Um eine E-Mail aus Microsoft Outlook manuell in DocuWare abzulegen, markieren Sie die gewünschte E-Mail und wählen in Microsoft Outlook über das zusätzliche DocuWare Kontextmenü bzw. über die zusätzliche DocuWare Menüleiste eine Ablage-Konfiguration aus.
Innerhalb einer solchen Konfiguration ist unter anderem festgelegt, in welches Archiv und mit welchen Indexbegriffen die E-Mail archiviert wird.
Importoptionen
In den Importoptionen wählen Sie unter anderem, welche Elemente einer E-Mail Sie ablegen möchten und wie mit Anhängen und Bildelementen verfahren werden soll.
Hier finden Sie weiterführende Informationen zum Speicherformat und zur automatischen Rechnungserkennung.
Speicherformat für Mail-Body
E-Mails können als PDF oder im Original-Dateiformat MSG in DocuWare abgelegt werden. Beide Formate werden im Web Client Viewer als PDF geöffnet.
Unterschiede im Verhalten gibt es, wenn Sie die abgelegte Mail weiterleiten, bearbeiten oder beantworten.
Eine MSG-Datei wird in allen drei Fällen als Original-E-Mail in Outlook geöffnet.
Wenn Sie eine als PDF archivierte E-Mail weiterleiten oder beantworten, wird dagegen das PDF in Outlook an eine neue Mail angehängt. Mit Bearbeiten öffnet sich das PDF im unter Windows festgelegten Standardprogramm - z. B. im Acrobat Reader.
Automatische Dokumentverarbeitung
Wählen Sie eine Dokumentverarbeitungs-Konfiguration aus, um Begriffe aus Anhängen für die automatische Indexierung von E-Mails zu verwenden. Es können PDF- und XML-Dateien ausgelesen werden. Es werden hier alle Konfigurationen angezeigt, die für elektronische Rechnungen in Form von XML-Dateien eingerichtet sind sowie so genannte Ordner-Konfigurationen für PDF-Dateien.
Konfigurationen für die Dokumentverarbeitung werden in der DocuWare Konfiguration im Bereich Erfassen angelegt und bearbeitet. Mehr dazu finden Sie in der Hilfe der Import-Konfigurationen, speziell zum Mapping der XML-Daten.
XML-Dateien: Elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD, FacturX oder XRechnung enthalten XML-Daten, anhand derer DocuWare die Rechnung automatisch indexieren kann. Wählen Sie eine Import-Konfiguration, die für elektronische Rechnungen eingerichtet ist. Angezeigt werden hier alle Import-Konfigurationen, auf die Sie zugreifen dürfen. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Import-Konfiguration einzustellen ist, fragen Sie Ihren DocuWare Administrator. Achten Sie auch darauf, dass die Ablagedialoge der Importkonfiguration mit dem Ablagedialog von Connect to Outlook identisch sind. Wenn die Indexfelder nicht übereinstimmen, können Informationen verloren gehen.
PDF-Dateien: Es werden hier alle Konfigurationen für die Dokumentverarbeitung vom Typ Ordner angezeigt, auf die Sie zugreifen können. Um Konflikte beim Ablegen zu vermeiden, verwenden Sie in den Konfigurationen der Dokumentverarbeitung und von Connect to Outlook denselben Ablagedialog. Wenn beide Konfiguration das gleiche Feld indizieren, überschreibt die Dokumentenverarbeitung die Indexierung von Connect to Outlook. Es wird von der Dokumentverarbeitung nur die Indexierung verwendet, weitere Funktionen wie Splitting stehen hier nicht zur Verfügung.
Speicherziel
Wählen Sie aus der Liste ein Archiv oder einen Briefkorb Ihrer Organisation aus. Im Briefkorb können Sie die Dokumente noch weiter bearbeiten, bevor Sie diese ablegen.
Sie sehen hier alle Archive, die Ihnen zugewiesen sind und alle Briefkörbe, auf die Sie als Benutzer Zugriff haben.
Indexierung
Im Bereich Indexierung wählen Sie unter anderem den Ablagedialog und legen fest, wie die Indexfelder des Ablagedialogs gefüllt werden sollen.
Hier finden Sie weiterführende Informationen zum Ablagedialog sowie zu den Füllmethoden der Indexierung.
Dialog
Hier werden die Ablagedialoge des im vorigen Schritt gewählten Archivs angezeigt, auf die Sie Zugriffsrechte haben. Die Felder des Ablagedialogs stehen unten für Indexierungseinstellungen zur Verfügung.
Wenn Sie im vorigen Schritt einen Briefkorb ausgewählt haben, werden hier alle Ablagedialoge Ihrer Organisation angezeigt, auf die Sie Zugriffsrechte haben.
