Général

Toutes les armoires créées et/ou auxquelles une boîte de dialogue a été assignée s'afficheront ici. Pour modifier les paramètres de l'armoire, vous devez disposer du droit Opérateur. Pour modifier ses permissions, vous devez également disposer du droit Gérer les autorisations.

Vous ne pouvez supprimer l'armoire que si vous avez également le profil Propriétaire avec l'autorisation d'opérateur. Si vous avez créé une armoire, vous disposez automatiquement du profil de propriétaire d'armoire. Ce profil peut être assigné à d'autres utilisateurs et à des rôles sous Autorisations.

Modifiez les paramètres des champs de base de données, boîtes de dialogue ou autorisations pour les armoires existantes en cliquant sur les noms de fichier des armoires.

Recherche plein texte : Aperçu

Dans DocuWare, vous avez la possibilité d'utiliser la recherche par défaut et la recherche plein texte.

La recherche par défaut activée concerne les entrées dans les champs de l'index : elle trouve tous les documents qui ont été indexés avec le terme de recherche saisi dans le champ approprié.

En outre, vous pouvez activer la recherche plein texte pour une armoire électronique. Le champ « Plein texte » est ensuite ajouté à la boîte de dialogue de recherche. Ici, la recherche plein texte trouve les termes entrés dans tous les champs de l'index et dans le contenu du document, y compris dans les balises XML. Une recherche plein texte pour « SampleTag » et « SampleValue » trouvera les deux termes.

Exemple : <XMLSampleTag>SampleValue</XMLSampleTag>

Vous pouvez configurer la portée de la recherche plein texte.

En savoir plus sur Redéfinition du plein texte

Configuration de la recherche plein texte

Dans un premier temps, les documents doivent être lus afinqu'ils puissent être trouvés par la recherche plein texte. Pour ce faire, leContent Server extrait des « textshots » dans lesquelsl'intégralité des entrées d'index, les mots du document et leur position danscelui-ci sont répertoriés.

Le Content Server stocke les textshots dans une base dedonnées DWDATA et les transfère en même temps au serveur plein texte. Leserveur plein texte stocke les textshots dans des fichiers de catalogue et lesutilise pour des requêtes de recherche.

Ici, vous pouvez configurer l'étendue de lecture desdocuments et la façon dont la recherche plein texte traite les résultats.

Serveur plein texte

Sélectionnez la connexion de données pour un serveur pleintexte dans la liste. Une connexion de données plein texte peut être utiliséepar armoire. Si vous utilisez plusieurs armoires avec la recherche plein texte,il est recommandé d'installer plusieurs serveurs plein texte pour uneperformance optimale.

De nouvelles connexions plein texte sont créées dansDocuWare Administration dans la zone système sous Connexions de données.

Pages indexées par fichier

Utilisez cette fonction pour déterminer l'étendue del'indexation des documents pour la recherche plein texte. On suppose qu'undocument DocuWare est composé d'un fichier Word et d'un fichier PDF.Jusqu'à 100 pages du fichier Word et du fichier PDF peuvent êtreindexées pour la recherche plein texte dans chaque cas avec la fonction Pagesindexées par fichier (max.) : 100. Le prochain document est ensuiteindexé.

Si de nombreuses pages sont indexées, le délai dedisponibilité des documents sera plus long pour le plein texte. En revanche, laliste des résultats est beaucoup plus précise.

Nombre de résultats

Tous les résultats sont affichés avec la mention Illimité.Toutefois, des résultats moins nombreux diminuent le temps de recherche. Pourlimiter le nombre de résultats, définissez un nombre maximum.

Liste blanche / Liste noire

Vous pouvez ajouter des listes avec des types de fichierdans des listes blanches ou noires. Les nouvelles listes sont créées dansDocuWare Configurations sous Paramètres d'organisation >Sécurité > Autres.

Utilisez une liste blanche pour restreindre la rechercheplein texte à des types de fichier spécifiques. Les types de fichier différentsde ceux spécifiés dans la liste blanche ne seront pas recherchés.

Vous pouvez utiliser une liste noire pour bloquer des typesde fichier pour l'indexation par le plein texte. Cette fonction peuts'appliquer aux fichiers audio ou vidéo par exemple.

Il est impossible d'utiliser une liste noire et une listeblanche en même temps.

Remarque : Vous pouvez rechercher d'autresoptions pour réinitialiser et recréer le catalogue plein texte dans DocuWare Configuration> Armoires > Armoire x > Options > Options plein texte >Réinitialiser les données plein texte.

