Printer

Mit DocuWare Printer drucken Sie Dokumente direkt aus Ihren Anwendungen (z.B. MS Word, ERP) und legen diese im Langzeit-Archivierungsformat PDF/A direkt in Ihrem DocuWare-Archiv oder Ihrem Briefkorb ab. Sie wählen DocuWare Printer einfach aus der Druckerliste aus und geben den Druckbefehl.

Die Anzahl der Seiten, die mit DocuWare Printer gedruckt werden können, ist abhängig von der Textmenge pro Dokument. DocuWare Printer unterstützt den Druck und die Ablage von maximal 10.000 Dokumentseiten pro Druckauftrag.

DocuWare Printer erzeugt PDFs, daher sollten Sie damit keine Dokumente drucken, die bereits im PDF-Format vorliegen. Dies könnte zu Problemen bei der Verarbeitung des Dokuments und dessen späterem Layout führen.

Printer mit DocuWare Control

Mit der Schriftart DocuWare Control steuern Sie die Verarbeitung Ihrer Dokumente mit DocuWare Printer direkt aus Ihren Anwendungen heraus, z.B. Ihrem ERP oder MS Word. Dies funktioniert, indem Sie Textbefehle in der Schriftart DocuWare Control auf Ihre Dokumente bzw. Dokumentvorlagen schreiben. Dabei spielt es keine Rolle, welche Formatierung, Schriftgröße oder -farbe verwendet wird. Die Befehle werden ausgeführt, wenn das betreffende Dokument in DocuWare importiert wird. Per Textbefehl können Sie entweder eine vollständige Printer-Konfiguration auswählen, die für die entsprechenden Dokumente ausgeführt werden soll. Alternativ bringen Sie einzelne Befehle entsprechend den Funktionalitäten von DocuWare Printer auf, zum Beispiel um das Dokument an einer bestimmten Stelle zu teilen. Sobald ein DocuWare-Control-Befehl auf dem Dokument erkannt wurde, wird generell der Schritt Dokument-Identifizierung übersprungen.

Die Schriftart DocuWare Control (DWControl.ttf) wird mit der Installation von DocuWare Desktop Apps automatisch auf Ihrem Rechner installiert. Die DocuWare-Control-Befehle dürfen nur mit dieser Schriftart geschrieben werden. Sie werden auf leeren Stellen Ihres Dokuments platziert, z.B. am Kopf oder Ende einer Seite. Jeder einzelne Befehl ist Teil eines Tags mit einer einfachen Syntax:

Auch beim Import von Dokumenten können Sie DocuWare Control verwenden: Wenn Sie Dokumente aus externen Anwendungen, z.B. Ihrem ERP, in Ihr DocuWare-System importieren möchten, können Sie die Indexierungsdaten der Dokumente als XML-Dateien im DocuWare Control-Format mitliefern. Nähere Informationen finden Sie im Abschnitt Metadaten-Datei mit Indexierung hinzufügen.

Die Befehle

Konfiguration auswählen: SelectConfiguration
Mit diesem Befehl wird der Schritt Identifizierung der DocuWare-Printer-Konfiguration übersprungen und die definierte Konfiguration wird direkt ausgewählt und ausgeführt. Um die Konfiguration zu definieren, geben Sie als Wert deren Namen ein. Ab DocuWare Version 6.8 sind als zusätzliche DocuWare-Control-Befehle auf dem Dokument zugelassen: Field, FileCabinet, Basket, DocumentTray. Alle weiteren DocuWare-Control-Befehle werden ignoriert.
Beispiel-Tag: <dwControl:SelectConfiguration name='Rechnungen'/>

Archiv auswählen: FileCabinet
Mit diesem Befehl wird ein Zielarchiv für das Dokument ausgewählt. Um das Archiv zu bestimmen, geben Sie als Wert den Archivnamen ein.
Beispiel-Tag:
<dwControl:FileCabinet name="Invoices"/>

Briefkorb auswählen: Basket oder DocumentTray
Mit diesen beiden Befehlen wird ein Zielbriefkorb für das Dokument ausgewählt. Um den Briefkorb zu bestimmen, geben Sie als Wert den Briefkorb-Namen ein.
Beispiel-Tags:
<dwControl:Basket name="Inbox"/>
<dwControl:DocumentTray name="Inbox"/>
Wird in einem Dokument sowohl der Befehl Basket bzw. DocumentTray als auch der Befehl FileCabinet gefunden, erhält Basket bzw. DocumentTray den Vorzug.