Um eine E-Mail mit einer angehängten Rechnung im XML-Format abzulegen und zu indexieren, wählen Sie die Importkonfiguration für die XML-Redchnung aus. Dann können Sie Elemente aus dem XML-Anhang für die Indexierung verwenden. Importkonfigurationen werden im Bereich Dokumentverarbeitung der DocuWare Konfiguration angelegt.
Wenn Sie eine Konfiguration nicht nur für sich, sondern auch für andere DocuWare-Benutzer erstellen, achten Sie darauf, dass Sie einen Ablagedialog wählen, auf den auch die anderen Benutzer zugreifen dürfen. Ansonsten können die anderen Benutzer die Konfiguration nicht verwenden.
Dialoge bei der Ablage zeigen
Aktivieren Sie diese Option, wird beim Ablegen der E-Mails immer der Ablagedialog geöffnet. Die Indexeinträge, die über die Indexierungseinstellungen im unteren Bereich des Dialogs vergeben werden, sind im Dialog dann bereits eingetragen. Sie können ergänzt oder auch geändert werden. Die Änderung gilt jedoch nur für diese eine E-Mail. Bei der nächsten E-Mail sind wieder die in der Konfiguration festgelegten Indexbegriffe eingetragen.
Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, wird der Ablagedialog nur dann geöffnet, wenn ein Feld aus DocuWare-Sicht nicht korrekt gefüllt ist. Möglich Szenarien dafür sind z.B.: ein Pflichtfeld ist leer; ein Feld, das einen eindeutigen Eintrag haben muss, hat keinen eindeutigen Eintrag; ein Feld, bei dem Werte nur aus einer Auswahlliste sein dürfen, hat einen Eintrag, der nicht in der Auswahlliste einthalten ist.
In der Tabelle geben Sie an, wie die E-Mails bei der Ablage indexiert werden sollen.
Linkes Feld: DocuWare Indexfeld
Hier wählen Sie ein DocuWare-Indexfeld aus, das durch Connect to Outlook gefüllt werden soll. Zur Verfügung stehen alle Felder des gewählten Ablagedialogs. Jedes Feld kann nur einmal ausgewählt werden, nur Stichwortfelder können Sie bis zu 64 Mal verwenden.
Hinweis: Felder, die auf Dialogebene nicht sichtbar sind (Einstellung in der Archivadministration) stehen auch hier nicht zur Auswahl.
Mittleres Feld: Füllmethode
Hier wählen Sie die Methode, anhand der die Indexfelder gefüllt werden sollen.
Fester Eintrag | Alle E-Mails, die durch diese Konfiguration abgelegt werden, erhalten den selben festen Indexeintrag, den Sie im rechten Feld eingeben können. |
E-Mail-Eigenschaft | Der Indexbegriff wird mit dieser Methode aus den E-Mail-Eigenschaften der entsprechenden E-Mail ausgelesen. |
Eigenschaften vom Mailkontakt | Bei dieser Methode werden Informationen aus dem Outlook-Kontakt des Mail-Absenders (bei eingehenden E-Mails) bzw. des Mail-Empfängers (bei ausgehenden E-Mails) ausgelesen und in das Indexfeld übernommen. |
DocuWare-Archiv | Ein bestehender Indexeintrag aus einem anderen DocuWare-Indexfeld wird in dieses Feld übernommen. Das Indexfeld kann zu dem gleichen oder auch einem anderen Archiv gehören. |
SQL-Abfrage | Mittels einer SQL-Abfrage greifen Sie auf bestehende Daten einer anderen Datenquellen zu und übernehmen sie in das Indexfeld. Die verwendete SQL-Abfrage sollte möglichst nur einen einzigen Rückgabewert liefern. Liefert die Abfrage mehrere Rückgabewerte (z.B. eine Liste oder eine Tabelle) wird nur der erste Wert der ersten Spalte für die Indexierung verwendet. |
Rechtes Feld: Eintrag
Je nach gewählter Füllmethode (mittleres Feld) haben Sie hier verschiedene Möglichkeiten, den Indexbegriff zu bestimmen.
