Connect to Outlook le permite archivar sus mensajes fácilmente desde Microsoft Outlook en DocuWare, así como acceder a mensajes archivados directamente desde Outlook.
La aplicación de Connect to Outlook se basa en configuraciones que pueden iniciarse directamente desde Microsoft Outlook. Toda la información de archivado, como el destino y la indexación, se define en la configuración.
Consulte los requisitos del sistema para saber qué versiones de Microsoft Outlook son compatibles.
Acceso a los mensajes de correo electrónico en DocuWare
Con solo hacer clic en un botón desde un mensaje de correo electrónico puede, por ejemplo, buscar todos los mensajes archivados enviados por el mismo remitente durante los últimos 30 días.
Para ello solo es necesario realizar una búsqueda predefinida en DocuWare desde un mensaje seleccionado. Primero se selecciona un mensaje de correo electrónico; a continuación, en la barra de menús o el menú contextual seleccione una configuración de búsqueda rápida apropiada.
Los resultados se mostrarán bajo la lista de mensajes en Outlook, ordenados de manera que los mensajes más recientes se visualicen en la parte superior.
Puede iniciar una nueva búsqueda rápida directamente desde Outlook, en la sección de búsqueda del menú de DocuWare.
Archivado de mensajes de correo electrónico
Hay tres maneras de archivar mensajes de Outlook en DocuWare:
1. Almacenamiento automático
Los mensajes ubicados en una carpeta supervisada por DocuWare se archivan automáticamente.
Seleccione Supervisar con DocuWare en el menú contextual de la carpeta para configurar una carpeta supervisada.
Entre otros aspectos, esta configuración especifica el archivador y las entradas de índice que se utilizarán para archivar el correo electrónico.
2. Archivado manual
Seleccione un mensaje y elija una configuración de archivado mediante el menú contextual o el menú de DocuWare.
Puede iniciar una nueva configuración de archivado directamente desde Outlook, en la sección de archivado del menú de DocuWare.
3. Enviar y archivar
Ahora puede enviar mensajes de correo electrónico no enviados y, simultáneamente, archivarlos en DocuWare haciendo clic en un botón. Esta opción se aplica a los mensajes nuevos y a los que responda o reenvíe.
En un mensaje nuevo, vaya a la sección Mensaje y seleccione la función Enviar y archivar – DocuWare. En la lista desplegable que se muestra debajo del botón, seleccione la configuración de archivado.
Diálogo de almacenamiento
Según la configuración que se haya definido, el diálogo de almacenamiento se mostrará o no cuando se archiven los mensajes de correo electrónico.
El diálogo de almacenamiento contiene los campos de índice de DocuWare. En dichos campos, se especifican las entradas de índice de los mensajes de correo electrónico que se archivarán. Estas palabras clave permiten recuperar posteriormente el mensaje de correo electrónico guardado en el archivador DocuWare.
Es posible que algunos campos ya se hayan completado mediante la configuración de archivado. Estas entradas se pueden modificar o agregar. Puede agregar entradas de índice en los campos que todavía estén vacíos.
Configuración de Connect to Outlook
La aplicación de Connect to Outlook se basa en configuraciones que se crean de forma centralizada o personalizada en DocuWare Configuration.
Estas configuraciones las pueden realizar todos los usuarios de DocuWare a los que se les haya asignado el derecho funcional Configurar Connect to Outlook (Configuración de DocuWare > Gestión de usuarios).