Formular/Briefbogen hinzufügen: Form
Mit diesem Befehl wird dem Dokument ein Formular oder Briefbogen hinterlegt. Das Formular/der Briefbogen muss das Format PDF haben. Sie können das Formular/den Briefbogen auf zwei Arten bestimmen:

• Sie geben für das Attribut path den Pfad innhalb des Dateisystems ein.
  <dwControl:Form path="C:\Forms\Letterhead.pdf"/>

• Oder Sie geben für das Attribut configName den Namen der DocuWare-Printer-Konfiguration ein, in der das Formular/der Briefbogen verwendet wird. Dies bietet sich z.B. an, wenn Benutzer keinen Zugriff auf das Firmen-Dateisystem haben.
  Beispiel-Tag:
  <dwControl:Form configName="Letters" configForm="1"/>

Auf realem Drucker ausdrucken: Print
Mit diesem Befehl wird das Dokument auf einem realen Drucker ausgedruckt. Das Gerät definieren Sie über das Attribut device. Möchten Sie ein Formular nicht mitdrucken, das an das Dokument angehängt ist, legen Sie dies mit dem Attribut withoutForm fest.
Beispiel-Tag:
<dwControl:Print device="My letter printer" withoutForm="false"/>
Soll ein zusätzliches Dokument, z.B. Allgemeine Geschäftsbedingungen, mit ausgedruckt werden, so definieren Sie das mit dem Attribut additionalFilePath.
<dwControl:Print device="My letter printer" additionalFilePath="C:\Terms\Conditions.pdf"/>

Dokument signieren: Sign
Mit diesem Befehl wird das Dokument mit einer elektronischen Signatur versehen. Um das Signaturzertifikat zu bestimmen, geben Sie für das Attribut configName den Namen der DocuWare-Printer-Konfiguration ein, in der Sie das Signaturzertifikat ausgewählt haben.
Beispiel-Tag:
<dwControl:Form configName="Letters" configForm="1"/>

Dokument teilen: NewDocument
Mit diesem Befehl wird das Dokument geteilt. Um das Dokument an mehreren Stellen zu teilen, platzieren Sie den Befehl jeweils an den gewünschten Stellen.
Beispiel-Tag:
<dwControl:NewDocument/>

Daten in Feld schreiben: Field
Mit diesem Befehl werden Daten in ein Indexfeld geschrieben, und zwar in ein Textfeld, Stichwortfeld, numerisches Feld oder Datumsfeld. Das Feld ist jeweils definiert durch seinen Typ, seine Länge und seinen Namen.

• Textfeld
  Beispiel-Tag:
  <dwControl:Field dbName="Employee" type="Text" value="Mark Smith"/>

• Memo-Feld
  Beispiel-Tag:
  <dwControl:Field dbName="MEMO" type="Memo" value="This is text in the memo field."/>

• Stichwortfeld
  Beispiel-Tag
  <dwControl:Field dbName="Remark" type="Keyword" value="one"/>
  Wenn mehrere Werte in ein Stichwortfeld geschrieben werden sollen, benötigen Sie mehrere Tags nach diesem Muster, als zweiten zum Beispiel:
  <dwControl:Field dbName="Remark" type="Keyword" value="two"/>

• Numerisches Feld / Dezimalfeld
  Je nach Sprache und Region werden Zeichen wie Komma, Punkt oder Doppelpunkt unterschiedlich interpretiert. Damit ein Wert korrekt interpretiert werden kann, müssen Sie daher Sprache und Region definieren. Wenn ein Dokument im Briefkorb abgelegt werden soll, muss für den Wert außerdem die Zahl der Dezimalstellen angegeben werden.
  Beispiel-Tag numerisches Feld:
  <dwControl:Field dbName="Salary" type="Numeric" value="31.2" culture="en-US" decimalPlaces="2"/>
  Beispiel-Tag Dezimalfeld:
  <dwControl:Field dbName="Salary" type="Decimal" value="31.2" culture="en-US" decimalPlaces="2"/>

• Datumsfeld
  Damit ein Wert korrekt interpretiert werden kann, müssen Sie wie beim numerischen Feld Sprache und Region definieren. Außerdem müssen Sie das Datumsformat bestimmen.
  Beispiel-Tag:
  <dwControl:Field dbName="EmploymentDate" type="Date" value="2010-04-03" culture="en-US" format="yyyy-MM-dd"/>

• Dokument an E-Mail anhängen: Email
  Mit diesem Befehl hängen Sie das Dokument automatisch an eine neue E-Mail an: Bei der Verarbeitung öffnet sich Ihr E-Mail-Client mit dem Dokument im Anhang. Dabei können Sie bereits Betreff, Inhalt und Name des Dokuments bestimmen.
  Beispiel-Tag:
  <dwControl:Email to="receiver@domain.com" subject="Invoice 321" attachmentName="invoice321" body="Dear customer,&#10; Please find enclosed our invoice no. 321. Would you please pay it.&#10;Best regards,&#10;The Company" newlineMarker="&#10;" />