Fester Eintrag | Sie tippen den gewünschten Indexbegriff direkt in das Eingabefeld ein. |
E-Mail-Eigenschaft | Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste die E-Mail-Eigenschaft, die in das DocuWare-Indexfeld übernommen werden soll. Zu folgenden Feldern gibt es zusätzliche Informationen:
|
Eigenschaften vom Mailkontakt | Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste die Kontakt-Information, die in das DocuWare-Indexfeld übernommen werden soll. Pro Outlook Kontakt können bis zu drei verschiedene E-Mail Adressen hinterlegt sein. Gesucht wird in den Kontakten immer in allen drei Adressen. |
DocuWare-Archiv | Über definieren öffnen Sie einen Dialog, in dem Sie das gewünschte Indexfeld wählen können. |
SQL-Abfrage | Über definieren öffnen Sie einen Dialog, in dem Sie die gewünschte SQL-Abfrage eingeben und auch testen können. |
Bei der Indexierung bedenken Sie bitte, dass Felder auch für neue Dokumente bereits gefüllt sein können, und zwar über Einstellungen in der DocuWare Administration.
Enthält der gewählte Ablagedialog ein Feld mit festem bzw. vordefiniertem Eintrag auf Feldebene, so wird dieser Eintrag durch Connect to Outlook nicht überschrieben.
Enthält der gewählte Ablagedialog jedoch ein Feld mit festem bzw. vordefiniertem Eintrag auf Dialogebene, so wird dieser Eintrag durch Connect to Outlook überschrieben.
Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an Ihren Archiv-Operator.
Füllmethode "DocuWare-Archiv": Suchansicht im Archiv festlegen
Haben Sie bei einer Ablage-Konfiguration im Schritt Speicherziel als Indexierungsmethode DocuWare-Archiv gewählt, bestimmen Sie hier das Archiv und das Indexfeld, aus dem der Inhalt für die Indexierung übernommen werden soll.
Außerdem legen Sie fest, von welchem Dokument der Indexbegriff übernommen werden soll. Dazu definieren Sie im unteren Teil des Dialogs die Kriterien, die bei dem Dokument, dessen Indexbegriff übernommen werden soll, vorhanden sein müssen. Diese Kriterien sollten eine möglichst genaue Verbindung zu der abzulegenden E-Mail herstellen. Erfüllen mehrere Dokumente die Kriterien, so wird der Indexeintrag des aktuellsten Dokuments verwendet.
Beispiel:
Sie wissen, dass es im Allgemeinen bereits archivierte E-Mails von den Personen gibt, deren E-Mails sie über Connect to Outlook ablegen möchten. Von diesen bereits archivierten E-Mails möchten Sie den Indexeintrag vom Feld Firma übernehmen. Die E-Mail-Adresse dieser Mails liegt auch als Indexbegriff vor, und zwar im Feld Mail-Adresse. Dieser Feldinhalt soll die Verbindung (der Matchcode) zwischen der abzulegenden E-Mail und dem Dokument, dessen Indexbegriff verwendet werden soll, herstellen.
Für eine solche Konfiguration wählen Sie zunächst das Archiv, in dem die bestehenden E-Mails abgelegt sind, und das Feld Firma, weil aus diesem der Indexeintrag übernommen werden soll. Bei Suchabfrage definieren Sie nun die Verbindung (den Matchcode). Bei Suche in geben Sie das DocuWare Indexfeld an, das einen bestimmten Eintrag enthalten soll, in diesem Beispiel das Indexfeld Mail-Adresse an. Bei Suche nach geben Sie an, was in dem Feld enthalten sein soll. Das ist in unserem Beispiel die Absender-Mail-Adresse, also wählen Sie bei den Drop-Down-Listen die Einträge E-Mail- Eigenschaft und Absender-Adresse.
Archiv
Wählen Sie hier das Archiv aus, in dem die Dokumente archiviert sind, deren Indexbegriffe für die abzulegenden E-Mails übernommen werden sollen. Zur Auswahl stehen Ihnen alle DocuWare-Archive, auf die Sie Zugriffsrechte haben.
Für diese Art der Indexierung müssen alle Benutzer, die die Ablage-Konfiguration verwenden sollen, Leserechte für das ausgewählte Archiv haben.
Feld
Wählen Sie hier das Indexfeld aus, aus dem der Inhalt für die abzulegenden E-Mails als Indexbegriff übernommen werden soll. Zur Verfügung stehen alle Felder des gewählten Archivs, auf die Sie Zugriffsrechte haben.
Für diese Art der Indexierung müssen alle Benutzer, die die Ablage-Konfiguration verwenden sollen, Leserechte für das ausgewählte Feld haben.
Suchabfrage
Definieren Sie hier die Kriterien, die bei dem Dokument, dessen Indexbegriff übernommen werden soll, vorhanden sein müssen. Erfüllen mehrere Dokumente diese Kriterien, so wird der Indexeintrag des aktuellsten Dokuments verwendet.
Mehrere Suchkriterien werden mit UND verknüpft, das heißt alle Kriterien müssen erfüllt sein.
