Mit einer Schnellsuche führen Sie von einer gewählten E-Mail aus eine Suche in DocuWare durch. Dabei wird eine zuvor definierte Konfiguration ausgeführt, in der die Suchkriterien enthalten sind.
So finden Sie zum Beispiel zu einer E-Mail auf Knopfdruck alle archivierten E-Mails, die Sie vom gleichen Absender bekommen haben. Die gefundenen E-Mails werden innerhalb von Outlook in einer DocuWare-Ergebnisliste angezeigt, und zwar gleich so sortiert, dass die aktuellsten E-Mails ganz oben stehen.
Sie haben zwei Möglichkeiten, die Schnellsuche zu konfigurieren - Sie können die Suchbegriffe festlegen - oder Sie verwenden eine DocuWare-Liste, also eine Suche mit vorgegebenen Suchbegriffen.
Suchbegriffe festlegen
Hier konfigurieren Sie die Schnellsuche. Sie erhalten weiterführende Informationen zur Ergebnisliste und zur Suchabfrage:
Ergebnisliste
Sie sehen hier alle Ergebnislisten vom gewählten Archiv, auf die Sie Zugriffsrechte haben. Die Ergebnisliste erfüllt bei einer Schnellsuche zwei Funktionen:
Das Resultat der Schnellsuche wird im Layout dieser Ergebnisliste angezeigt.
Die Felder der Ergebnisliste stehen unten als Indexfelder Suchkonfiguration zur Auswahl.
Suchabfrage
Eine Suche von Connect to Outlook verläuft nach folgendem Schema: Sie klicken in Connect to Outlook auf eine E-Mail und wählen eine Schnellsuche aus. Die Suche wird nach den hier festgelegten Kriterien ausgeführt: "Zeige alle Dokumente im Archiv an, die im Indexfeld "xx" den Eintrag "yy" haben.
Indexfeld
Hier wählen Sie ein DocuWare-Indexfeld aus, in dem Connect to Outlook die Schnellsuche ausführen soll. Wenn Sie ein Feld mehrfach auswählen, wird eine Oder-Suche anhand der verschiedenen Suchbedingungen durchgeführt.
Suchbegriff
Je nach Suchbegriff stehen unterschiedliche Einträge im Feld zur Verfügung, nach denen Sie suchen können.
E-Mail-Eigenschaft | Der Suchbegriff wird bei dieser Methode aus den Eigenschaften der E-Mail ausgelesen, von der aus die Schnellsuche ausgeführt wird. Beispiel: Der Absender der E-Mail wird als Suchbegriff verwendet und somit nach anderen E-Mails dieses Absenders gesucht. |
Eigenschaften vom Mailkontakt | Bei dieser Methode werden Informationen aus dem Outlook-Kontakt der E-Mail ausgelesen, von der aus die Schnellsuche ausgeführt wird: Bei eingehenden E-Mails die Kontakt-Informationen des Mail-Absenders bzw. bei ausgehenden E-Mails die Kontakt-Informationen des Mail-Empfängers. Diese Informationen werden dann als Suchbegriffe verwendet. Beispiel: Hat ein Geschäftspartner mehrere Mail-Adressen, über die er mit Ihnen kommuniziert, können Sie über den Outlook-Kontakt seinen Namen auslesen lassen und anhand des Namens eine Suche durchführen. So würden auch E-Mails des Geschäftspartners gefunden, die er über eine andere E-Mail-Adresse versendet hat. Voraussetzung dafür ist, dass alle E-Mail-Adressen des Geschäftspartners in dem Outlook-Kontakt eingetragen sind. |
Fester Eintrag | Alle E-Mails, die anhand dieser Konfiguration gefunden werden sollen, müssen den entsprechenden Indexeintrag, den Sie im rechten Feld eingeben können, im links ausgewählten Indexfeld enthalten. |
Vordefinierter Eintrag | Bei dieser Methode wird ein vordefinierter Eintrag für die Suche in dem Indexfeld verwendet. |
Eintrag
Je nach gewähltem Suchbegriff haben Sie hier verschiedene Möglichkeiten, den Indexeintrag zu bestimmen;
E-Mail-Eigenschaft | Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste die E-Mail-Eigenschaft, die in das DocuWare-Indexfeld übernommen werden soll. |
Eigenschaften vom Mailkontakt | Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste die Kontakt-Information, die in das DocuWare-Indexfeld übernommen werden soll. Bei eingehenden E-Mails werden die Kontaktinformationen des Mail-Absenders verwendet, bei ausgehenden E-Mails die des Mail-Empfängers. Pro Outlook Kontakt können bis zu drei verschiedene E-Mail Adressen hinterlegt sein. Gesucht wird in den Kontakten immer in allen drei Adressen.l |
Fester Eintrag | Sie tippen den gewünschten Indexbegriff direkt in das Eingabefeld ein. |
Vordefinierter Eintrag | Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste einen der folgenden Einträge aus: CURRENTDATE: für das aktuelle Datum CURRENTDATETIME: für das aktuelle Datum mit Uhrzeit CURRENTUSEREMAIL: die E-Mail-Adresse des aktuellen DocuWare-Benutzers, wie sie in der DocuWare-Administration eingetragen ist CURRENTUSERLONGNAME: der lange Benutzername des aktuellen Benutzers, wie er in der DocuWare-Administration eingetragen ist CURRENTUSERSHORTNAME: der kurze Benutzername des aktuellen Benutzers, wie er in der DocuWare-Administration eingetragen ist |
Liste verwenden
Bei dieser Option wird keine Schnellsuche in Bezug auf eine markierte E-Mail ausgeführt, sondern eine DocuWare-Liste in Outlook angezeigt. Sie müssen also keine Suchabfrage speziell für diese Konfiguration erstellen.
Zur Verfügung stehen alle Listen des gewählten Archivs, auf die Sie Zugriffsrechte haben.
Alle Benutzer, die später diese Konfiguration verwenden sollen, müssen auch Rechte an dieser Liste haben. Ansonsten kann sie nicht angezeigt werden.
Neue Listen legen Sie in der DocuWare Konfiguration im Bereich Archive an.