Réinitialiser le plein texte

Si des problèmes se présentent lors de l'utilisation de larecherche plein texte, DocuWare vous offre la possibilité de réinitialiser lesdonnées plein texte ici. Il existe trois types de réinitialisation possibles,qui sont détaillés ci-dessous. De plus, vous pouvez sélectionner les documentsde l'armoire auxquels la réinitialisation doit s'appliquer.

Essayez d'abord de réinitialiser seulement un ou quelquesdocument(s), et assurez-vous que l'opération résout les problèmes que vousrencontrez. La réinitialisation des données plein texte peut prendre beaucoupde temps et de ressources du serveur. Vous devez donc vous assurer que cetteétape est vraiment nécessaire avant de réinitialiser les données plein textepour un grand nombre de documents.

Durant le processus de réinitialisation des données pleintexte, la fonctionnalité de recherche plein texte n'est pas disponible.

Documents affectés

Vous pouvez sélectionner ici les documents dont les donnéesplein texte doivent être réinitialisées.

• Tous les documents de cette armoire
  Pour les armoires de grande taille, il est conseillé de filtrer les documents de manière plus précise. Pour ce faire, activez l'option ci-dessous.

• Filtre personnalisé
  Seul le plein texte des documents filtrés est réinitialisé.
  Cet outil peut être utile, par exemple, si vous savez quand le serveur plein texte a cessé de fonctionner, de sorte que vous pouvez recréer l'index plein texte uniquement pour les documents classés après une certaine date.

Objectif de la réinitialisation plein texte

Vous pouvez réinitialiser les données plein texte deplusieurs manières. Si vous avez sélectionné des documents sous Documentsaffectés, seules les données plein texte de ces documents serontréinitialisées.

1. Réindexer les documents non traités et les extractions plein texte qui ont échoué
   Utilisez cette option si vos outils d'extraction de texte ont échoué ou s'ils fonctionnent mal. Cette action peut entraîner une charge considérable pour votre base de données selon le nombre de documents sélectionnés.
   Contexte technique : cette option vérifie si votre sélection inclut des documents qui n'ont pas été traités ou dont le traitement a échoué. Elle extrait ensuite de nouveau le contenu des documents, puis reconstruit leurs données plein texte.

2. Supprimer et réindexer les données stockées dans la base de données plein texte...
   Utilisez cette option si vous obtenez des résultats de recherche erronés ou si la mise en surbrillance ne fonctionne pas. C'est l'option la plus rapide.
   Contexte technique : cette option reconstruit les données plein texte des documents sélectionnés en se basant sur les clichés de documents stockés dans la base de données.

3. Supprimer et réindexer toutes les données stockées dans la base de données plein texte ainsi que les fichiers de texte intégral stockés directement avec les documents
   Utilisez cette option si vous avez mis à jour ou modifié les configurations des outils d'extraction de texte ou des modèles OCR. Cette action peut entraîner une consommation de ressources considérable pour votre base de données selon le nombre de documents sélectionnés.
   Le texte sera toujours extrait à l'aide des méthodes d'extraction de texte et d'OCR actuellement sélectionnées. Si ces méthodes ont été modifiées depuis la dernière création de plans de texte, le nouveau texte extrait peut être différent et donner des résultats de recherche différents.
   Contexte technique : cette option recrée les clichés des documents sélectionnés, puis reconstruit leurs données plein texte.

Pour les armoires comportant de nombreux documents, laréinitialisation de données plein texte peut prendre un long moment. Afind'estimer quand la recherche plein texte sera de nouveau disponible,l'affichage de l'état du processus de réinitialisation est désormais divisé endeux étapes : la mise à jour du statut du document et le nombre dedocuments déjà réindexés. L'affichage du statut se met à jour toutes les dixsecondes par blocs de 50 documents traités (0 / 50 / 100 /150, etc.). Si la fenêtre du navigateur contenant la configuration de l'armoireest inactive pendant un certain temps ou si la fenêtre est fermée, l'affichageest mis à jour lorsque la fenêtre est rouverte.

Modèle ROC

En utilisant un modèle ROC, la recherche plein texte peut identifier les caractères d'une langue spécifique ou des chiffres de façon plus rapide et précise.

Les modèles ROC sont configurés dans DocuWare Configuration dans Général > zone Reconnaissance de texte. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous à l'aide relative à la configuration ROC.

Gestion des versions

Les documents modifiés peuvent être enregistrés en tant que nouvelles versions dans DocuWare. Les versions actuelles et anciennes sont ensuite stockées dans l'armoire. La gestion des versions vous permet de suivre avec précision les modifications apportées à un document.

Le document en cours de traitement est verrouillé. Les autres utilisateurs peuvent visualiser le document mais pas le modifier.