Suche in
Geben Sie hier das DocuWare-Indexfeld an, in dem ein bestimmter Inhalt vorhanden sein soll. Zur Verfügung stehen alle Felder des oben gewählten Archivs, auf die Sie Zugriffsrechte haben.
Suche nach
Geben Sie hier an, welche Art von Eintrag in dem Indexfeld vorhanden sein soll.
E-Mail-Eigenschaft | Der Indexeintrag soll einer E-Mail-Eigenschaft der abzulegenden E-Mail entsprechen. |
Eigenschaften vom Mailkontakt | Der Indexeintrag soll einer Kontakt-Informationen aus dem Outlook-Kontakt entsprechen, und zwar bei eingehenden E-Mails Kontakt-Informationen des Mail-Absenders und bei ausgehenden E-Mails Kontakt-Informationen des Mail-Empfängers |
Fester Eintrag | Das Dokument soll einen bestimmten festen Eintrag in dem gewählten Feld enthalten. |
Vordefinierter Eintrag | Der Indexeintrag soll einem vordefinierten Eintrag entsprechen. |
Geben Sie hier den Eintrag an. Je nach Art des Eintrags stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung:
E-Mail-Eigenschaft | Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste die gewünschte E-Mail-Eigenschaft aus. |
Eigenschaften vom Mailkontakt | Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste die gewünschten Kontakt-Informationen aus. |
Fester Eintrag | Tippen Sie den gewünschten Eintrag in das Feld ein. |
Vordefinierter Eintrag | Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste einen der folgenden vordefinierten Einträge aus: CURRENTDATE: für das aktuelle Datum |
Füllmethode "SQL-Abfrage": Editor
Haben Sie bei der Indexierung als Füllmethode SQL-Abfrage gewählt haben, geben Sie hier die Verbindung zu der gewünschten Datenbank und die SQL-Abfrage ein. Dadurch bestimmen Sie das Element eines Datensatzes, das Sie für die Indexierung der abzulegenden E-Mails verwenden möchten.
Verbindungseinstellungen
Definieren Sie die Datenbankverbindung. Als Datenbanktypen stehen MSSQL, MySQL und Oracle zur Auswajhl.
Wenn Sie den Datenbanktyp MSSQL gewählt haben, können Sie den den Login-Typ auswählen:
Datenbank-Authentifizierung: Mit einer speziellen Benutzerkennung, die Sie im Folgenden bei Benutzername und Passwort eingeben, meldet sich Connect to Outlook an der Datenbank an.
Auch wenn verschiedene Benutzer die Konfiguration von Connect to Outlook verwenden, wird immer diese eine Kennung für die Abfrage in der Datenbank verwendet.
Die Benutzer der Konfiguration können die Zugangsdaten nicht sehen, sofern sie nicht auch Administratorrechte an der Konfiguration besitzen.Trusted Windows Login: Connect to Outlook verwendet die jeweils aktuelle Windows-Benutzerkennung.
Wenn verschiedene Benutzer die Konfiguration von Connect to Outlook verwenden, werden entsprechend die verschiedenen Kennungen für die Abfrage in der Datenbank verwendet.
Wählen Sie diese Option, stehen die Felder Benutzername und Passwort nicht zur Verfügung.
Benutzername und Passwort: Geben Sie an, wie sich Connect to Outlook an der Datenbank anmelden soll.
Die Benutzer der Konfiguration können die Zugangsdaten nicht sehen, sofern sie nicht auch Administratorrechte an der Konfiguration besitzen.
SQL-Abfrage
Die Abfrage sollte immer einen einzigen Wert zurückliefern. Wird eine Liste oder Tabelle zurückgeliefert, wird der erste Eintrag der ersten Spalte verwendet.
Bezüglich der Indexerweiterung mittels SQL Query stehen Variablen bereit, die bestimmte E-Mail Eigenschaften repräsentieren und die Sie in das Query einbauen können.
Die Variablen sind (die Namen können nicht verändert werden und müssen in GROSSBUCHSTABEN und mit Klammern geschrieben werden):
(BCC)
(BODY)
(CATEGORIES)
(DIRECTION)
(CC)
(CONTACT)
(EMAILSIZE)
(RECEIVEDDATETIME)
(RECEIVEDDATE)
(RECEIVER)
(SENDER)
(SENTDATETIME)
(SENTDATE)
(SUBJECT)
Beispiel-Query
SELECT customername FROM Contacts where emailaddress = '(CONTACT)'
Zur Laufzeit wird im Query dann (CONTACT) durch die jeweilige Kontaktadresse ersetzt und dann zur Datenbank geschickt. Der Kontakt ist bei eingehenden E-Mails der Absender, bei ausgehenden E-Mails die Empfänger.