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Para importar mensajes, necesita las siguientes autorizaciones:
Derecho funcional:
Los usuarios que van a ver y usar el área Correo electrónico general en Configuración de DocuWare deben tener el derecho funcional Configurar Connect to Mail.Derecho de archivador:
Para importar mensajes, los empleados deben tener derechos para almacenarlos en el archivador seleccionado (Configuración de DocuWare > Archivadores > Permisos).Diálogo de almacenamiento:
Asigne a los empleados correspondientes el diálogo de almacenamiento seleccionado para indexar (Configuración de DocuWare > Archivadores > Permisos).Servicio de correo electrónico:
Cree un servicio de correo electrónico que se conecte con el proveedor de su cuenta de correo electrónico.
El sistema en el que se ejecuta Background Process Service (BPS) debe poder conectarse al servicio de correo. Tenga esto en cuenta al seleccionar los puertos y, si es necesario, al configurar el firewall.
Configurar Connect to Mail
Para importar y archivar automáticamente mensajes de correo electrónico desde una cuenta IMAP o Exchange en DocuWare se requieren tres pasos:
1. Crear un servicio de correo.
El servicio de correo establece la conexión con el proveedor de su cuenta de correo. Puede seleccionar el servicio de correo cuando conecta la configuración de almacenamiento a la cuenta de correo electrónico (paso 3).
Normalmente el servicio de correo lo configura en toda la empresa un empleado específico, por ejemplo el administrador de DocuWare.
2. Crear una configuración de almacenamiento.
En la configuración de almacenamiento, usted define el destino de almacenamiento en DocuWare (archivador o bandeja) y la indexación automática de mensajes de correo electrónico durante la importación.
En la configuración, elija un diálogo de almacenamiento para indexar el correo electrónico. Hay dos opciones disponibles para indexar, en función de las cuales se rellenan automáticamente los cuadros de diálogo:
Valor fijo: si desea rellenar el campo de índice con un valor fijo, introdúzcalo en este paso de la configuración. No se cambia durante la importación.
Propiedad de correo electrónico: La información del encabezado del mensaje de correo electrónico correspondiente se lee y transfiere al campo de índice, por ejemplo, remitente, archivos adjuntos, nombre del campo CC, fecha de envío, etc.
También se puede definir una configuración de almacenamiento para toda la empresa, de manera que varios empleados puedan utilizarla para conectar la bandeja de entrada del correo electrónico.
3. Conectar la configuración de almacenamiento a su cuenta de correo electrónico.
En cuanto se vincula una cuenta de correo a una configuración de almacenamiento, los mensajes de una carpeta se almacenan en la cuenta según la configuración de almacenamiento de DocuWare.
Puede vincular una o varias cuentas de correo electrónico en la página de visión general del complemento Correo electrónico general. Seleccione Conectar cuenta de correo electrónico en su configuración de almacenamiento y, a continuación, el servicio del correo. Introduzca los datos de acceso para la bandeja de entrada desde la cual se recuperarán los mensajes.
Los clientes de Cloud que acceden al correo electrónico a través de Microsoft Exchange ya no necesitan un servicio de correo específico. Basta con seleccionar Exchange Online como servicio al conectar la cuenta de correo; DocuWare establecerá la conexión automáticamente.
Nota para versiones hasta la 7.2: En versiones anteriores, la creación de la configuración de almacenamiento y la conexión a una cuenta de correo electrónico se realizaban en dos interfaces diferentes. A partir de la versión 7.2, solo hay una interfaz donde, dependiendo de la autorización, se pueden realizar ambos pasos.
Puede encontrar más información sobre las opciones de configuración en la interfaz de usuario del módulo "Correo electrónico general".