Gestion des versions

Si la gestion des versions est activée pour une armoire, les utilisateurs peuvent extraire un ou plusieurs documents et les modifier dans le bac ou le système de fichiers. La fonction Extraire prévue à cet effet est disponible dans le menu contextuel d'un document dans la liste des résultats. Lors de l'enregistrement, l'utilisateur peut sélectionner un numéro de version ; celui-ci doit uniquement être supérieur au numéro précédent. Il est également possible de saisir un commentaire pour la nouvelle version.

Créer automatiquement des nouvelles versions

Cette fonction affecte tous les documents d'une armoire. Chaque document est automatiquement extrait dès qu'il est ouvert pour modification. Le document est automatiquement enregistré avec un nouveau numéro de version lorsqu'il est sauvegardé.

Si cette option est activée, vous pouvez extraire manuellement les documents. Cependant, la fonction de modification DocuWare ne sera plus disponible par la suite pour ces documents.

Plus d'informations sur la gestion des versions

Afficher l'historique des versions

À l'instar de l'original, les versions précédentes sont conservées dans l'armoire et visibles dans l'historique de versions. Vous pouvez les ouvrir dans Web Client et Windows Explorer Client via, par exemple, le menu contextuel des documents. L'historique de versions affiche les numéros de version, l'état, la date de stockage, les éventuels commentaires et l'utilisateur qui a enregistré le document.

Les colonnes Modifié le et Modifié par suivent toujours les modifications, tant pour les fichiers de documents que pour les données d'index. Pour suivre les modifications apportées au fichier uniquement, cochez les colonnes Contenu modifié le et Contenu modifié par.

Modifier l'état du document

L'état d'un document met en évidence ses versions respectives. Un document peut ainsi être À jour (c'est donc la version la plus récente), En cours (document extrait) ou Obsolète (version antérieure d'un document).

L'état est modifié automatiquement quand un document est ouvert ou extrait depuis une armoire pour laquelle la gestion des versions est activée dans le programme d'origine. Pour la gestion des versions manuelle, les utilisateurs suivants peuvent modifier l'état d'une version d'Obsolète ou En cours à À jour :

• l'opérateur d'armoire

• l'utilisateur qui a extrait le document

• l'utilisateur qui a extrait et réenregistré le document en dernier

Cette procédure peut être nécessaire par exemple en cas de suppression accidentelle d'un document extrait. Cependant, une seule version peut avoir l'état À jour. Vous pouvez modifier l'état d'un document en cliquant sur Annuler le check-out ou Définir comme version actuelle, en sélectionnant l'historique de versions dans le menu contextuel pour la version requise.

Remarque : La recherche dans une armoire ne porte que sur la version avec l'état À jour ou En cours. Pour afficher toutes les versions, chargez l'historique de versions (cf. ci-dessus).

Numéro de version et critères d'index

Quand vous sauvegardez une nouvelle version ou enregistrez un document dans une armoire, un nouveau numéro de version lui est attribué. Dans le cas d'un enregistrement manuel, vous pouvez sélectionner un numéro principal et un sous-numéro ; dans le cas d'une gestion automatique des versions, c'est le système qui attribue un numéro.

Les critères d'index ne changent pas lors de la création d'une nouvelle version ; par conséquent, les deux versions ont les mêmes critères d'index. Il est possible de modifier les critères d'index dans la version à jour du document, mais ils ne sont pas transférés automatiquement aux versions antérieures.

L'ID de document est identique pour toutes les versions de document.

Configurer la gestion des versions

L'utilisateur doit disposer du droit d'armoire Extraction pour utiliser la gestion des versions. En outre, vous devez activer individuellement la gestion des versions (automatique ou non) pour chaque armoire.

Activez les options Ouvrir Aperçu de version, Afficher les anciennes versions et Enregistrement/extraction dans la configuration de la liste de résultats. Les fonctions correspondantes du Windows Explorer Client sont activées automatiquement avec l'option Gestion des versions.

Pour pouvoir enregistrer les données nécessaires à la gestion des versions, de nouveaux champs de base de données sont nécessaires pour chaque armoire. DocuWare crée les nouveaux champs de base de données dès que la gestion des versions est activée dans les paramètres d'armoire correspondants. Remarque : La gestion des versions ne peut plus être désactivée.

Si un champ n'accepte que les entrées uniques, la gestion des versions ne peut pas être utilisée.

Commentaires :

• Pendant le transfert de documents, toutes les versions de document sont transférées, à condition que la gestion des versions de support source et cible soit assurée.

• La synchronisation ne peut pas être utilisée pour les armoires où la gestion des versions est activée.

• Le document est supprimé du bac quand vous l'enregistrez depuis cet emplacement. Le fichier est conservé dans le système de fichiers, même après enregistrement ; il ne peut pas être réenregistré.

