, la date d'envoi, etc.
Une configuration de stockage peut également être configurée pour toute l'entreprise et utilisée par plusieurs employés pour connecter leur boîte de réception.
3. Connectez la configuration de stockage à votre compte de messagerie.
Dès qu'un compte de messagerie est lié à une configuration de stockage, les courriers électroniques d'un dossier sont stockés dans le compte en fonction de la configuration de stockage de DocuWare.
Vous pouvez associer un ou plusieurs comptes de messagerie directement dans la page d'aperçu du plugin Généralités sur les messages électroniques. Sélectionnez Connecter le compte de messagerie électronique dans votre configuration de stockage, puis sur le service de messagerie. Saisissez les données d'accès à la boîte de réception à partir de laquelle les messages doivent être récupérés.
Les clients Cloud qui accèdent au courrier en ligne via Microsoft Exchange n'ont plus besoin de Service de messagerie dédié. Il suffit de sélectionner Exchange Online comme service lors de la connexion du compte de messagerie ; DocuWare établira alors automatiquement la connexion.
Note pour la mise à jour vers la version 7.2 : Dans les versions précédentes, la création de la configuration de stockage et la connexion à un compte de messagerie étaient gérées dans deux interfaces différentes. À partir de la version 7.2, il n’existe plus qu’une seule interface où les deux étapes peuvent être exécutées, en fonction des autorisations.
Vous trouverez plus d'informations sur les options de configuration dans l'interface utilisateur du module « Messages électroniques généraux ».