Output
Mit dem Ablagedialog legen Sie zweierlei fest: Erstens bestimmt der Dialog das Archiv, in welchem das ausgefüllte Formular abgelegt werden soll. Das Archiv ist in Klammern hinter dem Dialog angegeben. Zweitens werden die Indexfelder des Dialogs im nächsten Schritt für die Indexierung des Formulars herangezogen.
Sie sehen hier alle Ablagedialoge, die Ihnen als Benutzer zugewiesen sind.
Der Benutzer, der das Formular ausfüllt, sieht den Ablagedialog nicht. Dennoch muss ihm der Ablagedialog ebenfalls zugewiesen sein (DocuWare Konfiguration > Archive > Archiv x > Dialoge).
Indexierung
Anhand der Indexwerte können Sie im Archiv beispielsweise nach den Formularen suchen. Legen Sie fest, wie die Indexfelder gefüllt werden sollen.
Links sehen Sie die Indexfelder des Ablagedialogs, den Sie im vorigen Schritt "Output" ausgewählt haben. Indexfelder, die in DocuWare als Pflichtfelder markiert sind, müssen für die Indexierung verwendet werden.
Wenn für ein Indexfeld im Ablagedialog oder auf Feldebene "Nur lesen" eingestellt ist, wird dieses Feld hier nicht angezeigt, da keine neuen Einträge möglich sind.
Füllmethode "Webformularfeld"
Das Indexfeld wird mit dem Eintrag aus einem Webformularfeld gefüllt. Das Webformularfeld wählen Sie rechts unter "Wert".
Die Auswahlliste unter "Wert" ist auf den Typ des Indexfeldes abgestimmt:
Für ein Indexfeld des Typs "Nummer" wird kein Textelement aus dem Formular angeboten.
Ein Indexfeld "Stichwort" eignet sich für das Formularfeld "Checkbox", da nur ein Stichwortfeld mehrere Indexbegriffe verwalten kann.
Das Archivfeld "Dezimalzahl" wird nur mit einem Formularfeld "Nummer" gefüllt.
Das Archivfeld "Datum/Uhrzeit" wird nur mit einem Formularfeld "Datum" gefüllt.
Wenn Sie ein Formularfeld Dateianhang mit einem Indexfeld verknüpfen, wird der Name der angehängten Datei (mit Endung) als Indexwert eingetragen. Sind mehrere Anhänge vorhanden, werden die Dateinamen jeweils mit Semikolon getrennt. Ist das Archivfeld ein Stichwortfeld, wird jeder Dateiname als ein Stichworteintrag verwendet.
Ist für ein Indexfeld eine Auswahlliste mit "Nur Einträge aus Auswahlliste möglich" aktiviert, achten Sie darauf, dass der Benutzer beim Ausfüllen des Webformulars nur Einträge aus der Auswahlliste eingeben kann. Ansonsten kann es zu Problemen bei der Ablage des Formulars kommen.
Eine Tabelle kann nur mit einer Indextabelle des Ablagedialogs indexiert werden.
Tipp: Verwenden Sie für die Tabellen in Formularen die gleichen Feldtypen und Feldnamen wie in der Indextabelle des Ablagedialogs. Dann werden hier durch Klicken auf „Spalten zuordnen“ alle Spalten mit übereinstimmenden Namen und Typen automatisch zugeordnet.
Anhänge werden mit dem Formular als DocuWare Dokument in ihrem Originalformat gespeichert.
Füllmethode "Fester Wert"
Geben Sie einen Text ein, mit dem das Indexfeld automatisch ausgefüllt wird. Mit festen Werten wie etwa "Dokumenttyp: Formular" finden Sie schnell ein Formular im Archiv wieder.
Ist für ein Indexfeld eine Auswahlliste mit "Nur Einträge aus Auswahlliste möglich" aktiviert, bietet DocuWare die Einträge der Auswahlliste als feste Werte an für den Füllvorgang an.
Hinweis: Der Dokumentname des abgelegten Formulars in DocuWare entspricht nicht zwangsläufig dem Titel des Formulars. Der Inhalt welchen Feldes als Dokumentname angezeigt wird, ist im Organisationsbereich der DocuWare Administration unter Archiv > Felder festgelegt.