• Les utilisateurs peuvent supprimer le document actuel dans toutes ses versions. Pour ce faire, l'utilisateur doit avoir le droit de principe de supprimer les documents de l'armoire. Il n'est pas possible de supprimer une version obsolète individuellement.

• Même si le document extrait n'a pas été modifié, DocuWare crée automatiquement une nouvelle version lors de l'enregistrement. Si l'utilisateur ne veut pas que ce soit le cas, il ne doit pas réenregistrer la version extraite, mais définir l'état de la version de l'armoire (qui est alors En cours) sur À jour.

Sécurité

Les options de sécurité suivantes sont disponibles pour l'armoire :

Crypter les documents

Les documents sont stockés cryptés afin qu'un accès direct par le système de fichiers soit totalement impossible. Si vous avez activé l'option Données d'index dans l'emplacement de stockage, les données de l'index resteront non cryptées même avec cette option.

Les documents stockés avant l'activation de cette option ne seront pas cryptés de manière rétrospective.

Vous pouvez définir la longueur de la clé symétrique dans le champ de la liste. Plus la clé est longue, plus la procédure est sécurisée, mais plus le temps nécessaire au cryptage et au décryptage sera long, rallongeant ainsi le temps de stockage et de recherche.

Cette option n'est disponible que pour la version ENTERPRISE.

Vous trouverez plus d'informations sur le cryptage dans DocuWare Administration

Utilisateur d'application de confiance autorisé

Un utilisateur qui ne possède pas de compte DocuWare peut également stocker des documents s'il accède à l'armoire depuis un module MPF DocuWare par exemple.

Vérifier l'intégrité des documents avec un contrôle de parité

Si cette option est activée, elle entraîne le calcul d'un contrôle de parité pour tous les documents lorsqu'ils sont stockés dans l'armoire. Elle vous permet de déterminer si un document a été modifié au niveau du fichier. Ouvrez le document dans la visionneuse Web Client et cliquez sur le bouton Vérifier si le document a été modifié. L'algorithme SHA-256 est utilisé pour cette fonction.

Activer le niveau de sécurité « Élevé » pour cette armoire

Avant de pouvoir utiliser cette option, le niveau de sécurité « Élevé » doit d'abord être activé pour l'organisation au niveau du système dans DocuWare. C'est le cas par défaut dans DocuWare Cloud. Ensuite, le propriétaire de l'armoire correspondante doit être un utilisateur possédant le niveau de sécurité « Élevé ».

Le niveau de sécurité « Élevé » pour un utilisateur peut être activé sous DocuWare Administration > Administration des utilisateurs. Pour ce faire, le droit fonctionnel Administration des utilisateurs est requis.

Seuls les utilisateurs possédant le niveau de sécurité « Élevé » ont accès aux armoires de haute sécurité. Assignez des utilisateurs de haute sécurité à l'armoire sous Autorisations. Le livre blanc « Sécurité » décrit les options supplémentaires proposées par le niveau de sécurité élevé.

Les modifications apportées au niveau de sécurité ne peuvent plus être annulées après activation.

Informations destinées aux administrateurs

GUID

Le GUID est le numéro d'identification de l'armoire. Il est automatiquement assigné lorsque l'armoire est créée et il ne peut pas être modifié. Par exemple, le GUID peut être utilisé en vue d'intégrer l'armoire dans une autre application par le biais de la programmation ou par intégration d'URL (Plus d'informations).

Nom du tableau de la base de données

DocuWare assigne automatiquement le nom du tableau de la base de données de l'armoire. Il ne peut être modifié. La base de données SQL utilise ce nom en interne.

Connexion de base de données et emplacement de stockage

Vous pouvez sélectionner la connexion de base de données et l'emplacement de stockage en créant une armoire.

Créer des tableaux d'armoire

Utilisez cette commande pour créer des tableaux d'armoire vides dans la base de données. Cette procédure est nécessaire si DocuWare doit être réinstallé suite à des dommages matériels par exemple. Une fois les nouveaux tableaux créés, vous pouvez restaurer les entrées d'index à l'aide des en-têtes de document enregistrés. Les en-têtes de document sont des fichiers XML contenant toutes les données d'index d'un document ainsi que d'autres informations.

Sauvegarde des données d'index dans l'emplacement de stockage

Les métadonnées telles que les entrées d'index et de système, les annotations et les timbres sont entièrement sauvegardées dans la base de données à partir de DocuWare version 7 et peuvent, par exemple, être réimportées suite à des dommages matériels via la sauvegarde de la base de données.

Les fichiers d'en-tête sont générés par défaut - dans l'emplacement de stockage de l'armoire - dans un fichier XML au format DocuWare Exchange DWX.